קיבולת, סטייל ואיכות: כיצד למצוא אולם לאירוע חברה בתל אביב

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, כמו גם אירוע חברה מכל סוג אחר, עלולה להיות כרוכה בהמון עבודה ובלא מעט סטרס. אחריות רבה מוטלת על כתפיכם, לצד רשימת מטלות ארוכה. אבל אין ויכוח על כך שהמשימה הקריטית ביותר להצלחת האירוע, היא מציאת האולם המושלם. כמה טיפים חשובים שיובילו אתכם אל עבר האחד

למקרה שאי פעם תהיתם, אף אחד אינו מזלזל בעבודה הקשה ובאחריות המוטלת על כתפיכם, במקרה שהוטל עליכם להפיק אירוע חברה או אירוע עסקי מסוג אחר. אם באירועים שתכליתם הן שמחות, כמו חתונות, מסיבות יום הולדת גדולות, בר מצוות וכו׳, הצלחת האירוע נמדדת באמצעות הנאת המשתתפים בו בלבד, הרי שכשמדובר באירוע עסקי, ישנם פרמטרים נוספים שהאירוע נבחן ונמדד בהם, ואין ספק – זה עלול להיות מלחיץ. הרבה מוטל על הכף כאן, ואתם לא רוצים לטעות בדרך. 

הפקת אירוע עסקי בתל אביב, כמו גם אירוע חברה מכל סוג אחר, עלולה להיות כרוכה בהמון עבודה ולא מעט סטרס. כאמור, יש כאן גם אחריות לא קטנה כלל.  גיבוש קונספט, יצירת רשימת אורחים, טיפול בספקים השונים, לרבות צוותי הגברה, תאורה ולוגיסטיקה, בחירת חברת קייטרינג הם רק חלק קטן מהמשימות שהפקת אירוע כרוכה בהן.

המקום הוא האירוע – ההחלטה החשובה ביותר בהפקה היא בחירת האולם 

אין ספק שהמהלך החשוב ביותר בתהליך ההפקה, זה שיכתיב את הטון לגבי האירוע כולו ויחרוץ את גורלו, הוא בחירת המקום בו הוא יערך. אם אתם ניצבים בפני חיפוש אולם לאירוע חברה בתל אביב, כדאי שתיערכו למשימה באופן שיבטיח שתבצעו אותה על הצד הטוב ביותר. על מנת לאתר את המקום המושלם, יש לקחת בחשבון היבטים רבים ולבחון מספר פרמטרים עיקריים, שיסייעו לכם לקבוע האם הגעתם לנחלה ואפשר לשריין את האולם עבור האירוע. אז מצד אחד, כדאי לעבוד מסודר (זה תמיד נכון), ולעשות את הדברים באופן יסודי, אך מהצד השני, כן קיימת דחיפות מסוימת בשריון האולם, שכן, המקומות הטובים נתפסים מהר. כמו כן, רק אחרי שתשריינו אולם לאירוע, תוכלו להתקדם לשלבים הבאים של ההפקה, כך שגם מהבחינה הזו יש לכם אינטרס למהר. הרי לא תוכלו לסגור עם חברת קייטרינג ועם אף ספק אחר לפני שתזמינו את האולם, וגם לא תוכלו לשלוח למוזמנים לאירוע "save the date" לפני שיש לכם מקום לאירוע. אם כך, כדאי לפעול בזריזות אך לא על חשבון עבודה יסודית ומסודרת.

דברים שכדאי להכין עוד לפני שמתחילים בחיפוש אחר האולם

רגע לפני שמתחילים לחפש את האולם המתאים לאירוע החברה שאתם מפיקים, אין ספק שעבודת הכנה מוקפדת, תמיד תקדם אתכם, תקצר את תהליך החיפוש, תדייק ותייעל אותו באופן משמעותי מאוד. הנה כמה פרמטרים שחשוב להגדיר לפני שיוצאים לדרך ומתחילים לחפש מקום:

הגדרת היקף האירוע וגיבוש רשימת מוזמנים

סביר להניח שלפני שנשלחתם למשימת הפקת האירוע, הלקוחות או המנהלים ששלחו אתכם לדרך, כבר גיבשו במידה כזו או אחרת את רשימת המוזמנים ואת היקף האירוע הרצוי. חשוב מאוד להשיג נתונים אלו לפני שמתחילים לחפש אולם לאירוע, שכן, לקיבולת האולם יש חשיבות רבה מאוד בדיוק הבחירה, נתון שלא פעם נוטים להמעיט בערכו, וחבל. ההתאמה של האולם לכמות המוזמנים היא קריטית לא רק מבחינת נוחות ובטיחות, אלא גם מבחינת אווירה. לכן, אם קיבלתם לידיכם רשימת מוזמנים המכילה פחות מ-250 איש, תוכלו למקד את החיפוש אחר אולמות לאירועים קטנים בתל אביב. לא רק שתוכלו לסנן ביעילות רבה יותר את המקומות ולחסוך זמן יקר בתהליך, מה גם שתוכלו להבטיח שהמקומות שאתם בוחנים מתאימים יותר לאירוע הספציפי אותו אתם מתכננים. חשוב להבין, במיוחד אם מדובר באירוע קטן, שאולם מרווח מדי, כלומר כזה המיועד להכיל הרבה יותר אנשים מאלו שהזמנתם, עלול לגרום למשתתפים במפגש להתפזר ברחבי המתחם ובכך לפגוע בחלק חשוב ממטרות האירוע, לרבות גיבוש, תקשורת וחיבור בין המשתתפים.

אפיון המוזמנים

מוצר מוצלח וטוב מתחיל מחקר השוק אליו הוא מיועד. אם נניח שהמוצר במקרה זה הוא האירוע אותו אתם מפיקים, אז המוזמנים לאירוע הם קהל היעד ופלח השוק אליו המוצר מיועד. על מנת להבטיח שהאירוע שלכם יהיה מוצלח, זורם, הרמוני ואיכותי, אולם האירועים בו הוא יתקיים, חייב להתאים למאפיינים של המשתתפים באירוע. הנתונים אותם כדאי לבקש לקבל הם טווח הגילאים של המוזמנים, משלח יד, ואפילו מקום מגורים. הרי שיש הבדל בין אנשי עסקים בגילאי 50-60 לבין עובדי הייטק בגילאי 25-40. משתתפים בגילאים שונים, במקצועות מתחומים שונים ובסגנון שונה, מצריכים התאמה של מקום שיהיה מדויק לסגנון שלהם.

מטרת וקונספט האירוע

בהמשך לסעיף הקודם, על מנת לדייק את בחירת האולם, ולא רק מבחינת הסגנון והאיכות, אלא גם מטעמים לוגיסטיים, חשוב מאוד לקבל את כל הנתונים החשובים מבעוד מועד. אחד הדברים הקריטיים להתאמת האולם לאירוע, הוא להבין מהי מטרת האירוע המתוכנן, כלומר מהם הדברים שאלו שיזמו אותו מבקשים להשיג באמצעותו. לדוגמא, האם מדובר באירוע שהצלחתו תימדד בהשגת קשרים עסקיים, או אפילו בסגירת עסקאות, אותן ניתן יהיה למדוד באמצעות לידים? האם בכלל מדובר באירוע חברה שתכליתו היא פשוט הנאה וחגיגה ומטרתו היא לחזק את שביעות הרצון של העובדים? האם מדובר בכנס העשרה מקצועי, שמטרתו להרחיב את הידע של המשתתפים בתחום מסוים?

כל אירוע כזה, מצריך אולם מסוג אחר, ובמיוחד ציוד לוגיסטי מסוג אחר. לדוגמא, אירוע חברה באווירה מסיבתית, מצריך מערכת סאונד איכותית, בר אלכוהול, רחבת ריקודים ועוד. במקרה כזה, ייתכן שכדאי לחפש מקום שדומה יותר למועדון ריקודים או גג לאירועים בתל אביב. לעומת זאת, במקרה שמדובר בכנס מקצועי, שנערך בשעות היום, יתאים מקום אחר, מואר יותר, עם ציוד לוגיסטי ספציפי, לרבות במה, מקרן, ציוד הגברה, לובי להתרעננות וכו׳.

כמו כן, הבנת מטרת וקונספט האירוע, יסייעו לכם להבין איזה סוג של קולינריה ומשקאות יתאימו להגשה במהלכו – פרמטר שגם הוא עשוי לגעת באולם האירועים עצמו, שבמקרים רבים מספק גם את שירותי הקייטרינג והבר. 

טווח התאריכים הפוטנציאליים

אחד הפרמטרים שיכול לקצר לכם את רשימת האולמות במיידי הוא כמובן מועד האירוע. ברגע שיש בידיכם את טווח התאריכים הפוטנציאליים שהלקוחות הגדירו כמתאימים לקיום האירוע, תוכלו לבדוק מול אולמות האירועים את הזמינות כבר בשלב הראשוני של בחינת התאמתם ובכך לחסוך המון זמן יקר לשני הצדדים.

התקציב לאירוע

זהו חוק בל יעבור – אין להתחיל בחיפוש אחר אולם אירועים לאירוע אותו אתם מפיקים לפני שיש בידיכם את הנתון הזה, התקציב לאירוע, ובפרט החלק המיועד לאולם האירועים. עם זאת, אם קרה ומצאתם מקום שנראה לכם מושלם מכל בחינה אפשרית עבור האירוע, אך דרישות המחיר שלו גבוהות מהתקציב שהוגדר, שווה לנסות ולראות גם אם הלקוחות שלכם מוכנים להתגמש, וגם אם יש אפשרות להוזיל עלויות דרך האולם. לדוגמא, פשרה על תאריך אחר, שאינו בשיא העונה של האירועים, קיצוץ בחלק אחר, למשל של הקייטרינג ועוד.

כך תדעו שמצאתם את המקום המושלם לאירוע שלכם

אז סיימתם עם החלק התיאורטי, ועם הכנת ״שיעורי הבית״ הנדרשת כדי להבטיח שתעבדו ביעילות ותתמקדות רק באופציות שהן באמת רלוונטיות עבורכם, מבחינת אולמות אירועים. עכשיו מגיע השלב המעשי, בו כבר סימנתם לכם כך וכך מקומות שנראים לכם פוטנציאליים עבור האירוע. מה כדאי לבדוק עכשיו?

שירותי הקייטרינג המוצעים במקום

כמובן, האוכל הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר באירוע, בכל אירוע באשר יהיה. ברוב אולמות האירועים פועלת חברת קייטרינג ששירותיה מוצעים כעסקת חבילה יחד עם שכירת האולם. במידה והגעתם למקום שמצא חן בעיניכם, והוא עומד בקריטריונים ובדרישות שהגדרתם עבור האירוע, כעת יש לבחון אותו דרך איכות ורמת הקייטרינג הפועל בו. כמובן, קיימת גם האפשרות להביא שירותי קייטרינג חיצוניים מטעמכם, אך הדבר פחות מומלץ. לא מבחינה כלכלית ובוודאי לא מבחינה לוגיסטית. העדיפו מקום שמגישים בו אוכל ברמה גבוהה ומציע קולינריה איכותית ועדכנית.

ספקים שהמקום עובד איתם

בהמשך לסעיף הקודם, חשוב לשאוף לאפשרות שאולם האירועים ״יסגור״ עבורכם המפיקים כמה שיותר פינות. מה זה אומר? כמה שיותר היבטים לוגיסטיים, לרבות צוותי תאורה והגברה, ציוד, ריהוט וכדומה שהמקום יכול לספק עבורכם באמצעות ספקים קבועים שהוא כבר עובד איתם, יותר טוב. באופן זה, רשימת המטלות האינסופית שלכם מתקצרת, ושוב, הדבר עשוי להיות משתלם יותר כלכלית. כמו כן, ברגע שיש ספקים קבועים שכבר מכירים היטב את הלוגיסטיקה הספציפית של האולם ויודעים כיצד להתנהל בו ביעילות, אתם יכולים להיות רגועים יותר שהאירוע ״יתקתק״ והכל יתנהל כמו שצריך, בדגש על עמידה בלוחות זמנים ומינימום תקלות. אחרי הכל, אלו הם בדיוק הדברים שיסייעו לכם לישון בשקט בלילה.

סטייל ברמה גבוהה וייחודיות 

כמובן, טיבו של אולם אירועים נמדד גם בסטייל ובייחודיות שלו. הדגש כאן הוא על המבנה עצמו, עיצוב הפנים, לרבות גופי תאורה, ריהוט מסוגנן ופריטי דקורציה שנבחרו בטעם. כל אלו יחד לא רק יוצרים את האסתטיקה, אלא גם את האווירה השוררת במקום – אותה האווירה שתאפיין גם את האירוע שלכם. נסו לחדד את כל החושים שלכם כאשר אתם מבקרים במקום ובוחנים את התאמתו. בדקו – האם יש במקום ייחודיות ו/או אלמנטים המבדלים אותו ממקומות אחרים? האם יש בו את ה״אקס פקטור״ הזה שהופך אותו לשונה ומיוחד?

המלצות אותנטיות 

אין חכם כבעל ניסיון. גם לאחר אינספור בדיקות, ובחינת כל הפרמטרים המצוינים לעיל, יהיה קשה לנבא בדיוק כיצד יתנהל האירוע שלכם בפועל, איך תהיה האווירה, האם לא יהיו תקלות והכל יזרום, והאם הכל יקרה כמתוכנן. אחד הדברים שיכולים לסייע לכם בפיזור הערפל הזה, הוא קבלת המלצות ממפיקים או לקוחות שכבר קיימו אירוע עסקי במקום. נסו לאתר את הדמויות שהפיקו אירוע כמה שיותר דומה מבחינת הקונספט והסגנון לזה שאתם מתכננים, ולשמוע על החוויה שלהם. במרבית אולמות האירועים ישמחו לקשר אתכם עם לקוחות מהעבר. כמו כן, בקשו להגיע ולבקר באירוע אחר בזמן אמת, מה שיוכל להציג בפניכם את התמונה המלאה באופן האתנטי והמפורש ביותר.