אירוע עסקי

מה לעשות, אירוע עסקי לא תמיד באווירת מינגלינג נוצצת ומוזיקת רקע נעימה. כשמדובר בכינוס מטעם העבודה, זה הרבה פעמים יכול להרגיש כמו מטלה מייגעת ולא נחוצה. אז הוזמנתם לכנס שממש לא מתחשק לכם ללכת אבל אין ברירה? איך הופכים את האירוע לצבעוני יותר שיגרום לכם להרגיש בנוח ולפתוח כפתור או שניים?

1. איך הבופה? לטעמכם?
האירוע כבר התחיל, אבל אתם עוד לא מאופסים והמבט שלכם מסוקרן מהאוכל שמעוטר ומוגש בצורה כה יפה ואסתטית. אתם נחושים לדעת אם הצלחתם לפצח נכונה את הריחות שאפפו את המקום, אז למה לא ללכת לבדוק? יין משמח לבב אנוש, ואתם מתים לסחרר את הראש. העמיסו כמו ישראלים טובים מכל טוב, תנו לסוכר לבלבל לכם את המערכות ולהעלות חיוך על הפנים, אולי זה יעזור לכם להישאר בעניינים.

2. על סנאפצ'אט שמעתם?
האפליקציה הזו שכולם מדברים עליה, שמאפשרת לכם להעלות סרטונים קצרים שנמחקים לאחר צפייה אחת ומשאירים הרבה מקום לטעויות. התיישבתם ליד מישהו שלא הפסיק לדבר אתכם? השקופית במצגת קרעה אתכם? צלמו, שגרו ושכחו. רק אל תעשו טעויות גורליות.

3. להתחבר לליצן של האירוע
את המצחיקים והמשעשעים מריחים מקילומטרים. למה? כי הם הכי קולניים, מאגדים סביבם כמויות של אנשים ועוד עושים את זה בטבעיות רבה. אתרו את השובב שצוחק מתי שלא צריך, שמתחרע על השתייה ולא סותם את הפה לרגע. מסתמן שהוא יתאים לכם בול. מרגישים שאתם המסמר של האירוע? בואו נראה אתכם.

4. הציבו מטרה חשובה ועמדו בה
בחרו רף אליו אתם שואפים להגיע עד תם האירוע וגרמו לו לקרות. בין אם החלטתם לחלק את כרטיס הביקור שלכם לכמות מסוימת של אנשים או לעשות מינגלינג עסקי עם הדמות הבכירה באירוע או כל יעד שיקדם ויבליט אתכם. כך, תשמרו על ערנות במהלך היום הזה ותצאו מסופקים.

5. צאו מאזור הנוחות שלכם
בשונה מהטיפ הקודם בו הצבתם מטרה עסקית שתבליט אתכם, הטיפ הזה נועד למתוח את גבולות העצמי שלכם, אבל באופן משעשע יותר, הרי "מי שלא יורד מהשביל, לא משאיר עקבות". בחרו משהו אחד שבחיים לא הייתם מעזים לעשות: בואו בלי תחתונים, תטעמו את המנה שנראית חשודה, או כל דבר אחר שיגרום לכם לפרפרים בבטן ויכתיר את הכנס המשעמם והיבש כטקס השנה עבורכם.

לא קל לבחור מקום לאירוע עסקי. בין אם זו מסיבת חברה, כנס, גאלה, או השקה, המקום שתבחרו מאוד ישפיע על ההצלחה של האירוע, וברור שתרצו שהוא יצא פצצה. יש מגוון רחב של מקומות שאפשר להרים בהם אירועים, כך שהשאלה היא איך מוצאים את המקום המושלם עבור האירוע העסקי שלכם? יש לנו הרבה ניסיון ב-&HIGH עם אירועים עסקיים מוצלחים, והחלטנו לשתף את הידע שלנו אתכם. שיהיה בהצלחה!

1. מיקום
המיקום הגאוגרפי של המקום יגביל מראש את האופציות. ככל שהמיקום יהיה יותר נוח לקהל היעד של האירוע, ככל שיגיעו יותר אנשים. אם אתם עושים אירוע חברה למשל, מומלץ שהמקום יהיה קרוב למשרדי החברה כדי שיהיה קל להגיע מיד אחרי העבודה. לעומת זאת, אם אתם מרימים כנס שיגיעו אליו אנשים מרחבי הארץ, עדיף שהמקום יהיה נגיש לתחבורה ציבורית.

2. סוג האירוע
האם אתם מקימים אירוע נטוורקינג מעונב? מיטאפ על פיצה ובירה? או אולי מסיבת השקה פרועה? סוג האירוע העסקי שאתם רוצים להרים דורש אווירה מסוימת ומבנה עם חללים מתאימים, ורצוי לבחור את המקום שעונה על כך.

3. מספר המוזמנים
אחד מהנתונים הכי חשובים הוא מספר המוזמנים. תעריכו כמה אנשים יגיעו לאירוע ותוודאו שהמקום יהיה בול בגודל הנכון כך שלא יהיה צפוף ומעיק, ומצד שני, שלא יהיה מבאס עם מושבים ריקים.

4. תקציב
גם אחרי שביררתם את המיקום, סוג האירוע, ומספר המוזמנים, כדאי שתבדקו איזה תקציב זמין לכם כדי שתוכלו לבחור את המקום המתאים.

5. חנייה
בהתחשב בסיפור האהבה של הישראלי והמכונית שלו, כדאי שתהיה למקום חנייה צמודה. במקרה שאין, תבדקו עם בעל המקום האם יש חניון באזור שתוכלו להכווין אליו את האורחים, או אולי אפילו לשכור אותו עבור האירוע שלכם.

6. שירותים
כל מקום מציע שירותים שונים בכל מה שקשור לסאונד, וידאו, דקורציה, אוכל, שתייה, וכו'. תבדקו שהמקום מספק את כל השירותים הרלוונטיים עבור האירוע שלכם, ובמקרה שלא שתוכלו להביא בכיף ספק משלכם למקום.

7. אקוסטיקה
אם אתם מתכננים מסיבה רועשת לעומת ערב אינטימי של הרצאות, רצוי להתחשב באקוסטיקה של המקום. למשל, מקומות עם תקרה נמוכה ירגישו יותר אינטימיים, אך ברגע שהם יתמלאו הם יהיו מאוד רועשים. לעומת זאת, במקומות גדולים יותר יכול להיות הד קל מהקירות והתקרה.

8. נגישות
המקום צריך להיות נגיש לבעלי צרכים מיוחדים כך שהם יוכלו להשתתף באירוע. כדאי להתחשב גם במוגבלויות וגם בגילאי המשתתפים ולוודא שיש, לדוגמה, מעלית במקרה שמגיעים גילאים מבוגרים יותר, או עמדות החתלה במקרה שיגיעו הורים עם תינוקות. בשביל להבין את הדרישות האפשריות, מומלץ לבדוק באיזה צרכים מיוחדים התחשבו באירועים הקודמים בחברה שלכם.

9. תחושת בטן
בשורה התחתונה, גם אם נראה שמקום מסוים מתאים לכל הדרישות שלכם, יכול להיות שתגיעו אליו ולא תרגישו את הוייב. לכן, תקבעו לערוך סיורים בכל המקומות הרלוונטיים, ותבדקו מה אומרת לכם תחושת הבטן, האם אכן הגעתם למקום המושלם עבור האירוע העסקי שלכם.

בין אם אתם מנהלים עסק קטן או חברה גדולה, אתם בוודאי מודעים למשמעות הגדולה שיש לכנס על הפרויקט שלכם. באירוע בו סביר להניח שיהיו משקיעים ואורחים חשובים, צריך לשים לב לכל הפרטים – קטנים כגדולים. אז איך מתכננים כנס בצורה נבונה שמצד אחד ייתן לו נופח מקצועי אבל מצד שני יצליח להפריח את השממה? קבלו את המדריך לכל מה שצריך לדעת כדי לתכנן כנס מוצלח שלא ייפול בפח.

1. פרסום האירוע

שיווק ויחסי ציבור זו יריית הפתיחה של תכנון כנס מוצלח. מאיפה מתחילים? מרשימת האנשים, הזמנה ואישור הגעה במייל. שלחו הזמנה תמציתית אך מושכת את העין, כזו שמצד אחד תשדר רצינות, אבל תהיה צבעונית, פשוטה וקריאה. התכתובת במייל היא האינטראקציה הראשונה שלכם עם האורחים בפורמט זה ולכן חשוב שתיצרו רושם ראשוני מעולה, שילווה את אווירת הכנס בהמשך. ברגע שתדעו כמה מוזמנים אישרו הגעה, תוכלו להתכוונן לבחירת מקום הכנס.

2. לבחור את המקום הנכון

אם נפלתם בבחירת המקום, הכנס שלכם עלול להיות מושפע בהתאם, וזה הדבר האחרון שאתם רוצים שיקרה. אז איך בוחרים את המקום הנכון? מומלץ שהאירוע יתקיים במקום מרכזי שיהיה נח למרבית המוזמנים להגיע אליו. אם נגישות לאנשים בעלי מוגבלויות, חנייה בשפע ותחבורה ציבורית הם דברים שרלוונטיים עבורכם, בדקו שהם אכן קיימים בסביבת המקום. על סמך מספר אישורי ההגעה שקיבלתם במייל, תוכלו לדעת האם המקום שחשבתם עליו יכול להכיל את כמות המוזמנים שלכם או לא. או פשוט חשבו על המנטרה: "אסון ורסאי – Never again".

3. הכנת לו"ז מפורט וחלוקת תקצירי ההרצאות לפני תחילת הכנס

כידוע, ישנם סוגים רבים של כנסים: ימי עיון, כנסים ארציים, סדנאות ועוד. בכדי שתוכלו למקסם את האירוע, חשוב להכין לו"ז מפורט ביותר שיכלול את: מועד תחילת הכנס, תקצירי תכני היום, מועד הפסקות ושעת סיום משוערת. בקשו ממשתתפי הכנס לקרוא את התקצירים, ולהכין שאלות, הארות והערות מבעוד מועד למארגני הכנס. כך, יתווסף לכנס נופח רציני ותתנהל תקשורת ממוקדת ויעילה.

4. ישיבה מתאימה

עליכם ליצור מעטפת נעימה ככל הניתן עבור האורחים שלכם בכנס. זה מתחיל בדברים הקטנים ביותר: הושבה נוחה, אורתופדית ומרווחת, שמצד אחד לא תגרום לאורחים שלכם להרגיש שהם נזרקים על הספה בבית, אבל מצד שני לא תכאיב להם בגב. הקונוטציה שלכם לא צריכה להיות "ישיבת שבעה", אלא הושבה נעימה. הקפידו על מקומות ישיבה סביב שולחן ארוך, או שולחנות עגולים, התואמים את אופי הכנס, תוך יצירת תחושה ביתית וחמימה.

5. כיבוד קליל אך טעים

מנות קטנות וטעימות לצד שתייה קלה הן המפתח להשאיר את המוזמנים ערניים ובעניינים. אתם יודעים איך זה, כשישראלים רעבים הם עוד יותר עצבניים, ולשם לא נרצה להגיע. פינגר פוד, מתאבנים ומגוון סלטים יעשו את העבודה בזמן שאתם, תעשו רושם טוב. דאגו שהכיבוד יינתן ללא הגבלה לכל אורכו של הכנס, הרי רק אנרגיה טובה תפרה את האירוע, לא?

6. הפסקות התרעננות

כנס יכול להימשך שעות רבות, ובשלב מסוים המרצים והאורחים מתעייפים ומתחילים להתעפץ (כן כן, ממש כמו בטירונות שלכם). הקפידו על הפסקות סדירות בין הרצאה להרצאה, בהן יוכלו להתרענן ולשתות אספרסו טוב. ההפסקות מאפשרות גם לקיים שיחות, החלפת דעות ורשמים בצורה חופשית ונינוחה, וכך נרקמים להם קשרים חדשים. אז מה הכינוי שלך בטינדר?

7. הגבילו את המרצים בזמן ובשימוש בשקפים

הידעת? האדם הממוצע מסוגל להקשיב במשך 30 שניות לפני שדעתו תוסח. בעולם בו הכל צריך להיות קצר, קולע וממוקד, חשוב שנראות ותוכן המצגת ישאירו את המשתתפים מעורבים. קבעו מספר מסוים של שימוש בשקפים, הקפידו עם המרצה על נראות המצגת ועל אורכה של ההרצאה. מה לעשות, כולנו עבדים של יופי ואסתטיקה.

8. מנחה אירוע כריזמטי

חלק גדול מיצירת אירוע מוצלח, היא בחירת מנחה לבבי, ומיומן בעמידה מול קהל. המנחה אחראי לכך שהכנס יעבור בצורה חלקה, רצינית, אך משעשעת כשצריך. יצירתיות כאן היא שם המשחק – בחרו את הליצן של החברה, או אפילו אדם עם ניסיון בהנחיית אירועים, וכך תהפכו את האירוע להרבה יותר נעים.

9. פעילויות בקבוצות

לצד ההרצאות, שבצו בלו"ז האירוע זמן בו משתתפי הכנס יכירו אחד את השני, יעבדו בקבוצות ויצרו קשרים עסקיים. אינטראקציה זו, תחייה את הכנס ותיצור שיתופי פועלה חדשניים בתחום שלכם, תעמיק את מקורות הידע ותרחיב את עולמכם המקצועי.

10. לסיים עם חיוך וטעם טוב

המילה "כנס", תמיד מתקשרת למשהו רציני, אפור ומשעמם, אבל זה ממש לא חייב להיות המצב בכנס שלכם. איך תצרבו בתודעת המוזמנים שלכם את ההרגשה שהכנס היה מוצלח, פורה וקליל? מופע בידורי שכולל קטע אומנותי, סטנד-אפ או אפילו אמן חושים יעשו את העבודה לאחר כנס ארוך. שלחו את האורחים עם חיוך הביתה והשאירו רושם חיובי. לא מצאתם מישהו כזה? גם שי צנוע בעת סיום הכנס יזכה את הכנס שלכם בחותם אישי. צרפו מזכרת מהכנס, סבון נעים, ריחן לאוטו ולהתראות בכנס הבא!