לוקיישן מדויק, סגנון ואיכות: מה לבדוק כאשר מחפשים אולמות אירועים במרכז

כאשר מחפשים מקום לאירוע, ישנם כמה דגשים שיש לבחון לעומק ולתעדף אותם על פני פרמטרים אחרים, שבוודאי תטפלו בהם בהמשך הדרך. לוקיישן מרכזי הוא נקודת פתיחה מצוינת לכל אירוע באשר יהיה, אבל אילו פרמטרים נוספים יסייעו לכם לדייק את החיפוש?

בין שאתם מתכננים אירוע עסקי, כנס מקצועי, אירוע משפחתי או אפילו חתונה, אם החלטתם ללכת על אולמות אירועים במרכז, כבר התחלתם טוב. לוקיישן מרכזי הוא נקודת פתיחה מצוינת לכל אירוע באשר יהיה, מאחר וההגעה לאירוע, הדרך אליו, היא חלק בלתי נפרד מהחוויה של המשתתפים, וחשוב שהיא תהיה קצרה ונוחה ככל האפשר. עם זאת, אין המשמעות היא שכל מקום רנדומלי שתמצאו במרכז הארץ, יענה על כל הדרישות שלכם ויספק את הסחורה באופן משביע רצון. כאשר מחפשים מקום לאירוע, ישנם כמה דגשים שיש לבחון לעומק ולתעדף אותם על פני פרמטרים אחרים, שבוודאי תטפלו בהם בהמשך הדרך.

ה״צ׳ק ליסט״ שכדאי לעבור עליה כאשר בוחנים מקום לאירוע

האם המיקום הוא באמת מרכזי ונוח להגעה?

לא כל אולם אירועים במרכז, ממוקם במיקום מרכזי, נגיש ונוח, הלכה למעשה. ״מרכז״ הוא מושג מופשט למדי, כאשר לא פעם גם מקומות לאירועים הנמצאים בנקודה מעורפלת, מרוחקת מערים גדולות ומרכזיות ולא נוחה להגעה, מכנים את עצמם כמרכזיים. עוד לפני שאתם מפעילים ״ווייז״ בדרך לבדוק אולם אירועים כזה או אחר, אנחנו ממליצים לכם לקחת רגע ולבדוק במפה בדיוק איפה המקום נמצא. כמו כן, כדאי לקחת בחשבון שבשעות מסוימות, ולאחרונה לאורך כל היום, התנועה בארץ היא כבדה מאוד ולא פעם ההגעה מנקודה כזו או אחרת מתאפיינת בפקקים אינסופיים. חוויה מפוקפקת שאתם בהחלט לא מעוניינים שהאורחים שלכם יעברו בדרך לאירוע שלכם. אם כך, חשוב להבין שלא כל אולם במרכז הוא אכן נגיש ויש לבחון כל מקרה לגופו.  כמו כן, אם יש אולם שמוצא חן בעיניכם ואתם כבר בשלב הבא, בו אתם שוקלים לשריין אותו עבור האירוע, מומלץ לנסות ולהפעיל ״ווייז״ (על יבש) ולבדוק את מהירות (או איטיות) ההגעה אליו בשעות בהן אתם מתכננים לקיים את האירוע. כמובן, דינו של אירוע הנערך בשעות הבוקר, שונה מדינו של אירוע ערב.

האם המקום מתאים לכמות האורחים שאתם מתכננים להזמין לאירוע?

כאן אנחנו רוצים להציע זווית שאולי לא חשבתם עליה. כאשר בוחנים את התאמתו של מקום מסוים עבור אירוע מסוים, בדרך כלל בוחנים את הגודל של האולם ביחס לכמות המשתתפים הצפויה, כאשר הדגש הוא על כך שכולם יכנסו בו בנוחות ולא תיווצר צפיפות. כמובן שזהו הדבר החשוב לבחון, גם מבחינה בטיחותית וחוקית, אך למען הצלחת האירוע ויצירת האווירה המבוקשת, לא פחות חשוב לבחון את הדבר גם מהצד השני. הכוונה היא לבדוק גם שהמקום אינו גדול מדי עבור האירוע שלכם. לא רק מבחינת תקציב, לדבר הזה יש משמעות, מה גם שמקום רחב ידיים, ש״גדול על האירוע שלכם״, עלול ליצור חוסר גיבוש ואינטראקציה בין המשתתפים, ובכך לפגום באווירה, ולעתים גם בעוד אלמנטים. למשל, אירוע שתכליתו מינגלינג, יתקשה מאוד להתקיים בחלל פתוח מדי וגדול.

האם המקום עומד במגבלות התקציב שלכם, או לחילופין, מצדיק חריגה מהתקציב?

כאשר מתכננים אירוע, ברוב המקרים בשלבים המוקדמים ביותר מגבשים תקציב עבורו. כמובן שכאשר מחפשים מקום לאירוע עסקי או לכל אירוע אחר, בשלב הראשון בודקים האם הוא עולה בקנה אחד עם התקציב שהוגדר. עם זאת, ישנם מקומות מיוחדים, המביאים ערך מוסף ויכולים להבטיח את הצלחת האירוע, את הייחודיות שלו ואת החוויה יוצאת הדופן של המשתתפים, שלא פעם מצדיקים גם חריגה כזו או אחרת מהתקציב. זה הזמן להפעיל שיקול דעת ולראות – האם יש מרכיב אחר באירוע שאתם יכולים לקצץ מהחלק שלו בתקציב. לא פעם, המהלך הזה מצדיק את עצמו. אין תחרות למקום טוב, איכותי ומיוחד לאירוע.

האם המקום מתאים לקונספט של האירוע או שניתן לעשות בו אדפטציות?

אירועים עסקיים, כנסים מקצועיים, אירוע השקת מוצר או אפילו חתונה – לכל אירוע יש אופי משלו, ובדרך כלל גם קונספט מובהק וייחודי לו. לא תמיד, אולם חתונות יתאים גם לאירוע עסקי, ולהיפך. אולם כנסים עשוי שלא להיות מספיק רומנטי וחגיגי עבור חתונה וכו׳. אז קודם כל, גם גיבוש קונספט והבנת הצרכים הייחודיים של האירוע שלכם, הם מהלכים שמומלץ לבצע לפני שיוצאים לדרך עם חיפוש המקום, ורק אז לכוון למה שאתם צריכים באופן מדויק. עם זאת, ישנם הרבה מקומות שניתן לעשות בהם אדפטציות ולהסב אותם לפורמט שאתם זקוקים לו. לדוגמא, באולם חתונות ניתן להכניס ציוד כמו מקרנים ומערכת הגברה שיוכלו לשמש להרצאות, ועוד. אם מצאתם מקום בסגנון ייחודי, אל תוותרו עליו.

האם המקום מצעי ערך מוסף או שירות יוצא דופן?

יש כמה סיבות להעדיף מקום אחד על פני מקום אחר. מעבר למיקום האטרקטיבי והפרמטרים הטכניים הבסיסיים שיתאימו לאירוע שאתם מפיקים. לדוגמא, שירותים נוספים שהמקום מציע, שיכולים גם לחסוך לכם הרבה זמן ועבודה, גם לייעל את כל מערך ההפקה וגם לשדרג את האירוע עצמו. למשל, שירותי קייטרינג ברמה גבוהה שהמקום מציע – יכולים להוריד מכם הרבה סטרס ולהבטיח שכל תפעול הכנת והגשת האוכל באירוע יתקתק ויזרום. דוגמא נוספת, במקומות מסוימים מחזיקים לא פעם צוותי הפקה הפועלים מטעם האולם, ואלו יכולים לסגור לכם הרבה פינות. זה אולי נשמע כמו דברים קטנים, אבל ברגע האמת תהיה להם משמעות רבה. כמובן, אם המקום מעוצב בסטייל ייחודי ומציע חוויה איכותית ומקורית למשתתפים – זהו בהחלט ערך מוסף ענק, שיש לקחת בחשבון בלקיחת ההחלטה.