דברים שחייבים להחליט לפני שמחפשים מקום לאירוע עסקי בתל אביב

לא פעם, כאשר מפיקים אירוע, בוער לאנשי ההפקה למצוא את האולם המתאים, לשריין תאריך ולשים את החלק המאתגר והמשמעותי הזה מאחוריהם. עם זאת, ישנן כמה שאלות שמומלץ מאוד לענות עליהן ולהגדיר באופן מסודר עוד לפני שמתחילים בחיפוש

בעידן בו ״טיים איז מאני״ יותר מאי פעם, אנחנו כאן כדי לעזור לכם לעבוד נכון, לייעל את תהליך הפקת האירוע עליו אתם עמלים וכמובן – לחסוך לכם זמן יקר, וכנראה שעוד כמה משאבים שאיך שלא נסובב את זה – הם יקרים עבורכם. אז הפקת אירוע היא העניין שעל הפרק, ובדיוק יצאתם לדרך עם התחלת החיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב. עכשיו נשאלת השאלה – האם יש בידיכם את כל הנתונים והתשובות שאתם זקוקים להם כדי לעשות זאת ביעילות, ולא פחות חשוב – לבחור את האולם המתאים והמדויק ביותר? אם אתם לא בטוחים, וכדאי לכם מאוד להיות בטוחים – הנה רשימת הנתונים שחייבים להגדיר לפני שמתחילים בחיפוש. הפרמטרים האלו ידייקו את הממצאים וימקדו אתכם אל עבר המקום המושלם. טיפ שלנו: אל תתחילו בחיפוש לפני שמילאתם את כל הסעיפים, ורצוי שתעשו זאת בשיתוף מלא יחד עם הלקוחות שלכם או כל גורם אחר שיזם את האירוע ועומד מאחוריו.

הנתונים שמומלץ לאסוף ולדעת לפני שמתחילים בחיפוש

מהו התקציב לאירוע

אירועים עסקיים לרוב מורכבים ממספר גורמים: אוכל, הרצאות ומצגות, מפגשי מינגלינג, כיבוד (או ארוחה של ממש), לעתים הגשת משקאות ועוד ועוד. לכל אחד מהמרכיבים האלה, וכמובן לאולם, יש עלות מסוימת. כמובן שלא מומלץ להתחיל בתהליך ההפקה, ובמיוחד לא מומלץ להתחיל לבדוק מקומות מתאימים לאירוע, לפני שאתם יודעים מהו הסכום העומד לרשותכם לשם כך. יתרה מכך, עוד הרבה לפני שמתחילים לחפש אולם, כדאי לעשות שיעורי בית ולבדוק, בהערכה גסה, מה עומדת להיות העלות של כל אחד מהמרכיבים המשמעותיים באירוע, בדגש על אולם האירועים והקייטרינג. קחו בחשבון שבאירועים עסקיים תצטרכו לא פעם גם להשקיע בשירותי סאונד ותאורה ועוד. כך או כך, רק לאחר שיתבהר התקציב עבור האולם, תוכלו לכוון את החיפוש לאלו המתאימים למגבלות התקציב שלכם, ובכך לחסוך בזמן יקר.

מהו גודל האירוע

אולמות לאירועים קטנים בתל אביב הם שונים בתכלית מאשר המתחמים המיועדים להפקות ענק. הראשונים, בדרך כלל לא מאפשרים מבחינה טכנית, להכיל אירועים המונים למעלה מ-300 איש, והשניים אמנם כן בעלי הקיבולת להכיל גם אירוע קטן, מבחינה טכנית, אבל יהיה זה בזבוז של כסף, וגם, בחירה בפורמט שאינו מתאים להיקף המוזמנים עלולה לפגוע בהתנהלות האירוע, לרבות האווירה שעלולה להיות מפוזרת ולא קוהרנטית. יש לציין בהקשר זה שרבים מהאירועים העסקיים ואירועי החברה נועדו, בין היתר, בכדי לחבר בין אנשים, ואילו מקום מרווח מדי עלול לגרום לפספוס המטרה הזו. אי לכך, לפני שאתם מתחילים לחפש אחר אולם עבור האירוע שאתם מתכננים, חשוב שתדעו כמה אנשים צפויים להשתתף בו, ובשלב הבא לכוון את החיפוש לאולמות בגודל המתאים.

מהו פורמט האירוע

כאן יש שאלה חשובה מאין כמותה בהקשר של בחירת האולם: אירועים עסקיים נחלקים למגוון סוגים, החל מאירוע שמטרתו היא פשוט מסיבה – לעובדים, ללקוחות החברה או לשניהם יחד, ועד אירועים שמטרתם היא העשרה מקצועית, לרבות כנסים וכו׳. בחלק גדול מהאירועים העסקיים, כאמור, המטרה היא לייצר קשרים וחיבורים בין גורמים שונים, לרבות אנשי עסקים, חברות ולקוחות פוטנציאליים. כל אחד מסוגי האירועים האלו מתנהל בפורמט שונה בתכלית, ואי לכך ידרוש תנאים שונים ומאפיינים שונים מאולם האירועים. לדוגמא, בכנסים תצטרכו מקום מתאים לבמה, מערכות סאונד ותאורה מתאימות, חיבור טוב לוויי פיי ועוד, ואילו באירוע שהוא בפורמט של מסיבה תזדקקו לרחבת ריקודים, בר אלכוהול ועוד. לכן, חשוב לסגור את כל הנתונים הספציפיים של האירוע לפני שמתחילים לחפש אולם אירועים, תוך שימת לב רבה לסוגיה – האם יש בו את כל המתקנים שאתם זקוקים להם, האם פריסת החללים מתאימה לפורמט האירוע וכו׳.

מהו קונספט האירוע

הסעיף הזה הוא מעין תת סעיף לזה שמלעלה. כאן נדרש מכם לרדת עוד קצת ברזולוציות ולתכנן איך בדיוק איך יתנהל האירוע שלכם, ואילו מרכיבים אתם או הלקוחות שלכם מעוניינים לכלול בו. האם זהו אירוע בוקר, במסגרתו תרצו להגיש לאורחים שלכם קפה ומאפה, ובהמשך יתקיימו בו הרצאות? האם זוהי מסיבת ערב בה יוגשו משקאות אלכוהוליים וכיבוד מתאים, או ארוחת ערב של ממש ואחריה ריקודים? זהו הזמן להתחיל לבנות את התוכנית, או לפחות את השלד של התוכנית, על מנת לחפש את האולם שיתאים ממש לכל אחד מהחלקים שלה. יש לציין בהקשר זה, שבחירת האולם לא פעם מושפעת מאפשרויות הקייטרינג שהוא מציע, ולכן כדאי כבר בשלב זה, מוקדם ככל שיהיה, לחשוב על הפרטים האלו ולמצוא את המענה המתאים ביותר.

מיהם המוזמנים ומהו הסגנון של האירוע

כאמור, אירועים עסקיים יכולים להתפלג למגוון סוגים וסגנונות, ולפני שאתם יוצאים לדרך עם חיפוש המקום בו האירוע שלכם יתקיים, חשוב שתדעו בדיוק מיהם המשתתפים ומהם המאפיינים העיקריים שלהם, לרבות טווח הגילאים, העיסוק, והסגנון שלהם. לדוגמא, בחירת אולם עבור אירוע שרוב המשתתפים בו הם צעירים, והאירוע עצמו הוא בקונספט של מסיבה, תהיה שונה מאשר אולם עבור אנשי עסקים מבוגרים, שמגיעים למפגש מינגלינג או להרצאה. תמחו לשמוע שישנם אולמות אירועים שניתן לעשות בהם את האדפטציות הרצויות בהתאם לסוג האירוע ולמאפייני המוזמנים, אך זהו נתון שכדאי מאוד לבחון כבר בתחילת הדרך. התאמה מירבית של אולם האירועים למאפייני האירוע הבסיסיים, תבטיח שהאירוע יזרום באופן הרמוני והאווירה בו תהיה מדויקת.