על מה לשים את הדגש כאשר מחפשים מקום לאירועים קטנים בתל אביב?

לא נגזים אם נאמר שבחירת המקום היא כנראה הצעד הקריטי ביותר להצלחת האירוע שלכם, ולכן חשוב לעשות את המהלך הזה בצורה שקולה, חכמה ונכונה

אוקיי, התחלתם להתניע את תהליך ההפקה, ונסגרתם על כך שאתם מעוניינים למצוא מקום לאירועים קטנים בתל אביב עבור האירוע שאתם מתכננים בימים אלו. לא נגזים אם נאמר שבחירת האולם היא כנראה הצעד הקריטי ביותר להצלחת האירוע שלכם, ולכן חשוב לעשות את המהלך הזה בצורה שקולה, חכמה, מעמיקה ונכונה. הכנה מתאימה לפני שבכלל מתחילים את החיפוש, לא רק תקצר לכם את משך החיפוש ותקל על חייכם העמוסים מלכתחילה, מה גם שעבודה נכונה ומסודרת בהקשר הזה, תבטיח שתבחרו את המקום המתאים ביותר עבור האירוע שלכם. כמה עצות מעשיות, שכדאי לאמץ בחום, יובילו אתכם בדרך הנכונה

רגע לפני שמתחילים לחפש מקום – להיסגר על מה אתם רוצים עבור האירוע

נכון שכבר בא לכם להסתער על האינטרנט (ואולי גם על השטח ממש) ולהתחיל בסקאוטינג קדחתני אחר האולם המתאים, אבל רגע אחד, תנשמו עמוק. לפני שיוצאים לדרך, יש כמה נתונים שצריכים להיאסף וכמה החלטות חשובות שחייבות להתקבל. 

כנס מקצועי, מסיבה או משהו אחר: מהו הקונספט של האירוע?

לכל אירוע יש את המאפיינים שלו, ולא פחות חשוב – את המטרה והיעדים השונים שאלו שעומדים מאחוריו מעוניינים להשיג. חשוב מאוד לפני הכל, להבין מהם. קודם כל – מהו הקונספט של האירוע? האם מדובר בכנס מקצועי שמטרתו העשרת הידע של העובדים? האם מדובר במפגש של אנשי עסקים שמטרתו העיקרית היא מינגלינג ויצירת קשרים? האם מדובר בהרצאה אחת חשובה שהחלטתם להפוך אותה לאיוונט? אולי זו בכלל מסיבת פורים של עובדי חברה, או אפילו חגיגות הנפקת החברה בבורסה? כל אחד מהמתוארים לעיל הוא שונה בתכלית, ולכן גם המקום בו כל אחד מהם ייערך צריך להשתנות בהתאם ולהתאים באופן מדויק לקונספט של האירוע. מן המתבקש שאולם לאירוע חברה לא יכיל בדיוק את אותם המאפיינים ויספק את אותן הדרישות של אולם הרצאות או מועדון ריקודים. שוב, תלוי מה סוג האירוע. כך או כך, זהו המאפיין הראשון שחייב להיות מוגדר וברור באופן מפורש – באיזה סוג אירוע מדובר.

הגורם הבא המכריע: כמות המשתתפים הצפויה באירוע

עוד משהו שלא פחות מחובה להבין ולדעת לפני שמתחילים לחפש אולם, הוא כמה אנשים צפויים להשתתף באירוע. קחו בחשבון שמעבר לנתונים הבסיסיים של גודל האולם, כלומר האם הקיבולת של המקום יכולה להכיל את כמות האורחים שלכם, יש גם את הצד השני, כלומר אתם גם לא רוצים לשכור אולם שהוא גדול מדי עבור כמות האנשים שישתתפו באירוע. אירועים, תכליתם בדרך כלל לקבץ בין כמות מסוימת של אנשים בעלי מכנה משותף מסוים, ומקום ש״גדול על האירוע שלכם״ לא רק יבזבז לכם נתח משמעותי מהתקציב, אלא גם עלול לחבל בתחושת האחדות והגיבוש של הפעילות, באשר תהיה. מהצד השני, כמובן שאי אפשר ולא רצוי לשכור מקום קטן מדי, לא בתקופת הקורונה ולא באף תקופה אחרת. אפילו אם מבחינתכם אין בעיה שלמשתתפים  באירוע יהיה צפוף, חשוב לדעת שתקנות בטיחות באש אינן מאפשרות זאת מבחינה חוקית.

פשוט אבל חשוב: להיסגר על מועד האירוע

כאן יש עניין יותר פשוט וחד משמעי, אבל כן היבט שחשוב להיות החלטיים לגביו, אחרת אתם עלולים להתעכב מאוד עם סגירת האולם, וכך תהליך ההפקה עלול להיתקע. אנחנו מדברים כמובן על מועד האירוע. ככל שתתחמו את התאריכים האופציונליים לקיים בהם את האירוע בצורך מוגדרת יותר, כך יהיה לכם קל יותר לסנן בין האולמות שאינם מאפשרים לקיים בהם את האירוע באותו המועד לבין אלו שכן. זה נשמע פשוט, אבל זה יכול להיות סנן יעיל מאוד בהקשר הזה. גם ללא קשר לאולם, אף על פי שכן מומלץ להתקדם גם עם זה כמה שיותר מהר, כדאי לשריין תאריך לאירוע כמה שיותר מוקדם, וכך גם להבטיח שלמוזמנים יהיה טווח זמן ארוך יותר לשריין לעצמם ביומן את המועד.

מתחילים בחיפוש אחר האולם: דברים חשובים שיש לבחון

האם המקום מתאים לקונספט שהגדרתם לאירוע?

כאמור, אולם המיועד למסיבות ריקודים (כמו למשל מסיבת חג או מסיבה שנתית של חברה), יהיה שונה מאולם הרצאות וכנסים, ולכן כאשר מתחילים לחפש אחר האולם המתאים, אחד הדברים הראשונים שיש לבחון (מיד לאחר גודל המקום בהתאם להיקף האירוע המתוכנן), הוא האם המקום מתאים לקונספט שלכם – הן מבחינה לוגיסטית והן מבחינת העיצוב והסטייל.

האם המקום ייחודי ומקורי?

האם המקום עצמו מיוחד, מעניין, מסוגנן היטב ומותיר רושם משמעותי? לא סתם אומרים שבחירת האולם היא החשובה ביותר בתהליך ההפקה, שכן, איך שיראה ו״ירגיש״ המקום – כך שגם יראה וירגיש האירוע שלכם, ובמידה רבה, גם האווירה באולם היא זו שתשרור גם באירוע. 

האם המקום מציע שירותים נוספים שיכולים לעשות לכם חיים קלים יותר?

הפקת אירועים כרוכה באחריות רבה, אינסוף משימות וכאבי ראש, וחיפוש אחר קיצורי דרך יכול לחסוך לכם הרבה מהם, לייעל את תהליך ההפקה ולעתים קרובות גם לחסוך מהתקציב. לכן, כאשר אתם בוחנים מקומות מסוימים עבור האירוע, מומלץ לבדוק האם האולם יכול להציע לכם שירותים נוספים כמו חברת קייטרינג הפועלת במקום, שירותי סאונד ותאורה, ציוד הכרחי עבור האירוע ועוד. כל מרכיב כזה שתוכלו להוריד מרשימת המטלות, יקדם אתכם לעבר קו הסיום של תהליך ההפקה. גם אם אין ספקים שהם ״בילט אין״ במקום, בלא מעט אולמות קיימת מערכת יחסים עם ספקים כאלו או אחרים, ויש אפשרות לחבר איתכם עם נותני שירות מומלצים שמכירים את המקום.