מחבר: highandadmin

מחפשים מקום לקיים בו אירוע עסקי מיוחד? ברוכים הבאים ל-"הייאנד", המקום שיתאים לכל אירוע שתפיקו. אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר בהקדם!

אירוע עסקי הוא אירוע שאסור לפספס בו. זה אירוע שצריך להיות מדויק, אירוע שצריך להיות מתוכנן לפרטי פרטים וצריך להילקח בו כל דבר בחשבון. אירוע עסקי הוא אירוע שבו אפשר להרוויח המון ואם עושים טעויות קריטיות, אפשר גם להפסיד לא מעט.

אירוע עסקי יכול להיות אירוע השקה של מוצר או שירות כלשהוא, יכול להיות אירוע שמיועד ללקוחות, סמינר או ועידה כלשהיא, אירוע שמיועד למשקיעים או כל אירוע אחר. "אין הזדמנות שנייה לרושם ראשוני" כבר נאמר, ובכל מה שנוגע לאירועים עסקיים זה בהחלט נכון.

אז הנה כמה טיפים לאירועים עסקיים מוצלחים:

החלטה על קהל היעד

זה נשמע אולי בנאלי אבל יש לזה חשיבות רבה. אתם צריכים קודם כל להחליט מיהו קהל היעד שלכם ולכוון אליו, כדי שכל השאר יסתדר לכם במהירות וללא קושי. אירוע למשקיעים לא דומה לאירוע לעובדי החברה ואירוע לעובדי החברה לא דומה לאירוע ללקוחת, הן מבחינת ההשקעה, הן מבחינת הפורמט, המחירים וכמובן התוכן של האירוע. ברגע שתהיו ממוקדים יהיה לכם קל יותר להמשיך הלאה, למצוא מקום ולהחליט על זמן וכמובן, למלא את האירוע בתוכן.

מטרה עסקית

מיד אחרי או אפילו במקביל להחלטה על קהל היעד שלכם, אתם צריכים להיות מדויקים גם במטרה העסקית. יכולות להיות לאירוע מסוג זה מטרות עסקיות רבות כמו שימור לקוחות נאמנים, כמו יצירת מודעות לעסק על ידי לקוחות פוטנציאליים, יצירת לידים או כל מטרה אחרת. ברגע שתהיה לכם מטרה עסקית ברורה והחלטה על קהל היעד, תוכלו להחליט על תקציב ותוכלו להתקדם ללא כל קושי. אם אתם מתלבטים על איזו מטרה ללכת, כדאי שתכתבו מה האפשרויות העומדות בפניכם, לכתוב את הצרכים המיידיים של כל מטרה ואת הדרך אליה ותקבלו החלטה.

החלטה על תקציב

בסופו של דבר הכול יגיע לכסף כי בלעדיו, לא תוכלו להרים אירוע עסקי כמו שאתם רוצים. אתם צריכים להחליט כבר אחרי שלב היעד העסקי וקהל היעד מהו התקציב שלכם, ורצוי שתיקחו בחשבון שיש גם את היום שאחרי. מה זה אומר? זה אומר שאם לצורך העניין אירוע כזה יקדם לכם במהירות מוצר מסוים ויגדיל את הביקוש שלו, תצטרכו לייצר אותו בכמויות.

ומה תעשו אם תהיה לכם בעיית מימון לייצור בכמות גבוהה? תהיו עוד יותר בבעיה. זו דוגמא אחת מיני רבות לצורך לעשות חישובים ושיקולים בצורה נכונה. זו דוגמא לזה שצריך מצד אחד לחשוב על "היום שאחרי" אבל מצד שני, צריך להשקיע כמה שאפשר באירוע מסוג זה. יכול להיות שישתלם לכם אפילו לקחת הלוואה לטובת האירוע, הכול בהתאם לצורך בו ולפוטנציאל העסקי שלו.

שיווק האירוע

לא משנה איזה אירוע עסקי זה, אתם צריכים לשווק אותו, לדאוג שכמה שיותר בעלי עניין פוטנציאליים יידעו עליו וכמובן שיגיעו אליו. אם לא תעשו שיווק, אתם עלולים להישאר לבד באירוע. אתם עלולים לעמוד עם מספר קטן של אנשים מה שעוד יותר יגרום לנזק. איך תשווקו את האירוע? קודם כל תיזמו שיחות למגיעים פוטנציאליים.

בנוסף ואולי חשוב יותר, תעשו יחסי ציבור באינטרנט וספציפית ברשתות החברתיות. פייסבוק לדוגמא מאפשרת לפרסם תוך טירגוט מדויק של קהל היעד כך שניתן להגיע ללא מעט אנשים פוטנציאליים שהאירוע שלכם יעניין אותם. בטוויטר אפשר לעשות האשטאג שזהו כלי נהדר לקידום אירועים וליצירת תחושה כאילו יש קהילה מקוונת שלימה מאחורי האירוע שלכם.

אל תשכחו שהוויזואלי הוא מה שתופס בעיקר, מה שעובד על אנשים ומה שגורם להם להרגיש משהו. זה אומר שכדאי שתגייסו לטובתכם גם את יוטיוב ואפילו תשקיעו בסרטון ברמה גבוהה. סרטון מצחיק, שנון, מעניין במיוחד או כזה שתופס את תשומת הלב מכל בחינה שהיא יכול להיות גם ויראלי במיוחד. הוא יכול להגיע לאלפי עיניים בתוך דקות ויכול לעשות עבורכם את העבודה גם בל להשקיע יותר מידי כסף בזה.

בחירת המיקום

הצלחתו של אירוע עסקי כזה או אחר תלויה כמובן גם במיקום שלו. לפני שנדבר על המקום ספציפית, כדאי לדבר על האזור בו כדאי לקיים כזה אירוע. תל אביב היא דוגמא טובה לאזור מושלם לאירוע עסקי ויש לכך כמה סיבות. ראשית, תל אביב היא עיר שמשדרת דינאמיות, משדרת קידמה ומשדרת הצלחה. תל אביב היא עיר ללא הפסקה, עיר שזורמת כל הזמן ולא עוצרת לרגע ואירוע בתל אביב יהיה עם הוויב שיש לעיר הזו.

תל אביב היא גם עיר שהגישה אליה נוחה במיוחד. יש אליה כבישים ויש אליה תחבורה ציבורית נוחה, ונכון שהיא סובלת קצת מפקקים ומבעיות חנייה אבל יש אזורים ושעות שפחות, וכמובן שאם אתם כבר עושים אירוע בתל אביב, תוודאו שיש חנייה של המקום בו מתקיים האירוע או שיש איזה שהוא הסדר עם חניון קרוב.

אם אתם כבר עורכים אירוע עסקי בתל אביב ועוד לא שמעתם על הייאנד, אתם חייבים להכיר את המקום. למה הוא כל כך מתאים לאירוע עסקי? קודם כל כי הוא בתל אביב ובאזור לא פחות ממושלם בעיר. בנוסף, בהייאנד יש כמה מתחמים מה שיכול להיות מושלם עבור אירוע עסקי. תארו לעצמכם שאתם רוצים להשיק איזה שהוא מוצר, מתחם אחד יכול להיות מתחם קבלת פנים עם טעימות ויין, אחד יכול להיות עם תצוגה של המוצר שמאפשרת להתנסות בו ואחד יכול להיות למפגש חברתי, אוכל ומוזיקה.

מתחם האירועים הייאנד מעוצב בקווים תעשייתיים עדכניים. המתחם מציע אוכל מעולה מבית השף ערן זינו, מאפשר לבחור בין חלל פנימי אורבני לבין גג פתוח וחצר מוריקה. אידאלי לחתונות, מסיבות ואירועי קוקטייל.

הילדה הקטנה עדיין הילדה הקטנה שלכן, אך יחד עם זאת היא כבר ילדת בת מצווה ועל כן הגיע הזמןלהרים אירוע מושקע ושמח. אם כן מה בדיוק עושים? ובכן סביר להניח שגם הילדה שלכןכמהה למסיבה מהנה עבור המשפחה והחברים הקרובים, ובאותה נשימה מאוד סביר שאתןהאימהות מבינות שמוטב להרחיק את האירוע מהבית, במיוחד אם מבקשים לשמור על שפיות ולהרים אירוע ייחודי. מכאן שברור לכל שיש לפעול בכמה מישורים: הן למצוא אולם אירועים מתאים, והן להבין את מי מזמינים וכמה מוכנים להשקיע. ובכן בעוד שעל שתי השאלות האחרונות רק אתן יכולות לענות, הרי שאנו בהחלט יכולים לסייע עבור מימוש המשימה הראשונה – מציאת אולם מתאים. אז מה ואיך בודקים? מתחילים!

התאמה מלאה לקונספט

ראשית נציין שאולם לבת מצווה צריך להיות מותאם לכמות המוזמנים, משמע לרוב עליו לדעת להכיל כמות קטנה של אנשים אך עדיין להיראות מלא. בנוסף, יש להבין שאולם עבור בת מצווה אינו יכול להיראות כמו אולם כנסים או כמו אולם ייעודילחתונה, וזאת כי עליו לשדר מראה יותר צעיר, פחות יוקרתי ויותר מלא חיים, אך בו זמנית גם עליו להיות איכותי ומוקפד. האם זה אומר שלא ניתן לבחור באולם שבין היתר מתחתנים בו? כלל לא, אך זה כן אומר שנדרשים לעצב את המקום בהתאם -נדרשים לוודא שהבסיס העיצובי והחלוקה הפנימית מאפשרים משחק נכון עבור התאמה מלאה. כמו כן, יש לוודא שמעצבי המקום זורמים עם הקונספט הרצוי ויודעים לגרום לדברים לקרות -בהתאם לדרישות אישיות.

מעלים את הווליום

כל מסיבת בת מצווה צריכה שני דברים חשובים: אוכל טעים ומוסיקה טובה שתניע את כולם לכיוון הרחבה. פה נחדד כמה דברים: אוכל שמיועד למסיבת בת מצווה אינו יכול להגיע מתפריט שבעיקרו מיועד לחתונה,כי עם כל הכבוד לחוש הקולינרי של ילדים בני 12, הם פשוט פחות מעריכים מנות מתוחכמות ונתחים מסוגננים, אלא הם בעיקר אוהבים דברים פשוטים, טעימים ונוחים לאכילה. דבר שני, יש לוודא שניתן להביא למתחם כל דיג'יי רצוי (או לחלופין כל קומיקאי אהוב), ואף חשוב לוודא שיש מערכת סאונד איכותית לצד תנאי אקוסטיקה תומכים. מה עוד חשוב לוודא? שעבור האורחים הגדולים מחכה בר קוקטיילים מושקע (עם מטריות ורודות כמובן)– גם להם מגיע קצת נחת.

בין מיקום לקונספט

גיל 12 הנו גיל שבו ילדים וילדות מתחילים לגלות נדבכים חדשים בעצמם, חושבים בגדול ומבקשים לכבוש את העולם, ועל כן יהיה זה רק נכון להתייעץ עם ילדת הבת מצווה לגבי הנדבכים המשלימים שלהם היא מצפה. בנקודה זו מומלץ לאפשר לילדת הבת מצווה להוביל את הקונספט הרצוי עבור עיצוב האירוע, כאשר עליכן האימהות לפתוח עבור הילדה הפרטית שלכן אפיקים נוספים ולעבור עמה על תמונות השראה (כמובן בהתאם לתחומי עניין אישיים). כיצד כל זאת מחבר אותנו לבחירת האולם האידאלי? ובכן מאוד ייתכן שלילדה אחת יתאים לחגוג את האירוע באולם מקורה, אך לילדה אחרת יותר יתאים מתחם פתוח לצד גינה מוריקה.

יום כיף

ידוע שלאירוע מרגש כגון בת מצווה נדרשים להתכונן כראוי – כולל שמלה, תסרוקת ואפילו איפור עדין. אי לכך ממש כפי שכלות רבות בוחרות להתארגן לחתונה בעיר ת"א(עיר שמציעה את מיטב החנויות והשירותים המשלימים), כך גם יהיה נכון להתמקד בעיר ת"א עבור החגיגה וההכנות, משמע כל עוד מתמקדים במציאת אולם בת"א, הרי שניתן לשלב בין מסע החיפושים לבין יום כיף בעיר הגדולה עם אמא. כמו כן, גם אם אינכן גרות בעיר, עדיין מומלץ לארגן את המסיבה באולם תל אביבי ובו זמנית להישאר ללון בעיר, כך שלמחרת זוכים לקום בעיר ללא הפסקה ופשוט ליהנותמנפלאות תל אביב ללא לחץ ובאופן ייחודי. באופן שכזה ניתן לשלב בין חגיגה למתנה משלימה, בין האירוע עצמו לנופש ייחודי עם המשפחה. מכאן שאם שברתןאת הראש לגבי מתנה, אתןמוזמנות לסגור את הפינה.

אל תופתעו – הילדה מחכה להפתעה!

כשמארגנים אירוע מרגש כגון מסיבתבת מצווה, יש לשמור על מינון נכון – בין קבלת ההחלטות שלכן לבין קבלת ההחלטות של הילדה (בכול זאת הילדה נכנסת לעולמם של הגדולים), כאשר תמיד נכון להשאיר מקום עבור הפתעה. שנרחיב? ובכן כדאי לשאול את הילדה האם היא מעוניינת במסיבה, איזו פעילות היא מעדיפה (קומיקאי, סדנה,דיג'יי..), איזה עיצוב היא חושבת שיתאים, איזה אוכל היא הייתה שמחה להגיש לחברים, האם היא מעוניינת באירוע הושבה מסודר (או באירוע קוקטייל), האם יש יעד מסוים שהיא מעדיפה, האם היא רוצה אירוע מתחת לכיפת השמיים (או אירוע סגור) וכדומה. במקביל, גם אם הילדה בקיאה בכול החלטות שהתקבלו, עדיין רצוי להפתיע אותה. כיצד? הזמינו להקה שהיא אוהבת, תוספת מגניבה (למשל פינה לשזירת זרי פרחים לראש או צייר קריקטורות) ואף תשקלו להכין עבורה מצגת משעשעת (ולא מביכה).

בין פעם להיום

מרגישות יותר מוכנות לקראת הבת מצווה של הילדה הקטנה שלאחרונה כה גדלה? ובכן זה הזמן להביט לאחור -לבת המצווה שלך, ולהבין שלמרותשלא מעט השתנה בשנים האחרונות, עדיין הבסיס נשאר זהה: גם את וגם הילדה רואות בבת מצווה הזדמנות להביע עמדה ולשמוח עם אנשים שאוהבים,רק שהיום הכול מעט יותר מושקע וגדול. המון מזל טוב!

הייאנד הנו מתחם אורבני מרשים ביותר שממוקם בלב תל אביב, המתחם מעוצב בהתאם לאווירה שוקקת החיים של העיר ומציע נוף ת"א ממגנט. מתאים ל250 איש – אידאלי לחתונות, ימי הולדת, כנסים ועוד.

למה הייאנד הוא מקום מושלם לאירועים וימי הולדת? 

איזה כיף שיום הולדת מגיע פעם בשנה, אך מדי כמה שנים מגיע יום הולדת מיוחד שמבקשים לחגוג באופן שלא יישכח ושירים לחוגגים שטרחו להגיע, ועל כן אם גם אתם קיבלתם החלטה לחגוג יום הולדת במסיבה גדולה, צבעונית, שיקית ועל רמה, אתם צרכים להכיר את מתחם האירועים הייאנד שיושב בעיר שאינה יודעת הפסקה – בעיר שבה תמיד מוצאים סיבה למסיבה.

מגוון מתחמי ישיבה

מתחם הייאנד ממוקם ברחוב התעשייה בקומה העליונה, משמע הוא יודע להציע נוף אורבני, כזה שמאפיין את העיר הלבנה – נוף שמאפשר לחוש במרכז העולם ולקחת הפסקה מהמרוץ של היום יום, כאשר תמיד ניתן לבחור בחלל הפנימי שמוקף בחצר ירוקה ולהיזרק בו עם קוקטייל מרענן, להתמקם בגג הפתוח שמציע 360 מעלות של אווירה מרימה, או כמובן להישאר במבנה עצמו שמעוצב בהתאם לסגנון העדכני – סגנון בוטיק, אורבני בועט, כך שאווירה צעירה, משוחררת, מוקפדת ומתוחכמת מעגנת הכול ביחד, כך שרק נותר למצוא פינה עם חברים שמזמן לא ראיתם, או לחלופין להתמסר למוזיקה שמלווה בסאונד מצוין.

יום הולדת בקיץ או בחורף?

יש לכם יום הולדת בחורף? באביב? או בשיא הקיץ? ובכן מתחם הייאנד מעניק מענה מושלם. כשחם ולח או כשגשום וקר הוא מציע מבנה מקורה וממוזג, וכשהאוויר נעים ורוח שנישאת מהים מלטפת את הפנים הוא מציע את הגג הפתוח/ המרפסת עם הנוף – כך שלכם רק נותר לבחור מה יותר נכון עבור יום ההולדת הפרטי שלכם.

בוחרים תאריך

מתלבטים באיזה יום להזמין את כל החברים? ובכן אם גם אתם מגיעים למסקנה שמסיבה בסופ"ש הכי מהנה, תשמחו לדעת שהמתחם פתוח לאורך כל השבוע, כולל אירועים בשבת ואירועי שישי בצהריים. מכאן שאין צורך להתפשר – הייאנד זמין עבורכם בכל יום בשבוע, אם כי רצוי לשריין מקום כמה שיותר מוקדם.

מרימים לאורחים

אין זה סוד שמסיבת יום הולדת כוללת מוזמנים – חברים ואנשים שתמיד שמחים לראות אתכם, אך באותה נשימה גם אין זה סוד שחברים רבים לא תמיד ששים לצאת מהבית, ועל כן אם הם כבר מתלבשים, מתבשמים, נכנסים לאווירה ומגיעים, חשוב להעניק להם סיבה טובה לחייך כבר מהשנייה הראשונה, ופה מתחם הייאנד עומד היטב במשימה, כאשר בין היתר אוכל מדהים מחבק את סך האווירה.

יצירה של אוכל

אחת מהסיבות לגאווה של הייאנד ללא ספק מתמקדת במטבח הבית שאותו מוביל עם הרבה אהבה השף ערן זינו, השף שתמיד מגוון, יוצר מתוך אהבה, מקפיד על חומרי נראות ואיכות, מפתיע עם תוספות מגניבות, מלהטט עם חומרי גלם ותמיד קולע למטרה – מוציא את האורחים שלכם עם טעם של עוד.

חשבנו על הכול מראש

מתכוונים להעביר מצגת משעשעת במהלך המסיבה? כאנשים שיוצאים להרבה מסיבות חשוב לכם סאונד איכותי? כתל אביביים אתם יודעים להעריך מקום חנייה פנוי? יש לכם חברים קרניבורים ומצד שני חברים טבעונים? ובכן מתחם הייאנד חשב על הכול ועל כולם: מציע מענה מלא, מוקפד וברמה מאוד גבוהה. מכאן שטוב לדעת שהאורחים יימצאו חנייה חופשית בצמוד למתחם, מקרן ומסך איכותיים מותאמים לגודל ולדרישות המשתנות, מורגשת חשיבה מקדימה על אקוסטיקה איכותית, התפריט אינו רק בשרי וחלבי, אלא בין היתר יודע להיות טבעוני, ואפילו מחכה לכם מערכת iPlan. מה עוד? ישנו גנרטור כיבוי, כשרות מטעם הרבנות, מעלית, אבטחה לכל אורך האירוע, גישה לכיסא גלגלים ומנהלי אירוע שילוו אתכם עם הרבה סבלנות.

מיקום אידאלי

מעבר לעובדה שמתחם הייאנד מציע נוף אורבני לצד גינה מרגיעה, מרוהטת ומזמינה, גם קיים פרמטר נוסף שמשחק תפקיד חשוב, פרמטר שהופך את הייאנד ליעד אידיאלי עבור מסיבת יום הולדת, והוא העובדה הפשוטה שמדובר בלב תל אביב ובעיצוב משלים מרים. מכאן שאם מתכוונים להתחשב בחברים ובבני המשפחה, אם מרחק נגיש הוא חלק מהתנאים ואם שואפים שהאורחים ישמעו על היעד וישר יתלהבו, הרי שמצאתם את שביקשתם.

על גג העולם

אין זה משנה אם אתם בני 50,40,30, 20 או בתחילת החיים – עומדים לחגוג בר/ת מצווה, וזאת כי יש משהו במיקום הסופר אורבני של הייאנד שמתאים לכל גיל – יש משהו אל זמני בקומת גג שמשקיפה אל עבר גגות תל אביביים, יש משהו עוצמתי בחוויה להשקיף מלמעלה – יש משהו נכון בלחגוג יום הולדת ולהיות במרכז, תחשבו על זה!

מומחים ביצירת אווירה

יום הולדת הנו יום מיוחד שבו מבקשים לחגוג, לשמוח, להשתחרר, להביט קדימה עם חיוך גדול ובעיקר לשמוח לצד אנשים שאוהבים, ועל כן נמצא שני פרמטרים עיקריים שמסייעים להשיג את המטרה: אלכוהול ועיצוב כמובן, ופה המקום לציין שהאלכוהול מבית הייאנד משובח, מעודכן, יצירתי ומוקפד – כולל את מיטב חומרי הגלם, מתובלים בשואו שמוסיף את הטוויסט הנחוץ. מה מבחינת אווירה? מספיק מבט אחד על התמונות של המיקום בשביל להבין שאכן נעשתה עבודת עיצוב פנים מתוחכמת ובו זמנית מעודכנת. השילוב של הבטון החשוף עם צמחייה, רצפת עץ, פרופילים של אלומיניום, חלונות ענק ותאורה שממוקמת נכון לצד גופי תאורה נקיים ומרשימים, ביחד מייצרים בועה מגניבה שמושכת פנימה לחגיגה מדהימה.

תמיד נכון!

מכאן שבין אם מדובר ביום הולדת שלכם או ביום הולדת שאתם מבקשים לארגן כהפתעה, הרי שטוב לדעת שלפחות לגבי המיקום אתם סגורים. עתה רק נותר לבחור את מי מזמינים ואיזה יום מעדיפים – יאללה מסיבה!

עומדים לקראת תכנון אירוע ורוצים לשלוט על כל נישה ונישה, מכוונים שהכול יתממש בדיוק כפי שאתם מכוונים ושואפים? ובכן נראה שגם אתם מתעקשים למצוא מתחם אירועים מתאים ובו לשבץ את סך נותני השירות המשלימים. נשמע כמו אירוע שעומד לצאת מוצלח ביותר? ובכן בין היתר נשמע כמו תקופה שבה אתם עומדים להיות טרודים וצמודים ליומן מלא במשימות, ועל כן אנו פה בכדי לסייע לכם לעשות מעט סדר – לעזור לכם להבין אל אלו נותני שירות צריך לפנות, מה הכרחי לבחון ומה חשוב לדרוש.

יוצאים לדרך

השלב הראשון הוא ללא ספק להבין עד כמה האירוע עומד להיות קטן והיכן מבקשים למקם אותו, וזאת כי לאופי של המקום יש השפעה ישירה על שאר הפעילות של נותני השירות. שנדגים? ובכן אם מוצאים מתחם שבין היתר מציע עיצוב שמתכתב עם הטעם שלכם ומטבח מושקע שמובל ע"י שף ידוע, הרי שכבר ניתן להוריד מהרשימה חיפוש של קייטרינג ומעצב פנים, כר שניתן לקפוץ כמה צעדים קדימה בתכנון האירוע ובין היתר לחסוך לא מעט, וזאת כי אין זה סוד שאם בוחרים בקייטרינג של המקום ובמגוון שירותים משלימים, הרי שהמחיר הרבה יותר נמוך. כמו כן, חשוב לקחת בחשבון שגם אם מתחם אירועים מציע ללא עלות נוספת מגוון נותני שירות משלימים, הרי שעדיין חובה לבחון את הרמה של כל נדבך ונדבך.

דגשים חשובים

בין אם עומדים לבחור צלם, מעצב, או קייטרינג, עדיין חשוב לבחון חיבור אישי. למה הכוונה? ראשית על הספק להעניק ללקוח תחושה טובה – להסביר מהבסיס מה הוא מספק, לשקף אמינות ואף להראות נכונות להתגמש בהתאם לרצון הלקוח. כמו כן, על הספק לקחת את הרצון של הלקוח ולתרגם אותו למעשים שנוגעים לתחום השירות. מכאן שאם מרגישים שיש עם מי לעבוד ואם מרגישים שהאווירה מקצועית ובו זמנית קלילה, הרי שבהחלט מדובר בסימן חיובי – מצאתם את הספק שנכון עבורכם.

שיקולים נוספים

ידוע לכל שגם אירוע יוקרתי שואף לחסוך ועל כן זה רק הגיוני שהדבר הראשון שאנשים בוחנים הנו כמה עולה השירות, ופה אנו מבקשים לעצור ולחדד את הנקודה – להסביר שלעיתים שווה לשלם מעט יותר בכדי לקבל הרבה יותר, ושאין לאפשר למחיר נמוך לקלקל לכם את סך ההשקעה. כך למשל אם תגישו לאורחים אוכל שאינו מספיק טעים, הם פשוט יחכו שהערב ייגמר ואף ישמרו לכם בלב טינה, כי כשאורחים יוצאים מהבית ואף שמים צ'ק במעטפה, הם מצפים לקבל תגמול – הם מצפים לאירוע מושקע! מה עוד ראוי לבדוק? רזומה כמובן! רזומה מהווה את הפרמטר החשוב ביותר כאשר מתחבטים בין נותן שירות כזה לאחר, ועל כן הכרחי לבחון מה חושבים לקוחות קודמים, וכיוון שאנו חיים בעידן דיגיטלי, טוב לדעת שהבדיקה אינה אמורה להיות קשה.

דגשים עבור בחירת נותני שירות ספציפיים:

• בחירת צלם – כאשר עומדים לבחור צלם ראשית יש להבין מה מצפים ממנו ולאחר כן יש להבין מה מצפים מהתמונות עצמן. כך למשל מהצלם ניתן לצפות שיהיה רגיש להתרגשות ולדינמיקה ביניכם, שיגלה יצירתיות, שיעשה שמח וכמובן שיהיה מקצועי. בו זמנית, מהתמונות ניתן לצפות שהן יעבירו סגנון מסוים, יכללו אנשים שיקרים לכם ושיתעדו את סך הרגעים החשובים. כמו כן, תוודאו מראש מה כוללת העסקה: כמות תמונות, אלבומים להורים, כמות צלמים וכדומה.
• תקליטן – תקליטן הנו הלב והנשמה של האירוע ועל כן חשוב ביותר לוודא שקולעים למטרה. על התקליטן לקרוא את הקהל ולהגיב במידי, להיות קשוב לרצון של בעלי השמחה אך גם להקשיב לרצון של האורחים, להמליץ על מגוון סגנונות ולדעת לשלב ביניהם, לבצע מעברים חלקים ולהיות אחראי, כך שגם אם יש תקלה הוא יגיע מגובה עם ציוד מתאים.
• מעצבת אירוע – אם מוסיקה היא הלב של האירוע, הרי שעיצוב הנו הגוף של האירוע. עיצוב משפיע על האורחים באופן מידי, כבר מהרגע שבו הם נכנסים למתחם ומביטים על מרכזי השולחנות, על פינות הישיבה וכדומה. אי לכך יש למצוא מעצבים שמחזיקים בתיק עבודות מרשים, שהם משקיעים בהבנת הרצון האישי של הלקוח, שהם אינם מתפשרים על רמת הגימור, שהם מודעים לטרנדים האחרונים ושהם בין היתר שואפים לשלב אמירה אישית.
• קייטרינג – פה ראשית כל יש להבין מה מחפשים, הן מבחינת סדר גודל ומחיר והן מבחינת אופי האוכל וההגשה. לאחר שמתמקדים יותר קל להתחיל לאסוף המלצות. לאחר שיש כמה מתחילים להרים טלפונים ולברר פרטים יבשים – קרי זמינות, מחירים וייחודיות. לאחר שקוראים ביקורות טובות ושאר המשתנים גם כן מסתדרים, מומלץ להגיע לראות אירוע בפעולה, ובו לבחון את הפרמטרים הבאים: עיצוב המנה, גודל המנה, עדכניות, טעם, תזמון, טמפרטורה, מידת עשייה, טריות, שפע ויחס כללי של נותני השירות. הרבה עבודה? רק כך תהיו בטוחים שמדובר בקייטרינג הנכון, כי קייטרינג טוב בוחרים לא מהראש – אלא מהלב ובעיקר מהבטן.

מוכנים? מתחילים!

לסיכום, אתם רוצים להרים אירוע קטן במרכז וכעת אתם גם יודעים אלו נותני שירות עליכם לחפש. מה נותר? לבחון נותני שירות נוספים, כי ייתכן שתבקשו לשלב גם שירותי תאורה, סאונד וכדומה. נשמע כמו הרבה עבודה? ובכן ברגע שתתחילו מהר מאוד תגלו ששלב אחד נגמר ושני מתחיל, כך שהאירוע אט אט מתחיל לקרום עור וגידים. פה נסיים עם ההמלצה הבאה: תעגנו בחוזה כתוב את סך ההסכמים בין נותני השירות, ערכו רשימת מטלות ואל תהיו שאננים – תפקחו שהכול קורה כרצוי. בהצלחה!

ידעת שהיום הזה יגיע ולמעשה, חיכית לו לא מעט שנים. תמיד חלמת על הרגע בו יגיע הגבר המושלם ויציע לך נישואין, הגבר שיהיה לצידך כל חייך, יתמוך בך, ידאג לך ויקים יחד איתך משפחה.

והנה, הרגע המיוחל הזה הגיע. הוא הציע לך נישואין ואת מרגישה על גג העולם, מתרגשת לספר לכולם שזהו, אתם מתחתנים בשעה טובה. זה שאת בעננים זה מצוין וככה בדיוק את אמורה להרגיש, אבל אין מה לעשות, את צריכה גם לנחות כי יש לך ולו המון עבודה. אתם צריכים לארגן חתונה וזה פרויקט לא מבוטל, אז הנה כמה דברים שצריך לדעת על ארגון חתונה כמו גם טיפים יעילים שיהפכו את זה לכייפי במיוחד.

תתחילי מרשימת מוזמנים

כן, רשימת מוזמנים היא הדבר הראשון שצריך להכין, ולא, זה לא לפני מציאת מקום לערוך בו את החתונה. למה? כי הכול תלוי בכמות המוזמנים. אם זה המקום שצריך להכיל את כולם ושיהיה מספיק מרווח, אם זו כמות הצלמים שיהיו באירוע (כן כן, גם כמות האנשים שיהיו משפיעה על כמות הצלמים שצריך בשביל לכסות את האירוע כמו שצריך) אם זה הצפי של המתנות שיתקבלו מה שאצל לא מעט זוגות גורם מכריע בהחלטה על תקציב, סוג האוכל שיוגש והתאמות (לדוגמא אם יש מוזמנים חרדים רבים, צריך למצוא להם את הכשרות המתאימה) ועוד דברים רבים אחרים.

תכנון תקציב

אם תסתכלי סביבך ותדברי עם חברים או בני משפה שהתחתנו בשנים האחרונות, תגלי מהר מאוד שיש לא מעט זוגות שהערב הזה הוסיף להם כמה דאגות בחיים. הם תכננו חתונה והוציאו עליה המון, הרבה יותר ממה שהיה נראה להם והמתנות שהם בנו עליהן, לא ממש כיסו את ההוצאות.

כדאי שאת ובן זוגך תלמדו מזה. אין שום סיבה שתרימו אירוע גרנדיוזי אם זה גדול עליכם בכמה מידות. אתם לא צריכים לשבור חסכונות ולא צריכים לגרד מכל מקוך אפשרי, אתם יכולים בהחלט להרים אירוע מכובד גם בלי זה. נכון שהכי כיף זה לצאת ולחפש את השמלה הכי הכי אבל רגע לפני כדאי שתשבו ותעשו חישוב כמה אתם יכולים להוציא לאירוע הזה. אל תבנו על מתנות האורחים אלא תחשבו את כל מקורות המימון שיש לכם בלי.

תבחרי ספקים שמרגיש לך נוח איתם.

ברגע שאת ובן זוגך תתחילו לברר על נותני שירות, אתם תגלו שיש אין סוף מהם… זה אומר שיש לך מבחר גדול וזה אומר שהכוח בידיים שלך ושל בן זוגך. אין שום סיבה שתסגרו עם נותני שירות שאתם לא מרגישים ב-100% טוב עם הבחירה שלהם. אתם לא צריכים להתפשר וטווח המחירים בהתאם למה שכל אחד מציע, רחב מאוד. כך גם עם המחיר, לאחר שהגדרתם תקציב מראש תדעו לאיזה כיוון ללכת מבחינת הספקים.

תכנון התאריך

כמובן שהדבר הראשון שאת ובן זוגך צריכים לקחת בחשבון זה מתי נוח לכם. זה אומר שאם אחד מכם סטודנט, אתם צריכים כמובן לקחת גם את זה בחשבון. אבל מעבר לזה, לבחירת מועד החתונה יש בעיקר משמעות כלכלית אבל לא רק. אם תבחרו לצורך העניין בחתונה בחורף, גן אירועים פתוח ירד מהרשימה. מעבר לזה, יש כמובן עניין של עלויות, של ביקוש ושל היצע ובחורף המחירים באופן כללי נמוכים יותר גם באולמות וגם אצל נותני שירותים כי הביקוש בחורף קטן יותר. זה בהחלט משהו שאתם צריכים לקחת בחשבון כשאתם מתכננים חתונה.

גם ליום בשבוע יש משמעות. היום הטוב ביותר לקיים בו חתונה הוא יום חמישי, כי הוא נוח יותר לאנשים וכי הוא מאפשר להם להשתחרר יותר וליהנות כי ברוב מקומות העובדה לא עובדים ביום שישי. אבל עם הביקוש עולה כמובן המחיר וחתונות בימי חמישי יקרות יותר מאשר חתונות באמצע השבוע. זה עוד משהו שאתם צריכים לקחת בחשבון כשאתם מתלבטים באיזה יום לקיים את החתונה.

אוכל, קדימה אוכל…

עם כל הכבוד לצלמים, לעיצוב ולאטרקציות שיהיו בחתונה שלכם, אחד המרכיבים החשובים ביותר להצלחה של האירוע יהיה האוכל שבו. בסופו של דבר אנשים זוכרים בעיקר איך היה האוכל באירוע, ואתם צריכים לדאוג מבחינתכם שהוא יהיה הכי טוב. יש אולמות שמציעים את האוכל שלהם ויש כאלו שמאפשרים להביא קייטרינג חיצוני, ומה שצריך להנחות אתכם זה לא השמות המפוצצים של המנות אלא האם הן יתאימו למוזמנים שלכם. זה אומר שאתם צריכים לקחת בחשבון את טווח הגילאים שישלוט באירוע, וזה אומר שאתם צריכים לדאוג גם לבודדים. אם יש לכם לצורך העניין מוזמנים שצריכים כשרות מהודרת, אין שום סיבה שלא יהיה להם. אם יש לכם צמחונים או טבעוניים במוזמנים (והיום כבר מעל ל-10% מהאוכלוסייה צמחונים או טבעוניים) המנות שיוגשו להם צריכות להיות מנות מכובדות ולא איזה שניצל טבעול שחומם במיקרוגל. תנו גם להם להרגיש שכיבדתם אותם.

צילום – ספק אחד או כמה ספקים?

התיעוד של האירוע הוא מה שיישאר לכם לאחריו. אתם יכולים לבחור צלמי סטילס, וידאו, עריכת אלבומים ומה שמסביב מכמה נותני שירות אבל הדבר הנכון ביותר הוא לבחור נותן שירות אחד שיספק את הכול. איך בוחרים? מעבר לתקציב ולמחיר, פשוט מתרשמים מעבודות קודמות. אתם צריכים לא פחות מלאהוב את מה שצוות הצילום עושה כדי לקבל את ההחלטה הנכונה. אל תתפשרו על צילום איכותי, זה מה שיישאר לכם, לילדים ולנכדים שלכם עוד שנים ארוכות.

זו יכולה להיות חתונה וזה יכול להיות בר מצווה, זו יכולה להיות ברית מילה וזה יכול להיות אירוע עסקי כלשהוא כמו ערב חברה או אירוע גיוס משקיעים, מה שיכול להיות משותף בין כל האירועים הללו הוא שזה יהיה אירוע קטן. מה זה אומר אירוע קטן? בדרך כלל זה אירוע של עד מאה אנשים ואולי קצת יותר. ברוב המקרים זה יהיה אירוע של כמה עשרות אנשים וזה אומר היערכות והכנות דומות כמו באירוע גדול אבל עם דגשים אחרים.

אירוע קטן יכול להיות במסעדה אם הוא ממש קטן ואם אתם רוצים בכך, אבל הוא יכול להיות מצד שני גם אירוע באולם או בגן אירועים. אם האופציה השנייה היא מה שאתם מחפשים ורוצים וגני אירוע הם הכיוון שלכם, אז הנה כמה טיפים שאתם יכולים לקחת על מציאת גן אירועים כזה ועם ארגון אירוע קטן בכלל. אז קדימה, תתחילו לרשום.

התאמה לכמות המוזמנים

הדבר הראשון אותו אתם צריכים לקחת בחשבון בבואכם למצוא מקום לאירוע קטן ולא משנה איזה אירוע זה, הוא התאמה לכמות המוזמנים. זה צריך להיות מצד אחד מקום מרווח מספיק, כזה שאפשר לרקוד בו וכזה שאפשר שיהיו בו אטרקציות שונות אם אנו רוצים כאלו ומצד שני, הוא צריך להיות מקום שלא יהיה גדול מידי ביחס למוזמנים כדי שהוא לא ייראה כאילו חלק מהמוזמנים לא הגיעו.

כשמארגנים אירוע קטן, בדרך כלל מזמינים את האנשים הקרובים יותר, אלו שאפשר לקבל מהם מידע האם הם יגיעו או שלא. סביר להניח שרובם יגיעו ואולי אפילו כמעט כולם, אבל את זה אתם חייבים לוודא וחייבים לעשות את זה כמה שיותר מוקדם בשביל לדעת מה הכיוון מבחינת מקום.

מקום שמקיים אירועים קטנים על בסיס קבוע

כל מקום יהיה מוכן לקיים בו אירוע קטן, אבל כפי שציינו, אם הוא יהיה גדול מידי זה לא ייראה טוב. אבל מעבר לזה אתם צריכים למצוא גם גן אירועים שכבר היו בו לא מעט אירועים קטנים, שאתם לא הראשונים שמקיימים בו אירוע כזה שהוא מורגל כבר ויכול לתת לכם את מה שאתם צריכים. אתם צריכים לוודא שהאוכל בו מותאם לאירועים קטנים ושהמקום יודע לעבוד מול ספקים שונים של אירועים קטנים. אם המקום כבר מתורגל, יהיה לו קל יותר לספק לכם את מה שאתם צריכים ורוצים.

הגדרת תקציב

אחרי שהבנו מה תהיה כמות המוזמנים אפשר להתחיל לדבר על מספרים שזה אומר שאפשר להתחיל לתכנן את התקציב לאירוע. אל תזמינו כלום לפני שיש לכם מסגרת תקציב כזו שכוללת את כל הפרטים באירוע וגם משאירה תקציב ל"הפתעות". תקציב כזה צריך לכלול את המקום שיהיה בו האירוע כמובן, את הקייטרינג אם הוא יהיה חיצוני, את התקליטן, את הצלמים, את האטרקציות השונות אם אתם מתכוונים לשלב כאלו, עיצוב האירוע ועוד כל מיני הוצאות שיהיו בו.

אתם חייבים להשאיר גם משהו בסביבות ה-20% ל"הפתעות". מה זה אומר הפתעות? זה אומר דברים שלא תכננתם מראש ושאתם רוצים בכל זאת, או דברים שלא הערכתם נכון את העלות שלהם. אתם חייבים לחשוב על הכול, ועדיין לזכור שבטוח שכחתם כמה דברים קטנים.

כמה דברים שאתם חייבים לבדוק בגן האירועים:

• רישיון עסק – אין כמעט מי שלא שמע בתקשורת על אולם או גן אירועים כזה או אחר שנסגרו בגלל שלא היה להם רישיון עסק, אבל זאת הבעיה ה"קטנה". למה? כי זה קרה לא פעם רגע לפני אירוע מתוכנן, שזה אומר כמה שבועות, כמה ימים וקרו כבר מקרים שגם כמה שעות לפני האירוע. כל אולם או גן אירועים חייבים רישיון עסק שכולל את כל האישורים כמו כיבוי, בטחון וכדומה. אם אתם מתכננים אירוע בגן אירועים אתם חייבים לוודא שיש למקום רישיון עסק בתוקף, ולא רק שאומרים לכם שיש רישיון כזה אלא לבקש לראות אותו ולראות האם הוא בתוקף. אל תתפשרו על זה ואל תאמינו לשום דבר חוץ מהדבר האמיתי שזה האישור.
• שירותים – השירותים במקום הם הפנים שלו. כן כן, ברצינות, אולם או גן אירועים שמקפיד על שירותים נקיים לכל אורך האירוע זה אומר גן אירועים שמכבד את המוזמנים לאירועים שבו. אתם חייבים לבחון את השירותים אבל לעשות את זה בזמן אירוע. זה אומר שאתם צריכים להגיע פיזית לאירוע בזמן שהוא מתקיים ולבחון את השירותים בתחילת האירוע, באמצע ובסוף. אתם צריכים גם לקבל התחייבות שיהיה מי שידאג שהשירותים יהיו נקיים לכל אורך האירוע ואתם לא צריכים לוותר על זה.
• כמות הצוות והמלצרים – אתם רוצים שהמוזמנים שלכם יקבלו שירות טוב נכון? אתם רוצים שלא תידבק להם הבטן לגב עד שהם יקבלו את האוכל שלהם נכון? בדיוק בגלל זה אתם צריכים לברר על הצוות, מה תהיה הכמות שלו וכמה מלצרים יסתובבו בין השולחנות.
• חנייה – אם האירוע הוא במרכז ובעיקר אם הוא בתל אביב, אבל גם אם לא, אתם חייבים לבדוק מה עם חנייה. אתם לא רוצים שהמוזמנים שלכם יגיעו מותשים ואתם חייבים לוודא שיש חנייה של המקום או חניון שיש איתו הסכם.
• נגישות – היום יש כבר מודעות רבה לעניין ועדיין, יש גני אירועים לא מונגשים. גם אם אין לכם מוזמנים נכים ובטח אם יש, זה משהו שהוא היום א' ב' וחשוב שתזכרו את זה.

שיהיה במזל טוב!

פעם, יום הולדת היה אירוע פשוט יחסית לארגון. כל מה שהיה צריך זה למצוא מקום, לדאוג לקצת כיבוד או מקסימום אוכל פשוט, אולי איזה קוסם שיעביר את הזמן ומכשיר שמתחבר לרמקולים בשביל המוזיקה וזהו, אפשר לעשות יום הולדת עם החברים או בני המשפחה בכיף.

אבל היום יום הולדת הוא אירוע של ממש. היום כבר אי אפשר לחפף באירוע כזה והוא יהיה לא פעם הפקה רצינית שלא מביישת אף אירוע גדול יותר. יום הולדת הוא תאריך משמעותי, השמחה שעברה לה עוד שנה והכל בסדר, ואם אנחנו חתני האירוע או שאנחנו מארגנים את האירוע עבור מישהו אחר, אנחנו צריכים קודם כל למצוא מקום מתאים.

מה זה אומר מקום מתאים? מקום שיוכל להכיל את כמות המוזמנים שאנחנו רוצים שתהיה ביום ההולדת, מקום שמתאים לקונספט שאנחנו רוצים שיהיה, מקום שמאפשר אטרקציות שונות שנרצה להוסיף וכמובן מעל לכל, מקום שמתאים לתקציב שלנו. אז הנה כמה טיפים על מקום ליום הולדת כמו גם על ארגון יום הולדת שכדאי לכם להכיר.

מקום שפתוח לשיגעונות שלכם

אחד הדברים שאתם צריכים לברר הוא האם המקום בו אתם מתכוונים לעשות בו את יום ההולדת הוא מקום גמיש מספיק, כזה שיאפשר לכם לזרום עם מה שאתם רוצים. מה זה מה שאתם רוצים? אם אתם רוצים להביא איזו שהיא אטרקציה רועשת או אם אתם רוצים לסדר את המקום בצורה ייחודית. כמובן שזה צריך להיות בגבול הטעם הטוב ובהתאם לחוק, אבל חשוב שיהיה לכם שיתוף פעולה. איך יודעים את זה? עם המלצה ממישהו שכבר עשה יום הולדת במקום ספציפי והוא יוכל לספר לכם עד כמה בעלי המקום גמישים.

מקום נוח להגעה ולחנייה

כבר נכתב לא מעט על בעיות החנייה בתל אביב ובערי המרכז, אבל אף פעם אי אפשר להפריז בחשיבות של לקחת את זה בחשבון. מסיבה אמורה להיות מהנה, מי שמגיע אליה אמור לצאת שמח יותר מאשר הוא נכנס אליה וזה אומר קודם כל נחיתה רכה. מה זה אומר נחיתה רכה? זה אומר שאפשר להגיע למקום בו מתקיימת מסיבת יום ההולדת בלי עצבים. בלי לעמוד עד אין סוף בפקקים ובלי להסתובב ולחפש חנייה.

בבואכם למצוא מקום ליום הולדת, אתם חייבים לקחת את זה בחשבון. אתם חייבים לבחור מקום שההגעה אליו לא כרוכה בפקקים מוגזמים ושיש לידו חנייה או מקסימום דקות ספורות ממנו יש חניון עם הסדר או כל אופציה אחרת לחנייה. מוזמנים שמחים ורגועים בתחילת האירוע זו התחלה שלו ברגל ימין.

יום הולדת בעל חשיבות מיוחדת

כל יום הולדת הוא יום משמח, יום בו אנו או מי שקרוב אלינו חוגג עוד שנה, אבל יש ימי הולדת בעלי חשיבות גדולה יותר מיום הולדת רגיל. יש ימי הולדת עגולים וימי הולדת שמציינים גיל מיוחד כמו 80 לסבתא, והם נחגגים בדרך כלל עם המשפחה המורחבת, עם האנשים הקרובים ועם מעגל החברים.

חגיגת יום הולדת כזו היא בדרך כלל חגיגת יום הולדת בה יש מעבר למוזיקה, ריקודים ואוכל טוב. יש בדרך כלל "תוכנית" מה שאומר נשיאת דברים לכבוד יום ההולדת על ידי כמה נציגים, מצגת על חייהם ופועלם של חתן או כלת יום ההולדת, יש סרטון או משחק חברתי כלשהוא, ובשביל אלו צריך בדרך כלל תמיכה. זה אומר מקרן וזה אומר מערכת הגברה ורמקול, ועוד כל מיני פסיליטיז שיכולים לסייע. כמובן שאתם יכולים לארגן את כל אלו לבד אבל אם האולם בו אתם מתכוונים לעשות את יום ההולדת מספק לכם את הכול, אז למה לא בעצם?

אם אתם חוגגים יום הולדת בעל חשיבות מיוחדת ויש לכם תוכניות מיוחדות לאירוע, אתם חייבים לוודא שבעלי האולם איתכם, שהם יאפשרו לכם ושהם לא יעמדו ביניכם לבין התוכניות שלכם.

עד מתי יכולה להיות מוזיקה?

מסיבת יום הולדת בעיקר אם היא עם חבר'ה צעירים, אמורה להיות מסיבה רועשת. אבל באזורי מגורים גם לרעש יש גבול, ואתם לא יכולים להמשיך עם המוזיקה עד מתי שתרצו כי יש חוקי עזר עירוניים שאמורים לסייע לתושבי האזור לחיות בשקט. אתם חייבים לבדוק שהאולם בו אתם רוצים לעשות את המסיבה נמצא במקום בו המסיבה לא חייבת להיות תחומה לשעה מסוימת. כמובן שאתם צריכים גם לסגור עם בעלי המקום עד איזו שעה אתם משלמים.

בחרו זמן שמתאים לכולם

טוב, אי אפשר באמת לבחור זמן שיתאים לכולם ושכל המוזמנים יוכלו להגיע באותו היום ובאותה השעה שנקבעה, אלא אם כן מדובר על קבוצה קטנה של משפחה. אבל בכל זאת, כדאי מאוד לחשוב על זמן שבו כמה שיותר אנשים יגיעו, וזה אומר בדרך כלל בסוף השבוע. ביום חמישי בערב לאנשים כבר נעלמות חלק ניכר מהדאגות. הם לא אמורים לעבוד עד יום ראשון ומבחינתם זה הזמן האידיאלי. איפה הבעיה? הבעיה היא שיום חמישי יהיה יקר יותר מאשר השכרת האולם באמצע השבוע. צריך לקחת את זה בחשבון ולקבל את ההחלטה המתאימה.

לא חייבים בתאריך הספציפי

עוד טיפ למי שמארגן יום הולדת הוא לא להיצמד דווקא לתאריך יום ההולדת. למה? כי כמה שיותר גמישות בתאריך ככה יהיה נוח ליותר אנשים וככה גם יהיה זול יותר כי תוכלו לבחור את היום עם המחיר הנמוך ביותר.

אם מי שחוגג את יום ההולדת הוא בן אדם בוגר, אין סיבה שלא לקבוע את המסיבה מתי שנוח כלכלית ומתי שנוח לכולם או לרובם ולא להיצמד לתאריך

רק אתמול הוא נולד וכבר עברו להם כמעט שלוש עשרה שנה וההתרגשות בשיאה. צריך למצוא מקום לערוך בו את בר המצווה, מקום שיהיה נוח לכולם ויוכל להכיל את כולם, צריך למצוא קייטרינג אם הוא לא מגיע עם האולם וצריך לאתר צלמים שיתעדו את האירוע, תקליטן ועוד אנשי מקצוע אחרים.

בר מצווה הוא אירוע מיוחד, אירוע בו הנער עובר מילדות לבגרות, אירוע יהודי סמלי מאוד וכזה שצריך להיחגג ברוב עם. אבל איך מוצאים אולם לבר מצווה? מה כדאי ומה לא כדאי? מהם הדברים החשובים שצריך לזכור כשמחפשים אחר אולם כזה? הנה כמה דברים שחשוב לדעת וטיפים למציאת אולם לבר מצווה שכל אחד שעומד לפני אירוע כזה צריך להכיר.

שילוב בין ילדים למבוגרים

אם אתם מארגנים חתונה, אתם חושבים רק על מבוגרים. נכון שיהיו גם ילדים אך לא הרבה, אך הם לא עיקר האירוע ולא צריך לחשוב יותר מידי על פתרונות בשבילם. בר מצווה הוא במהותו אירוע לילדים, אירוע לחתן בר המצווה ולחברים שלו, אירוע בו משתלבים גם במבוגרים וצריך לרקוד בין שניהם. זה אומר שצריך לחשוב על זה שיהיה מספיק מקום לאטרקציות השונות שיהיו באירוע, זה אומר שצריך שהאוכל יתאים גם למבוגרים וגם לילדים, זה אומר שהמוזיקה צריכה להיות בעיקר כזו שהילדים ייהנו ממנה אבל שגם המבוגרים לא "יסבלו", ובכלל, בר מצווה זה אירוע בו צריך לעשות שילוב חכם בין מבוגרים ובין ילדים.

בר מצווה באזור המרכז

אם בר המצווה מיועדת להיות באזור המרכז, יש כמה דברים שאתם צריכים לקחת בחשבון ובראשם התחבורה. בעיקר אם מדובר על תל אביב, אין מי שלא מכיר את בעיות התחבורה, בעיות הפקקים ובעיות החנייה. אף אחד לא רוצה שהמוזמנים לאירוע שלו יגיעו עייפים ומותשים, שהם יגיעו עצבניים ובלי חשק להשתתף באירוע. זה יקרה אם הם יגיעו אחרי מסע מפרך בפקקים אין סופיים ובטח אחרי חיפוש חנייה בלתי נגמר.

בבואכם למצוא אולם לבר מצווה, אם הוא במרכז בכל עיר שהיא ובטח אם בתל אביב, אתם צריכים למצוא מקום שהתנועה אליו בשעת הבר מצווה היא סבירה, וחשוב לא פחות לוודא שיש חנייה ליד האולם. זו יכולה להיות חנייה של האולם ויכולה להיות חנייה בחניון שיש לו הסדר עם האולם. העיקר שיהיה איפה לחנות ושהמוזמנים לא יצטרכו להסתובב בלי סוף כדי למצוא חנייה.

שתפו את הבן בהכנות לאירוע

כשזה מגיע לכסף והוצאות, רבים מעדיפים להשאיר את הילד מחוץ לסיפור. הוא הרי לא יודע מהן האפשרויות הכלכליות והוא רוצה הרבה דברים שאי אפשר נכון? אז זהו, שכדאי בתכנון בר מצווה להתנהל אחרת עם הילד.

הדבר הנכון ביותר יהיה לשתף אותו בתכנון האירוע, וזה אומר קודם כל לשמוע מה הוא רוצה ועל מה הוא חולם. תתפלאו אבל יכול מאוד להיות שהחלומות שלו לא כל כך יקרים ושעם קצת הקשבה תוכלו גם להגשים לו אותם. בבואכם לתכנן את בר המצווה בין אם זה נוגע לבחירת האולם ובין אם לשאר הדברים שיהיו באירוע, חשוב שתשתפו את הילד. תסבירו לו מה התקציב ותנו לו להיות גם בין מקבלי ההחלטות. הוא ירגיש בוגר וברוב המקרים הוא ישתף פעולה ויבין שבשביל משהו אחד יכול להיות שהוא יצטרך לוותר על משהו אחר. זה יהיה הרבה יותר קל וגם עם תחושה יותר נעימה מאשר אם אתם מציבים עובדות שהוא לא אוהב את חלקן.

אולם שמשתף פעולה עם ספקי אטרקציות שונות…

פעם, אירוע בר מצווה היה אירוע פשוט, אירוע בו המוזמנים היו מתכנסים, היו שמחים ורוקדים, אוכלים אוכל טוב ואומרים כמה דברים. אבל היום זה כבר לא מספיק לצעירים והם מחפשים גם דברים אחרים, אטרקציות שיהיו באירוע שלא יישכחו עוד זמן רב אחריו. אלו יכולים להיות משחקי ספורט וסימולטורים, יכול להיות איזה שהוא אמן כמו קוסם או צייר קריקטורות, ועוד אטרקציות רבות אחרות. מה אתם צריכים לוודא כשזה מגיע לבחירת האולם בו תקיים האירוע? שהוא מאפשר את זה כמובן. שבעלי האולם מסכימים לאטרקציות שאתם רוצים שיהיו באירוע ושלא תהיו מוגבלים בבחירת האטרקציות לילד. הרי אתם לא רוצים שהוא יתאכזב.

התאמת גודל האולם למספר המשתתפים

בר מצווה יכולה להיות קטנה יחסית ויכולה להיות עם מאות משתתפים. הם אמורים לרקוד באירוע ויכול להיות שכפי שציינו יהיו בו אטרקציות שונות. זה אומר שאתם חייבים להתאים את גודל האולם לכמות המשתתפים וצריכים כמובן שיהיה בו מספיק מקום שיהיה אפשר לרקוד בו בכיף. מצד שני, אתם גם לא רוצים שהאולם ייראה ריק מה שאומר שאתם לא רוצים לקחת אולם גדול מידי בשביל כמות קטנה של מוזמנים. אתם צריכים לקחת את הכול בחשבון ולהתאים את האולם לכמות המשתתפים באירוע.

מסכים באירוע

אנחנו חיים בעידן המסכים, וגם הילדים שלנו כבר עושים בהם שימוש בלי סוף. בבואכם לבחור אולם אתם צריכים כמובן גם לבדוק האם יכולים להיות מסכים במקום, בין אם זה בשביל התקליטן ובין אם בשביל מצגת, סרטון בר מצווה או כל דבר אחר. סביר להניח שאולם עצמו יוכל לספק לכם את המסכים שאתם צריכים אבל גם אם לא, תוכלו להביא בדרך אחרת רק אל תשכחו לוודא שאין שום בעיה להביא ושיש מקום בו אפשר להציב את המסכים.

עם קצת חשיבה ועם הבירורים המתאימים, בר המצווה של הילד שלכם יכול להיות לא פחות ממדהים!

מתלבטת לגבי בחירת מקום, עבור אירוע שחשוב לך? לא בטוחה איזה סוג מקום יתאים? היכן? "בחוץ" או "בפנים"? אולי בטבע? אלה כמה נקודות מפתח, שיעזרו לך לעשות בכך סדר:

מיקום גיאורפי

ראשית, ישנו היבט המיקום הכללי של האירוע. רצוי כמובן מיקום, שהמרחק בינו לבין כל האורחים מינימאלי. תל אביב היא דוגמא בולטת לאזור מרכזי שכזה, וודאי במרכז הארץ. לכן, יש מבחר לא קטן של אולמות אירועים בתל אביב. עוד חשוב המיקום, מהיבט מגוון דרכי ההגעה לשם עבור אורחים ממקומות שונים. המקום עצמו, עשוי להיות באזור צפוף יותר או פחות מבחינת תעבורה. למרות הפופולאריות של סמארטפונים עם תוכנות עזר לניווט כמו ווייז, המקום בכל זאת צריך להיות קל יחסית לאיתור, עבור כל אחד. ולבסוף, ישנו ההיבט החיוני של חניה – לא תרצי שהאורחים שלך יבזבזו זמן יקר, על מציאת החניה או מציאת מקום פנוי בה.

אולמות אירועים

אולמות אירועים, הם בצדק סוג המקום הראשון שעליו תחשבי בהקשר זה. אולמות אירועים איכותיים, ערוכים למגוון רחב של סוגי אירועים והם מתמחים ומנוסים ספציפית בנושא האירועים. בנוסף, אם רוצים אירוע ייחודי באופן כזה או אחר, גם הם מאפשרים גיוון רב ואף מקוריות, יותר משנוטים לחשוב. למשל נושא התאורה – היא כשלעצמה, מאפשרת לשנות במהירות ובזול את מראה האולם ואת האווירה שבו, אפילו כמה פעמים במהלך האירוע. סידורי שולחנות וכיסאות יכולים להיות מגוונים והאירוע יכול להתקיים על פני כמה חללים שונים ואף באזור פתוח שמחוץ לאולם עצמו. לכן, למרות שיש לא מעט אפשרויות אחרות, את אולמות האירועים כדאי תמיד לקחת בחשבון.

מגוון מקומות מיוחדים

מלבד אולמות אירועים, יש מגוון אפשרויות נוספות למיקום אירועים. בגדול, אפשרויות אלה מתחלקות לשני סוגים: מיקומים בטבע ומיקומים במקומות סגורים מיוחדים.

אירועים בטבע

חוף הים, חורשה בהרים, נוף מדבר – אין ספק שרקע כזה לאירוע, יהיה גם יפה וגם מיוחד. מצד שני, לקיום אירועים במקומות כאלה, יש לא מעט חסרונות אפשריים, שחייבים לקחת בחשבון. ישנו היבט דרכי ההגעה למקום, שעשויות להיות מסורבלות לתנועה (דרכי עפר למשל או הליכה בחול ים), מבלבלות לניווט או לא מוארות מספיק. אירועים בטבע, הם מעצם טבעם גם פחות עקביים בתנאים – מה שאתמול היה כביש עפר עביר לרכב פרטי ממוצע, עשוי למחרת בבוקר להיות בוצי מדי, בעקבות הגשם. מה שהיה מיקום פאסטורלי ונעים כשהגעת לבחור את הנקודה, עשוי בזמן האירוע להשתנות לרעה – למשל עקב נוכחות יתושים. חסרון נוסף, הוא שישראל היא מדינה צפופה וקטנה מאוד, בה משאבי הטבע מצומצמים.

אירועים בשטח פרטי

פעמים רבות, ניתן לארגן מקום לאירוע, שהוא שטח פרטי של משפחה או חברים. זה יכול להיות בית פרטי, אולי במושב. אירוע כזה עשוי לפשט ולהוזיל את העניינים משמעותית. מצד שני, יהיה צורך כמובן לקחת בחשבון שלא להפריע לשכנים, עם רעש או עם תפיסת כל מקומות החנייה.

אירועים במקומות סגורים מיוחדים

מלבד אולמות אירועים, יש עוד כמה סוגי בתי עסק שמציעים קיום אירועים, בנוסף לשירותיהם הרגילים. שתי דוגמאות בולטות לכך, הם מסעדות ובתי מלון. מקומות אלה, מתמחים באירוח והכנת אוכל לכמויות סועדים גדולות ומנוסים גם בשירותים בסיסיים נוספים לאירועים. לרוב, הם גם ממוקמים במקומות נוחים להגעה ובקרבת נוף יפה.

רק בישראל

בישראל לא חסרים מקומות ייחודיים ומבנים היסטוריים ואחרים. מסתבר, כי חלקם מציע גם שירותי אירועים. שתי דוגמאות מעניינות לכך, הם מיני ישראל ומגדל דויד. מחד, מקומות כאלה פזורים על פני כל הארץ. מאידך, כל אחד מהם מיוחד במינו ומיקומו הגיאוגרפי לא יתאים תמיד לכל האורחים.

המקום ה"מיוחד" יותר מדי

מקומות מיוחדים לאירועים, מגיעים גם עם סיכונים מיוחדים. מה שעשוי בתכנון להישמע לך מיוחד, הרפתקני או רומנטי, עשוי להסתבך ולסבך את האורחים. אם הם למשל לא מכירים את הדרך ומדובר במיקום בטבע, שדורש נסיעה זהירה בשבילים לא שבילים, זה פתח לצרות. פנייה אחת לא נכונה ובמקום להגיע למנוחה ולנחלה אשר ליד שולחן האירוע ורבע העוף, האורחים מגיעים לשטח אש של צה"ל או למוכר הארטיקים בחוף. האם את באמת רוצה להסביר לחותנת בסלולארי, כמה דקות לפני הרגע הכי מאושר בחייך, כמה קל להגיע? למשל, ש"מייד אחרי שמגיעים לריח של הרפת, צריך פשוט לפנות ימינה לכיוון שביל העפר הזה שלאורך הלולים, ואז לנסוע קצת לכיוון האורות! מה לא ברור?"

האם כדאי להפיק לבד?

כשמדובר באירוע במיקום מיוחד, חשוב לקחת בחשבון שהוא יהיה מיוחד גם באופן אירגונו. מחד, ניתן יהיה להיעזר בחברות שמתמחות באירועים מסוג זה. מאידך, אם את "נועזת" מספיק, תוכלו לתכנן ולארגן אירוע כזה בעצמכם. כך תוזילו את המחיר ותקבלו שליטה רבה יותר, אך גם הסיכוי לסיבוכים, ייגדל בהתאם. בנוסף, יש לקחת בחשבון רגולציות, חוקים והגבלות שונות. האם ידעת למשל, שעשוי להידרש אישור מרשויות שונות, לקיום אירוע בטבע? "שמורת טבע", "גן לאומי", "אתר לאומי" – כל אלה דברים שונים, עם רשויות שונות וחוקים שונים. כך שלפני שעושים אירוע בכל מיקום שהוא, חיוני לברר מי הבעלים של הקרקע ולקבל את רשותו.

קביעת מועד לאירוע, היא לרוב תהליך מורכב למדי, שמחייב לקחת בחשבון אינספור אנשים והיבטים. סוף שבוע? מהלך השבוע? מה לגבי חגים? למי מתאים כל מועד? ואיזה שיקול, חשוב למארגנים יותר מאחרים? הנקודות הבאות, יעזרו לעשות סדר בקביעת מועד לאירוע, בין אם זה אירוע פרטי או עסקי, גדול או קטן:

זמן פנוי

למי מתאים מועד האירוע, הוא שיקול ראשוני ומרכזי בהחלטה לגביו. לדוגמא, רוב האנשים לא עובדים בשבת ולכן רבים ייבחרו בכך ללא התלבטויות רבות וימשיכו מכאן לאיתור מקום לאירוע בשבת. כמובן, בימי השבוע רוב האנשים עובדים וימי שישי הם בין השניים – יש שעובדים גם בהם ויש שלא. אירועים מתקיימים לרוב בערב, אך לגבי סופי שבוע מדובר גם על צהריים, בוקר וערב. עם זאת, יהיו תמיד מקרים בהם לאורחים מסוימים לא מתאימים ימים או שעות ספציפיים. סוף שבוע למשל, עשוי להיות דווקא הזמן הפנוי שבו חלקם מתכנן יציאה לחופשה או עסוק בפעילות חשובה מבחינתם, שאין להם די זמן עבורה במהלך השבוע.

התאמה לאירוע

המועד צריך להתאים כמובן, גם לאופי האירוע וגם לאופי המוזמנים. לציבור מוזמנים שהוא דתי ברובו למשל, לא יתאים אירוע בשבת. אירועים עסקיים, יתקיימו לרוב במהלך השבוע. האירוע גם עשוי להיות סביב מועד ספציפי רלבנטי – לדוגמא, אירוע השקת מוצר. במצב כזה, מוכנות המוצר להשקעה וזמינות האורחים שחשובים לחברה במיוחד, תכתיב את המועד הסופי שייקבע לביצוע האירוע.

מועדים מיוחדים

ישנם מועדים מיוחדים שנחשבים ביהדות למתאימים במיוחד לאירוע, כמו למשל ראש חודש (מסמל התחלה חדשה). מצד שני, ישנם מועדים בהם אסור מבחינת היהדות לקיים אירועים מסויימים, כשדוגמא בולטת באופן מובן הוא יום כיפור. כמובן ימי צום גם הם לא מתאימים. בנוסף, יש לגבי כללים אלה דקויות שונות, בהתאם לעדות השונות בישראל. מעבר למועדים קבועים אלה, עשויים להיות מועדים בהם יש אירועים יוצאי דופן, שבהם אנשים יעדיפו לעשות דברים אחרים ולא להגיע לאירועים. לדוגמא – לצפות בטלוויזיה בתחרות ספורט בולטת כלשהיא.

תחבורה

מחד, בסופי שבוע יש פחות פקקי תנועה בכבישים וגם חניה שזמינה יותר בשפע. מאידך, בסופי שבוע ישנו גם החוסר בתחבורה ציבורית, אם כי היבט זה פחות משמעותי לרוב המגיעים לאירועים. היבט התחבורה כנראה משמעותי יותר מבחינת שעות ומיקום האירוע, שיתוכננו באופן שיקל על כולם להגיע. כדאי לבדוק מראש לגבי נתיבי ההגעה של האורחים השונים ולעדכן אותם בנתיבים חלופיים או בפקקי תנועה, שידוע לכם שצפויים בזמן ההגעה. חשוב שלא לשכוח גם את זמן ומסלולי החזרה מהאירוע – מוטב שגם הם יהיו נוחים ככל הניתן לאורחים, מבחינה תחבורתית.

אווירה

ברור כי בסופי שבוע, האווירה באירועים נוטה להיות יותר נינוחה ורגועה. למוזמנים יש לרוב יותר זמן פנוי, במיוחד באירועים שמתקיימים בצהריים. אגב, אירוע שנקבע לצהריים, הוא גם בזמן שנוח יותר לילדים – היבט חשוב בחלק מהאירועים. אירוע בלילה, עשוי להיות שונה מאוד באווירה ביחס לאירוע ביום. זאת, במיוחד אם מקיימים את האירוע או את חלקו בחוץ.

מזג האוויר

מזג האוויר הצפוי בזמן האירוע, ישליך כבר על שלב הגעת האורחים למקום. בחורף עשויות להיות הצפות כבישים, אולי קרח על הכביש ואף שלג באזורים כמו ירושלים. במהלך האירוע עצמו, אם הוא מתקיים בתוך אולם אירועים סגור, המיזוג יספק לרוב פתרון הולם וסטנדרטי. אם לעומת זאת מתכננים שחלק מהאירוע יתקיים בחוץ, מזג האוויר הופך להיות הרבה יותר משמעותי, מבחינת קור עז, גשם, רוח, חום כבד או לחות (במיוחד ליד מקורות מים גדולים או הים). מחד – מזג אוויר גרוע עלול להרוס למשל חופה שמתוכננת להיערך בחוץ. מאידך, מזג אוויר יפה, עשוי להיות תוספת נהדרת לאירוע וכמובן לצילומים שיישארו אחריו לתמיד. במאמר מוסגר, נזכיר בהקשר זה את חשיבות האור לאירוע בכלל ולצילומים בפרט וכי שעות השקיעה משתנות לאורך השנה. ניתן במידה מסויימת לשלוט על נושא מזג האוויר גם בחוץ, בעזרת פתרונות קירוי שונים. מאחר שמזג אוויר הוא דבר שלא לגמרי צפוי, חשוב לתכנן שימוש בפתרונות מסוג זה מראש. ולבסוף, כשהאורחים חוזרים לביתם, מאוד רצוי שלא ייתקעו בסופת שלגים או ייתקלו בבולען חדש באזור ים המלח.

מחיר

מחיר האירוע, נמצא לרוב ביחס ישר למדי למידת הביקוש, לקיום אירועים ביום ובזמן ספציפיים אלה. ביקוש גדול מוביל למחיר גבוה וההיפך. רצוי לנצל עובדה זו להוזלת האירוע כאשר ניתן, אם כי הדבר לא תמיד מתאפשר. חתונה במוצאי שבת למשל, תהיה זולה מהרגיל. מצד שני, היא כפי הנראה תתחיל מאוחר מהרגיל (בגלל היבט היתר הכשרות מהרבנות, בהקשר השבת). בנוסף, חתונה במוצאי שבת לרוב גם תסתיים מוקדם מהרגיל, בגלל יום העבודה שלמחרת. עבור עסקים, אירועים הם פעמים רבות סוג של השקעה כספית, כך שתהיה נכונות להשקיע בהם סכומים גדולים. באירוע פרטי לעומת זאת, השיקול הכספי לרוב יותר מגביל.

שעה

מעבר לקביעת היום המתאים לביצוע האירוע, יש לקבוע גם את לוח השעות הכללי עבורו. זאת, קודם כל לגבי שעת התחלת האירוע וכן לגבי הזמנים המתוכננים להתרחשויות העיקריות שתהיינה במסגרתו. עוד משמעותית, שעת סיום האירוע, לאור הצורך של אורחים מסוימים לחזור מרחק ארוך, כשהם כבר עייפים ובשעה מאוחרת. כמו כן, אורחים רבים יצטרכו לקום למחרת לעבודה – גם זה שיקול חשוב בקביעת שעת הסיום. כמובן, במבט כללי, לוח הזמנים חייב להיות גמיש. זאת, במיוחד באירועים פרטיים ובשונה מאירועים עסקיים, אשר נוטים להיות רשמיים ומסודרים יותר.