אירוע חברה בתל אביב

אירועי חברה מהווים הזדמנות לבניית קשרים, לחיזוק הצוותים, ולביטוי הערכה כלפי העובדים. מחקרים מראים שעובדים שמרגישים מוערכים הם פרודוקטיביים יותר, נאמנים יותר, ופשוט מאושרים יותר. וכשהעובדים מאושרים, כולם מרוויחים. כיצד תבחרו את הלוקיישן לאירוע החברה הבא שלכם ואיך תפיקו אירוע מושקע ואיכותי?

תל אביב היא בוודאות המקום המושלם לארגון אירוע חברה, שידברו עליו עוד שנים. אבל איך מוצאים את המקום הנכון ומפיקים אירוע שישאיר את העובדים שלכם פעורי פה?

הנה מדריך מקיף – שיעזור לכם להפוך את האירוע הבא שלכם לחוויה משמעותית ורבת השפעה:

למה בכלל להשקיע באירועי חברה?

לפני שנצלול לטיפים, בואו נדבר רגע על למה זה בכלל חשוב. אירועי חברה הם הרבה יותר מסתם מסיבה – הם הזדמנות לבניית קשרים, לחזק את הצוות, ולהראות לעובדים שלכם כמה אתם מעריכים אותם. מחקרים מראים שעובדים שמרגישים מוערכים הם פרודוקטיביים יותר, נאמנים יותר, ופשוט מאושרים יותר. וכשהעובדים מאושרים, כולם מרוויחים.

לדוגמה, מחקר שנערך על ידי Gallup מצא שעובדים מעורבים ומרוצים מגדילים את הרווחיות של החברה ב-21% בממוצע. אז לא רק מדובר בכיף שלהם – אלא על שורת הרווחים התחתונה העסק שלכם.

כך תבחרו את המקום הטוב ביותר עבור אירוע החברה שלכם

1.חשבו מחוץ לקופסא: זה לא חייב להיות אולם אירועים סטנדרטי

מקום לאירוע חברה בתל אביב ממש לא חייב להיות אולם אירועים צפוי ומעלה פיהוק. בעיר יש אינספור אפשרויות ייחודיות. מה דעתכם על מסיבה על גג עם נוף לים? או אולי אירוע בגלריית אמנות מודרנית? 

2.התאימו את הלוקיישן לקונספט של האירוע

האם זו מסיבת קיץ קלילה או אירוע עסקי רציני יותר? בחרו מקום שמשדר את המסר הנכון.

3.מקום שקל להגיע אליו – צעד ראשון בהבטחת מקסימום נוכחות באירוע

ודאו שניתן להגיע בקלות למקום באמצעות תחבורה ציבורית, ושיש מספיק חניה באזור. ישנם אולמות העונים על שני הקריטריונים, עם חניונים גדולים וקרבה לתחנות אוטובוס ורכבת.

4.גמישות מקסימלית: מקום שתוכלו לעשות בו כרצונכם

חפשו מקום שמאפשר לכם להתאים אותו לצרכים שלכם – החל מסידור הישיבה ועד לעיצוב. 

5.טכנולוגיה: עניין בסיסי באירועים העסקיים של היום

אם אתם מתכננים מצגות או פעילויות אינטראקטיביות, ודאו שהמקום מצויד כראוי. 

תכנון מוקדם, בחירת קונספט ותוספת של הפתעות:
טיפים להפקת אירוע יוצא דופן

כשמדברים על הפקת אירועים עסקיים בתל אביב, ישנם כמה כללי אצבע שיבטיחו שהאירוע שלכם יהיה מתוקתק, מקצועי ובסטייל:

1.תכננו מראש:

התחילו בתכנון לפחות שלושה חודשים מראש. כך יתאפשר לכם זמן לטפל בכל הפרטים הקטנים, מהזמנת הספקים ועד לתיאום לוחות הזמנים של אנשי המפתח בחברה.

2.קבעו תקציב ברור: 

ודאו שיש לכם תקציב מפורט לכל היבט של האירוע – מהאוכל ועד לבידור. הקצו כ-50% מהתקציב למקום ולקייטרינג, 20% לבידור, 15% לעיצוב ודקורציה, ו-15% לתקציב חירום.

3.בחרו נושא:

נושא מוגדר יכול להפוך אירוע רגיל למשהו מיוחד. חשבו על משהו שמתכתב עם הערכים או המטרות של החברה. למשל, אם החברה שלכם מתמקדת בחדשנות, אירוע בקונספט של "בחזרה לעתיד" יכול להיות מתאים.

4.הפתיעו:

שלבו אלמנט של הפתעה. זה יכול להיות הופעה של אמן מפורסם, פעילות לא שגרתית, או אפילו מתנה מיוחדת לכל אחד מהעובדים. למשל, הזמנת להקת רחוב מקומית להופעה פתאומית יכולה ליצור רגע בלתי נשכח.

5.אוכל מיוחד:

האוכל הוא חלק קריטי בכל אירוע. שקלו להביא פודטראק תל אביבי מפורסם או שף ידוע עם קייטרינג ייחודי. אולמות אירועים איכותיים יציעו לכם שירותי קייטרינג שישדרגו כל אירוע.

6.פעילות מגבשת:

שלבו פעילות שתעודד אינטראקציה בין העובדים. זה יכול להיות משחק קבוצתי, סדנת יצירה, או אפילו חדר בריחה נייד. ישנן חברות הבונות חדרי בריחה ניידים, שניתן להקים בכל מקום.

7.תעדו:

שכרו צלם מקצועי שיתעד את האירוע. התמונות והסרטונים יהיו מזכרת נהדרת וחומר שיווקי מעולה לעתיד. שקלו גם להציב "פוטובוס" או עמדת צילום מיוחדת לתמונות משעשעות של העובדים.

8.איספו משובים:

אחרי האירוע, בקשו משוב מהעובדים. הדבר יעזור לכם להשתפר לפעם הבאה. הכינו סקר קצר ואנונימי שיאפשר לעובדים לחלוק את דעתם בכנות.

מעבר לאירועים: רעיונות נוספים לגיבוש ופינוק העובדים

אירועי חברה הם נהדרים, אבל הם לא הדרך היחידה להראות לעובדים שלכם כמה אתם מעריכים אותם. הנה כמה רעיונות נוספים:

1.ימי כיף ספונטניים:

הפתיעו את העובדים מדי פעם עם יום כיף בלתי מתוכנן. זה יכול להיות טיול לחוף הים של תל אביב, סיור קולינרי בכרם התימנים, או אפילו יום של פעילויות אתגריות כמו טיפוס על קיר טיפוס במתחם ספורט וכדומה.

2.תוכנית הטבות גמישה:

תנו לעובדים לבחור את ההטבות שמתאימות להם. ההטבות יכולות לכלול חברות בחדר כושר, שוברים למסעדות, או אפילו ימי חופש נוספים. פלטפורמות כמו "בנפיטס" מאפשרות לעובדים לבחור הטבות מתוך סל אפשרויות.

3.מנטורינג וצמיחה אישית:

השקיעו בתוכניות פיתוח אישי ומקצועי. הדבר יכול לבוא לידי ביטוי בקורסים, בסדנאות, או בתוכנית מנטורינג פנימית. שקלו לשתף פעולה עם מוסדות כמו אוניברסיטת תל אביב להעברת קורסים ייעודיים לעובדים שלכם.

4.ימי בריאות ורווחה:

ארגנו ימים מיוחדים המוקדשים לבריאות ורווחה של העובדים. חישבו על שיעורי יוגה, הרצאות על תזונה, או אפילו טיפולי ספא במשרד. מרכזי ספא מסוימים מציעים שירותים ניידים שיכולים להגיע למשרד.

5.פרויקטים התנדבותיים:

ארגנו ימי התנדבות קבוצתיים. באופן זה, לא רק תתרמו  לקהילה, אלא גם תחזקו את תחושת הגאווה והשייכות של העובדים. ארגונים כמו "לתת" או "פתחון לב" תמיד מחפשים מתנדבים ויכולים לעזור בארגון יום התנדבות משמעותי.

הגדרת יעדים, בחירת אולם האירועים המתאים ועוד – הצלחתו של אירוע עסקי תלויה בתכנון קפדני, תובנות מקצועיות ותשומת לב לפרטים. בדיוק לשם כך, חשוב להכיר את הדגשים של מפיקי האירועים המנוסים, שיודעים כיצד לנווט היטב במורכבות של תכנון אירועים, בעיר שאף פעם לא נרדמת

הפקת אירוע חברה בתל אביב, העיר הידועה בוייב הבלתי רגיל שלה, ברוח החדשנית ובלוק הייחודי, המשלב בין האורבני המודרני לבין הים תיכוני האותנטי, מספקת הזדמנות מרגשת ליצור חוויה בלתי נשכחת לעובדים, ללקוחות ולכל גורם אחר, שעשוי לקחת חלק באירועים. עם זאת, הצלחתו של אירוע כזה תלויה בתכנון קפדני, תובנות מקצועיות ותשומת לב לפרטים. בדיוק כאן, חשוב להקשיב לטיפים של מפיקי האירועים המנוסים, שיודעים היטב כיצד לנווט במורכבות של תכנון אירועים בעיר שאף פעם לא ישנה.

1.התחילו עם הגדרת יעדים ברורים

לפני הצלילה ללוגיסטיקה, חשוב להגדיר את המטרה והיעדים של האירוע שלכם. בין אם מדובר באירוע גיבוש לעובדי החברה, השקת מוצר או חגיגת אבן דרך או הישג משמעותי של הארגון, הגדרת יעדים ברורים היא מאסט. הדבר ינחה את תהליך ההפקה והתכנון של האירוע, החל מבחירת המקום ועד בחירת הפלייליסט שיתנגן ברקע, הפעילויות והתוכנית. הבהירות הזו תבטיח שכל מרכיב באירוע, יתרום להשגת התוצאות הרצויות.

2.בחירת המקום הנכון

תל אביב מציעה שפע של מקומות לקיים בהם את אירועי חברה ואירועים עסקיים, ממרכזי כנסים אלגנטיים ואולמות על חוף הים ועד למבנים היסטוריים וגגות טרנדיים נוטפי שיק. בחירת מקום לאירוע חברה בתל אביב צריכה להתיישר לא רק עם גודל ותקציב האירוע שלכם, אלא גם עם האווירה, הסגנון והמטרות שלו. תנו עדיפות למקומות המציעים גמישות ומצוידים בתשתית הטכנית הדרושה לצרכים שלכם. כמו כן, שימו לב לנגישות המיקום הספציפי של האולם עבור אורחים מקומיים וכאלה המגיעים מחוץ לעיר (ואולי אף מחוץ לארץ), כמו גם קרבתו לבתי מלון, מקומות בילוי ועוד. 

3.אתרו את הטאלנטים והספקים המקומיים

תעשיית האירועים בתל אביב נתמכת על ידי מגוון רחב של אנשי מקצוע מוכשרים, החל מחברות קייטרינג ומעצבים, ועד למומחי טכנולוגיה ובדרנים. הבחירה בספקים מקומיים תעניק לכם גישה לאנשי המקצוע שמכירים היטב את אולמות האירועים בעיר, ולכן גם יודעים לפעול בהם באופן אופטימלי ויעיל. בחרו בספקים ובנותני שירות שהם בעלי ניסיון ורקורד מוכח של אספקת שירותים איכותיים. הקפידו לערוך מחקר מעמיק, לקרוא ביקורות ולחפש המלצות כדי למצוא את ההתאמות הטובות ביותר לאירוע שלכם.

4.על אף מזג האוויר המתון של העיר: התכוננו לתרחישי אקלים שונים

האקלים של תל אביב הוא בדרך כלל נוח ומתון במרבית ימי השנה, אבל הקיץ בעיר נודע לשמצה בשל החום הכבד והלחות הגבוהה, ובחורף ישנם לא מעט ימי גשם קרים. אי לכך, חשוב לתכנן את האירוע שלכם תוך שאתם לוקחים בחשבון את העונה, ולהבטיח שאולם האירועים שאתם בוחרים מצויד בפתרונות מתאימים, באמצעי מיזוג אוויר טובים לאירועי קיץ וחימום מספק לאלו המתקיימים בחורף. אם אתם מתכננים פעילויות בחוץ, ערכו תוכניות מגירה למקרה שמזג האוויר לא יאפשר זאת.

5.שימו את הדגש על יצירת קרקע פוריה לנטוורקינג

אחד היתרונות המרכזיים של אירועי חברה הוא שלל ההזדמנות ליצירת נטוורקינג, אשר אלו מספקים. אתם המארגנים נדרשים להקל על האינטראקציות האלו, באמצעות  עיצוב חללים ובניית לוחות המעודדים שיחה וחיבור. בדקו את האופציה לכלול באירוע הפעלות נטוורקינג ייעודיות, סדנאות אינטראקטיביות או אירועים חברתיים במקומות תל אביביים אייקוניים. אספקת אפליקציה או פלטפורמה לנייד עבור המשתתפים להתחבר לפני, במהלך ואחרי האירוע יכולה גם לשפר את הזדמנויות הרשת.

6.לחשוב על הכל: תקשורת ונגישות

תקשורת ברורה עם המשתתפים, המתקיימת בזמן הנכון, היא חיונית במיוחד לאורחים מחו״ל, שאולי לא מכירים את תל אביב. יש לספק מידע מפורט על נסיעות, לינה, תחבורה ולוח הזמנים של האירוע. כמו כן, שימו לב לצרכים מיוחדים של משתתפים עם מוגבלות, וודאו שחללי האולם נגישים ושכל ההתאמות המיוחדות יטופלו.

7.השתמש בטכנולוגיה לשיפור חוויית האירוע

אמצעי טכנולוגיה יכולה למלא תפקיד מרכזי בשיפור חווית האירוע. החל מאפליקציות לאירועים, המספקות לוחות זמנים ומידע על דוברים ועד לפגישות סטרימינג בשידור חי, לאלו שלא יכולים להשתתף באופן אישי, השימוש בטכנולוגיה יכול לשדרג את האירוע שלכם. תל אביב, בהיותה מרכז טכנולוגי, מציעה גישה לפתרונות וספקים מתקדמים, שיכולים לסייע בשילוב הטכנולוגיות הללו באירוע שלך בצורה חלקה.

8.לתקצב את האירוע בחוכמה

ניהול יעיל של תקציב הוא המפתח להצלחת כל אירוע. הקצו את המשאבים שלכם בחוכמה, תוך מתן עדיפות להוצאות שתהיה להן את ההשפעה המשמעותית ביותר על השגת יעדי האירוע שלכם. בנוסף, הכינו תקציב גיבוי עבור עלויות בלתי צפויות, ונהלו משא ומתן עם ספקים כדי להבטיח שאתם מקבלים את התמורה הטובה ביותר עבור ההשקעה שלכם.

9.לחשוב גם על הימים שלפני ואחרי האירוע עצמו

כשמדברים על הפקת אירועים עסקיים בתל אביב, חשוב לזכור שלעיר יש הרבה מה להציע, מעבר לגבולות האירוע עצמו. עודדו את המשתתפים המגיעים מרחוק לבלות בחופים, בשווקים, במוזיאונים ובחיי הלילה הסוערים של העיר. שקלו לארגן פעילויות קבוצתיות או להרכיב עבור המשתתפים רשימת המלצות לאטרקציות מקומיות. כל אלו יכולים להעשיר ולשדרג את החוויה מהאירוע ולהשאיר רושם מתמשך על האורחים שלכם.

10.סוף הוא תמיד התחלה של משהו חדש

סיום האירוע הוא רק ההתחלה של השלב הבא. אספו משובים מהמשתתפים כדי להעריך את הצלחת האירוע ולזהות גורמים הדורשים שיפור. שתפו את הדגשים ותוכן מהאירוע כדי לשמור על המומנטום, ולשמור על מעורבות הקהל שלכם.