אולם אירועים קטן בתל אביב? כך תמצאו את המקום המושלם לאירוע שלכם

מתחמי האירועים הגנריים ואולמות הכנסים של בתי המלון, כבר מזמן הוחלפו במקומות מקוריים יותר כמו גגות אורבניים לאירועים, יקבי יין, גלריות לאומנות ועוד. נכון, לכאורה, כל הסיפור הזה לא הופך את החיים שלכם, אלו העומדים בראש ההפקה, לקלים יותר. מהצד השני, אם תשכילו לבחור במקום מיוחד, ולאתר את האיכותי ביותר בין האופציות העומדות בפניכם – הדרך להצלחה כבר סלולה

אף אחד לא מטיל ספק בכך שתכנון והפקת אירועים זה ביג דיל. לצד ההתרגשות העצומה, הדבר עלול להפוך במהרה לצונאמי של משימות, קבלת החלטות גורליות והמון כאבי ראש. בסופו של דבר, הצלחתו של אירוע תלויה בדבר אחד: המקום בו הוא נערך.

יש מצב טוב שבעבר, היה מדובר במשימה קלה יותר, כאשר לא היו המון אופציות של מקומות לאירועים. אבל הימים האלו חלפו. מתחמי האירועים הגנריים, ואולמות הכנסים של בתי המלון, כבר מזמן הוחלפו במקומות מקוריים יותר כמו גגות אורבניים לאירועים, יקבי יין, גלריות לאומנות ואפילו לוקיישנים ממש יוצאי דופן כמו לב מדבר, ספריות עתיקות, אתרים היסטוריים ועוד. נכון, לכאורה, כל הסיפור הזה לא הופך את החיים שלכם, אלו העומדים בראש ההפקה, לקלים יותר. מהצד השני, אם תשכילו לבחור במקום מיוחד, ולאתר את האיכותי ביותר בין האופציות של אולמות אירועים קטנים במרכז הפתוחות בפניכם – הדרך להצלחה כבר סלולה. 

מאיפה מתחילים בחיפוש אחר המקום המושלם?

אוקיי, אז הבנו שמציאת המקום המתאים היא הדבר החשוב והמכריע ביותר שיש עליכם לעשות. אבל מאיפה מתחילים? איך מבצעים את תהליך החיפוש באופן המהיר והיעיל ביותר, ובדרך שתבטיח שנבחר את האולם המושלם עבור האירוע שלנו?

תשמחו לשמוע שאנשי הפקה רבים כבר עשו את זה לפניכם, ויש דרך ברורה וקבועה, שהצלחתה כבר הוכחה. ישנם מספר שלבים לעבור, לפי הסדר, וגם כמה שאלות שיסייעו לכם להתמקד ולסנן את המקומות המתאימים ביותר. פרמטרים כמו עלויות, קיבולת ופריסה, שירותים ומתקנים הם קריטיים, ומאוד לא מומלץ לדלג על בחינתם לעומק. הנה כמה טיפים ודגשים שיסייעו לכם לייעל את התהליך:

התחילו לחפש מוקדם ככל הניתן – לא פחות מ-4 חודשים לפני מועד האירוע

הצעד הראשון שיסייע לכם לנווט בתהליך חיפוש המקום, הוא להתחיל מוקדם ככל הניתן. לעניין הזה יש כמה אספקטים חשובים – קודם כל, אף פעם לא כדאי לקבל החלטות תחת לחץ, וככל שיתקרב מועד האירוע (ואתם עדיין ללא אולם), הלחץ יגבר. התזמון האידיאלי הוא לשריין מקום לפחות ארבעה עד שישה חודשים מראש, מה שמשחרר לכם מספיק זמן לטפל בשאר המרכיבים והמטלות, ואין ספק שיש לכם כאלו בשפע. סיבה נוספת להאיץ ולהקדים את החיפוש אחר אולם אירועים קטן בתל אביב, נעוצה בכך שהמקומות הפופולריים, השווים, המיוחדים והאטרקטיביים נחטפים מהר, וככל שתתעכבו, כך יהיו לכם פחות אופציות איכותיות והסיכוי שתצטרכו להתפשר על המקום עולה. כמו כן, ככל שיהיה לכם יותר מרחב נשימה, תוכלו להמשיך ולארגן את האירוע בנחת ולקבל את ההחלטות הנכונות. בנוסף, ישנם מרכיבים רבים באירוע אשר תלויים באולם עצמו, ולא תוכלו להתקדם ולסגור אותם עד שלא תסגרו את האולם. במיוחד כשמדובר על חברות קייטרינג וספקים שונים שתזדקקו לשירותיהם. כל הגורמים האלה תלויים לא רק באולם, אם כי גם במועד שתסגרו עם האולם.

אם תבחנו אם קהל האורחים שלכם – תקבלו את כל התשובות 

המקום בו יתקיים האירוע, צריך להוות השתקפות ישירה של קהל המשתתפים בו. זה לא משהו שאפשר לסכם בנתונים חד משמעיים, אבל בהחלט ניתן לנסות ולאפיין את סוג המשתתפים על פי פרמטרים כלליים של טווח גילאים, מקום מקורים, משלח יד ועוד, ובכך לנסות להגדיר את הסגנון והטעם הכללי של סוג הקהל שיגיע לאירוע. אם אתם מתכננים אירוע עבור עובדי הייטק צעירים, והאירוע המותכנן הוא מסיבה (ולא כנס מקצועי, למשל), יתאים פה מקום בסגנון של מועדון לילה. אם מדובר במשתתפים מבוגרים יותר, יתאים מקום באווירה רגועה ואלגנטית יותר וכו׳. נציין בהקשר זה גם שמקומות שונים לאירועים, יכולים לעבור ״מייקאובר״ של ממש בהתאם לדרישות שונות. זאת באמצעות שיטות שונות ואמצעים חדשניים בתחום עיצוב הפנים. זהו עניין שכדאי לקחת בחשבון במקרה שמצאתם מקום מצוין ואיכותי, שהוא לא ״אחד לאחד״ בסגנון של קהל היעד שלכם. אולי לא כדאי לוותר עליו כל כך מהר, אלא לעצור רגע ולחשוב מחוץ לקופסא, ולבדוק האם ניתן לעשות בו את השינויים והאדפטציות בהתאם לאורחים שלכם. כך או כך, כשאתם מתחילים בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב, חשבו איזה סוג של מקום יגרום לקהל שלכם להתרגש להיכנס אליו.

כל הדרכים להפוך אירוע לייחודי ובלתי נשכח

מה הופך אירוע למשמעותי ולבלתי נשכח? כרגיל, הכל נמצא בפרטים הקטנים: אירוע גדול הוא הסך הכולל של מרכיבים רבים. קולינריה משובחת, אבל כזו שגם מוגשת בזמן והצלחות מפונות ביעילות מהאורחים. מערכת סאונד אדירה, אבל גם די.ג׳יי תותח או הרצאה מרתקת. כל אלו יכולים לעשות את ההבדל בין אירוע טוב לאירוע מדהים. חשוב להשקיע בפרטים הקטנים באותה המידה בה אתם משקיעים בפרטים הגדולים. לעתים קרובות, הזנחה של רכיב אחד (למשל תאורה, הגברה וכו׳), עלולה לפגוע אנושות ברכיבים אחרים שהשקעתם בהם את הכל. חבל. 

ככל שהאירוע הוא ייחודי יותר, כך הרושם שיוותר באורחים יהיה משמעותי ומתמשך יותר. זה בדיוק הזמן להשתחרר קצת ולנסות לחשוב מחוץ לקופסה, על מנת ליצור אירוע מיוחד, שיעביר נקודת מבט ייחודית ומסר מקורי. גיבוש והפקה של אירוע ייחודי ומיוחד, ובלתי נשכח, מושג באמצעות אלמנטים גדולים וקטנים כאחד, שישולבו באירוע.

היו יצירתיים עם בחירת המקום – השתדלו לא ללכת על המובן מאליו

העצה הכי טובה בהקשר זה, היא קודם כל לנסות לגבש את הקונספט והסגנון שאתם רוצים להחיל על האירוע, ואז להתחיל לחפש אולם אירועים שאינו אולם אירועים במובן המסורתי והגנרי. חושבים על סגנון תעשייתי- מודרני? חשבו על מבנים היסטוריים או אפילו על מוזיאונים, ספריות ישנות או אולם אירועים המעוצב מראש בסגנון הזה. מחפשים מקום באווירה של טבע ואוויר פתוח, אבל חוששים ממזג אוויר בלתי צפוי? חפשו מקום עם קירות שקופים המשקיפים אל נוף מרשים, או גג מקורה המתאים לאירועים. האפשרויות הן אינסופיות. כאמור, בשנים האחרונות, מוקמים אולמות אירועים בלוקיישנים בלתי צפויים – גלריות, יקבים, גגות ועוד. אם יוצאים מגיעים למקומות נפלאים…

השתמשו באמצעים טכנולוגיים חדשניים

הטכנולוגיה המתקדמת מציעה לנו יותר ויותר כלים, ממשקים ואפליקציות ידידותיות למשתמש. בניית אפליקציה, עמוד נחיתה או אפילו סרטון קצר פשוט לביצוע, ש״ירוץ״ בין האורחים בתקופה שלפני האירוע, מוסיפים עוד מימד של תוכן, משמעות והתרגשות. פיתוח אפליקציה מיוחדת עבור האירוע שלכם, יגרום למוזמנים לעסוק באירוע בימים שלפני שהוא מתקיים, ולעתים קרובות גם במהלכו ואפילו אחריו. אם כן, שווה להשקיע באפליקציה כזו שתמנף את האירוע ותיצור ״באזז״ והדים באופן מתמשך. 

עיצוב מיוחד ואמצעי תאורה מושקעים

עיצוב התאורה באירוע ממש יכול להכתיב את הטון ולייצר את הוייב הדרוש באירוע, זו ממש שיטת מפתח לכוונון טקטי של האווירה הרצויה. כמו כן, עיצוב פנים מושקע, השואב השראה מסוג האירוע ומסגנון הקהל, יכול לעשות אפקט אדיר של רושם בקרב המשתתפים ולעצב חוויה בלתי נשכחת.

מתנות קטנות

כולנו זוכרים את שקיות ההפתעה שקיבלנו באירועי ימי ההולדת בילדותינו, ויש לכך סיבה. המזכרת הקטנה הזו, הדבר הזה שנשאר איתנו ואפשר לקחת אותו הביתה, משאיר אצלנו גם איזשהו זיכרון מהאירוע וגם גורם לנו להרגיש שפינקו אותנו, שחשבו עלינו, ויש לכך הרבה אימפקט. גם באירועים של מבוגרים. מתנות קטנות גורמות למשתתפים באירוע להרגיש מוערכים ומותירות רושם מתמשך. כאשר מדובר באירוע עסקי, המהלך הזה יכול גם לקדם את המותג באופן ניכר. מה שכן, אל תרכשו מתנות רק בשביל לצאת בידי חובה. במקרה כזה, התוצאה תהיה הפוכה. 

קונספט מוגדר מראש

חשיבה על נושא, קונספט מסוים שחול על כל מרכיבי האירוע, לא רק תבטיח אירוע מהודק, מקצועי, מיוחד ומרשים, מה גם שהדבר עשוי להקל עליכם המפיקים את הבחירה של כל מרכיבי האירוע. ברגע שחושבים על נושא מסוים, הסגנון של האירוע מתחיל להתגבש ולהתבהר, כך קל יותר לבחור אולם אירועים, ובהמשך גם לתכנן את סגנון העיצוב, את המוזיקה, את האוכל ואפילו את המתנות.

היתרונות הגדולים באירועים קטנים

במקרה שהאירוע המדובר אותו אתם מפיקים מוגדר כאירוע קטן, כלומר כזה המונה פחות מ-250 איש, לא תאמינו כמה יתרונות טמונים פה. קודם כל, באירוע קטן, הכל יכול להיות מדויק יותר מאחר ויש לכם הרבה יותר שליטה על כל מרכיב – החל מהאולם ועד האוכל. הכל יכול להיות הרבה יותר ״פיין״ ומפוקח. דבר שני, כאשר מחפשים מקומות קטנים לאירועים בתל אביב, אפשר להנות ממבחר ומגוון הרבה יותר רחבים של סגנונות, של עיצובים ושל אווירה באולמות. כל האולמות הגדולים דומים זה לזה, ואילו המקומות הקטנים בדרך כלל מתאפיינים באלמנטים שונים ומיוחדים.

סיבה נוספת, בגינה תוכלו להשקיע יותר באירוע שלכם, במידה והוא יהיה בהיקף מצומצם, היא שהסטטיסטיקה אומרת – פחות מוזמנים שווה פחות ביטולים. במילים אחרות, הסיכון שאתם לוקחים פה בהזמנת המקום ובעיקר בהזמנת המנות מהקייטרינג, הוא נמוך יותר, שכן, צפוי לכם אחוז גבוה של השתתפות. 

כמו כן, אירועים מצומצמים מתאיינים באווירה מגובשת יותר, ובחיבור חזק יותר בין המשתתפים, ובאופי מיוחד יותר. יש לאירועים כאלה סיכוי גבוה יותר להפוך לבלתי נשכחים.

לסיכום, אם אתם עומדים בפני תהליך הפקה של אירוע קטן במרכז, חשוב להשקיע בבחירת אולם איכותי, בסגנון מיוחד ומקורי, תוך שאתם חושבים לעומק על הקהל שלכם, ויורדים לפרטים הקטנים ביותר. השקיעו בעיצוב, השקיעו בקולינריה, שכרו שירותי הגברה ותאורה מקצועיים (או בחרו באולם המציע לכם כאלה ״בילט-אין״) ופנקו את האורחים שלכם במתנות הרלוונטיות להם ולאירוע כאחד (אחרת, ותרו).