הדרך למצוא מקום לאירוע עסקי בתל אביב

החל מבחירת אולם האירועים המושלם ועד להרכבת תפריט מקורי, כל היבט של האירוע צריך להיות מתוכנן בקפידה כדי להבטיח שהוא יבלוט בשטח, ויחרוג מגבולות הגנריות. ככה מפיקים היום אירועים עסקיים 

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, העיר הידועה בתרבות העשירה, בחיי הלילה הסוערים, בקולינריה המפותחת, וברוחה החדשנית, מציעה הזדמנות יוצאת דופן ליצור עבור האורחים שלכם חוויה ייחודית ובלתי נשכחת כאחד. החל מבחירת אולם האירועים המושלם ועד להרכבת תפריט מקורי, כל היבט של האירוע צריך להיות מתוכנן בקפידה כדי להבטיח שהוא יבלוט בשטח, ויחרוג מגבולות הגנריות. הכנו עבורכם מדריך מקוצר לכל הצעדים שצריך לעשות כדי להפוך את האירוע העסקי שאתם מפיקים בתל אביב – להצלחה מסחררת.

בחירת המקום הנכון: אולם האירועים הוא הבית של האירוע שלכם

כאשר תתחילו בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב, תגלו שיש בעיר לא מעט אולמות אירועים, הנותנים מענה לסגנונות וגדלים שונים של אירועים. החל ממלונות יוקרתיים ומרווחים כמו הילטון ועד לחללים ייחודיים כמו מוזיאון תל אביב לאמנות או מרכז פרס לשלום וחדשנות. אבל כאן כדאי לעצור רגע ולעשות קצת שיעורי בית עוד לפני שאתם מתחילים לחרוש את הרשת בחיפוש.

לפני הכל, אתם חייבים להבין מה אתם מחפשים בדיוק, להתמקד ולהימנע מהתפזרות שתגזול מכם זמן ומשאבים רבים אחרים. חשוב להבין בתור התחלה, מהו הקונספט של האירוע שלכם, ולרכז באופן מסודר נתונים עיקריים לרבות מספר המשתתפים וסוג החוויה שאתם רוצים להציע להם. טיפ נוסף שלא רק יהפוך את החיים שלכם להרבה יותר קלים, אלא גם יבטיח שהאירוע יתנהל באופן מקצועי וחלק – בחרו מקום שיש בו ניסיון עשיר (וגם המלצות מלקוחות עבר) בתחום האירועים העסקיים. 

זה עלול להיות מפתה – ללכת על מקום בלתי שגרתי כמו מוזיאון וכדומה, אך בבחירה במקום כזה, שאינו מיועד במקור לאירועים, אתם בעצם נכנסים לפרויקט הרבה יותר מורכב ושואב. במקרים כאלה תצטרכו לשכור שירותי קייטרינג, ריהוט, צוות טכני ועוד שירותים משלל ספקים, שגם תצטרכו לנצח עליהם ולסנכרן ביניהם. 

אבל לפני שאתם נכנסים ללחץ, בואו נרגיע ונבשר לכם על הפתרון המושלם – אולם אירועים בסגנון ייחודי ובמיקום ייחודי, שכבר יש בו את כל הציוד והספקים שאתם זקוקים להם, ואנשי הצוות במקום יודעים ״לתקתק״ אירוע באופן מקצועי. לא רק שיחסך מכם הרבה כאב ראש בבחירה הזאת, יש סיכוי לא קטן שגם תצליחו לחסוך בעלויות. במילים אחרות, ההמלצה שלנו היא לבחור במקום מקורי ומיוחד, אבל כזה שמציע לכם one-stop-shop, כלומר את כל השירותים במקום אחד. יש כאלה, רק צריך לדעת למצוא אותם.  

לא משנה מהו סוג האירוע: לעולם לא להתפשר על האוכל

לא משנה אם מדובר באירוע עסקי שמטרתו מינגלינג ויצירת נטוורקינג, מסיבת חברה עם ריקודים ובלגנים או כנס מקצועי עם הרצאות והקרנת מצגות – בסופו של דבר, האוכל עושה את האירוע, ולא נעים להודות, אבל זה גם מה שזוכרים מהאירוע אחרי הכל. אם כן, חובה לבחור חברת קייטרינג איכותית עם מוניטין טוב. בהמשך לסעיף הקודם, נמליץ לבחור באולם האירועים שמציע לכם את שירותי הקייטרינג והבר הטובים ביותר. כמו כן, השקיעו בבחירת המנות ולא פחות חשוב – בהתאמתם לקונספט של האירוע ולשעה בה הוא מתקיים. לדוגמא, אם מדובר בכנס בשעות הצהריים, ראוי להגיש לאורחים ארוחת צהריים מלאה. לחילופין, אם מדובר במסיבת השקה בשעות הערב, קוקטיילים ו״פינגר פוד״ יתאימו יותר. 

מינוף אמצעי טכנולוגיה לטובת האירוע

תל אביב ידועה כמרכז טכנולוגי, כך ששילוב של טכנולוגיה חדשנית באירוע שלכם יכול להדהד היטב את הלוקיישן וסביר להניח שגם את הסגנון של האורחים שלכם. אפשר לשקול לכלול שימוש באפליקציות אינטראקטיביות ליצירת נטוורקינג, הפעלות סטרימינג בשידור חי לקהל רחב יותר, או אפילו הצגת סטארטאפים וחידושים מקומיים כחלק מהאירוע.

נטוורקינג והזדמנויות חברתיות

מטרתם של אירועים עסקיים ואירועים בכלל, היא מעל הכל – חיבור חברתי. אירועים עסקיים ואירועי חברה, לא פעם עוסקים בנטוורקינג לא פחות מאשר בתוכן. אי לכך, חשוב לספק למשתתפים באירוע חללים מותאמים והזדמנויות ליצור אינטראקציה, נטוורקינג ואפשרות לשיתוף רעיונות. תוכלו לעשות זאת באמצעות מפגשי נטוורקינג מובנים בתוך תוכנית האירוע, סדנאות אינטראקטיביות או מפגשים מזדמנים באחד מהברים או המסעדות השוות של תל אביב.

אורחים מחו״ל צפויים להשתתף באירוע? כדאי לדאוג להם מבעוד מועד

אם מופיעים ברשימת המשתתפים גם אורחים המגיעים מחו״ל, אז קודם כל – ברכות על הבחירה בתל אביב, העיר שהכי קל להגיע אליה בתחבורה ציבורית ופרטית, וכולם גם רוצים להגיע אליה, בשל האטרקטיביות חסרת התחרות שלה. חשוב לדאוג לאורחים שלכם להסדרי ההסעות ולינה, ולהכין להם את הקרקע, כך שיהיה להם נוח להגיע ולהשתתף באירוע. בתל אביב תמצאו מגוון אפשרויות לינה, החל ממלונות יוקרה ועד למלונות בוטיק. כמו כן, אם תדאגו להם לשירותי הסעות מהמלונות למקום האירוע ובחזרה, תוכלו  לשפר את החוויה שלהם באופן משמעותי.

שיווק וקידום – המפתח לאירוע מוצלח

שיווק אפקטיבי הוא המפתח לאירוע מוצלח ומשמעותי. השתמשו במדיה חברתית, במערכות דיוור במייל, וברשתות עסקיות מקומיות כדי לקדם את האירוע. צרו קשר עם קהילות מקומיות ועסקים בתל אבי,ב כדי להרחיב את טווח ההשתתפות באירוע ולהוסיף אמינות וודאות בקרב המשתתפים.

ניהול אירועים מקצועי

כאשר עוסקים בהפקת אירועים עסקיים במרכז, שווה לשקול לשכור את שירותיהם של אנשי ניהול אירועים מקומיים, עם מומחיות בתחום המדובר. אנשי צוות מסוג זה יכולים לספק תובנות חשובות לגבי ספקים, ציוד והתנהלות כללית, ולהבטיח שהאירוע יתנהל בצורה חלקה ומקצועית. 

לשמור על המומנטום, גם לאחר סיום האירוע

גם ביום שאחרי, חשוב לשמור על קשר עם המשתתפים, לשתף דגשים ונקודות חשובות, ואולי אף לספק פלטפורמה דיגיטלית לצורך דיון מתמשך ונטוורקינג. הדבר יכול לעזור להרחיב את ההשפעה של האירוע ולשמור על מעורבות הקהל.