אולם אירועים במרכז: איך לבחור את המקום המושלם לאירוע עסקי

מפיקים אירוע עסקי או אירוע חברה? מה חשוב לבדוק שיש באולם האירועים בו יתקיים האירוע, ומהן הדרכים להבטיח שהאירוע יהיה מוצלח וייחודי? כך תוודאו  שהחוויה מהאירוע תהדהד בקרב המשתתפים עוד זמן רב לאחר סיומו

האירוע העסקי אותו אתם מפיקים מתחיל לקבל צורה ושם, ופניכם אל עבר המשימה החשובה היותר בהפקה – מציאת אולם אירועים במרכז. אם יש לכם ניסיון בהפקה, אתם ודאי כבר יודעים שמדובר בצעד החשוב והקריטי ביותר להצלחת האירוע. אפשר לומר, במובן רב, שהאולם בו יתקיים האירוע – הוא האירוע. תשמחו לשמוע שאולמות אירועים רבים כיום, מכילים מראש או יכולים להכיל את כל קשת המרכיבים להם אתם זקוקים באירוע שלם – שירותי קייטרינג, הגברה ותאורה, צוות עיצוב ועוד. חשוב לדעת נתונים אלו, שכן, הם יכולים לסייע לכם לקדם את תהליך ההפקה ללא היכר, ולחסוך לכם הרבה עבודה וזמן.

להיבט הזה יש משמעות נוספת חשובה – במובן מסוים, לבחור באולם אירועים ש״סוגר לכם את כל הפינות״, זה גם ללכת על בטוח, מאחר והספקים הפועלים במקום כבר יודעים להתנהל בו ביעילות, וכבר עשו את האדפטציות הנדרשות למקום, כך שהבחירה הזו מבטיחה לכם גם מינימום תקלות במהלך האירוע – עניין חשוב ביותר להצלחת האירוע. מפיקים מנוסים יודעים גם שהדאגה הזו, שהכל יתנהל חלק באירוע, היא אחת הכבדות ומאלו שהכי מדירות שינה מעיניהם.

הגעתם לאולם אירועים פוטנציאלי? מהם הדברים החשובים שיש לבדוק במקום

לקבל מושג על תמחור המרכיבים השונים

מובן מאליו, שהדבר הראשון שעליכם לבדוק כאשר אתם בוחנים אולם אירועים כזה או אחר, הוא שהתקציב שלכם בכלל מאפשר לשכור את המקום. אבל עוד הרבה לפני שאתם מגיעים לראות אולם, חשוב להבין את פריסת התקציב שלכם לאירוע, בדגש על הסכום המוקצב לאולם האירועים. כאשר תבחנו מקומות שונים, תתחילו לקבל מושג לגבי התמחור, מה שעשוי לסייע לכם בניהול משא ומתן בשלב הבא. 

ברוב אולמות האירועים, יציעו לכם גם אפשרויות תמחור מדורגות, לצד גמישות מסוימת עם התשלום על המרכיבים השונים, מה שעשוי לעזור לכם לשמור על גבולות התקציב שהוגדרו מראש. עם זאת, חשוב לפעול באופן שקול וריאלי, ולוודא שהאולם שאתם רוצים לשכור אכן מתיישר עם התקציב שלכם, ושתוכלו להשיג את כל המטרות שלכם במסגרת מחיר הנתון.

פריסת החללים במקום

יותר מבכל אירוע, באירוע עסקי חשוב לבדוק את פריסת החללים של האולם. מדוע? מאחר ואירועים עסקיים נחלקים לסוגים שונים, ואי לכך גם מצריכים היערכות שונה, לרבות פריסה שונה של החללים ופסיליטיז שונים. באירועי חברה וכנסים למשל,  בדרך כלל יהיו הרצאות על ידי דוברים שונים, מצגות, פעילויות קבוצתיות, מינגלינג, כיבוד וכו'. בעת בחירת חלל, עליכם לוודא שהפריסה במקום מתאימה לכל הפעילויות שבתוכנית.

כמו כן, חשוב לשים דגש על גודל המקום. כדאי לוודא ששטח האולם מתאים בדיוק לכמות המוזמנים לאירוע. לדוגמא, אם האירוע צפוי להכיל עד 300-350 איש, כדאי להתמקד בחיפוש אחר מקום לאירועים קטנים בתל אביב. אם מדובר על על אירוע גדול, כלומר יש לכם ברשימת המוזמנים יותר מ-400 איש, יש לסנן את המקומות שאינם יכולים להכיל כמות כזו של משתתפים. זהו היבט חשוב יותר מכפי שנהוג לחשוב – חלל עצום שרובו נותר ריק במהלך האירוע, עלול להסתכם בחוויה מביכה ולא נעימה של האורחים, עם אווירה משונה ולא ״מתחברת״, ואילו מהצד השני, חלל צפוף וקטן מדי, הוא לא פחות בעייתי כמובן.

מהם המתקנים והאמצעים הטכנולוגיים העומדים לשירותכם במקום?

כאשר אתם בודקים האם האולם מתאים לאירוע שלכם, חשוב לבדוק מהם המתקנים שהמקום מציע. התחילו מהבסיסי ביותר – האם יש מספיק חדרי שירותים כדי להכיל את כל המשתתפים? אתם רוצים להיות בטוחים שמי שירצה להתפנות במהלך האירוע, לא יאלץ להמתין בתורים ארוכים. האם יש במקום את כל פריטי הריהוט שאתם זקוקים להם, לרבות שולחנות וכיסאות? בדרך כלל, באירועי חברה למשל, התוכנית כוללת הפעלות גיבוש צוות ופעילויות בחלוקה לקבוצות קטנות, כך שיש לוודא שיש במקום מספיק כיסאות ושולחנות זמינים. בחלק מאולמות האירועים, תמצאו גם ספות, שיאפשרו לאורחים לנוח בין הפעילויות. בדקו – האם המקום מציע גם חדרים נוספים שהמשתתפים יכולים לעשות בהם שימוש? הדבר יכול להיות חיוני למשל לצורך פעילויות לגיבוש צוותים. אם האולם כולל גם חללים מסוג זה, זהו יתרון.

לבסוף, תרצו לוודא שלמקום יש מערך טכנולוגי מתקדם. האם יש להם חיבור Wi-Fi חזק ואמין כאשר יוקרנו מצגות במהלך האירוע? האם ישבמקום מקרנים ומערכות סאונד שיספקו לאורחים את החוויה הטובה ביותר? האם האולם מציע צוות טכני שיעמוד לשירותכם במקרה של תקלות במהלך האירוע? אלו הם דברים שכדאי לקחת בחשבון, על מנת להבטיח שהאירוע שלכם יתנהל בצורה חלקה ככל האפשר.

ההבדלים המשמעותיים בין סוגי האירועים העסקיים

על מנת לבחור את המקום המתאים ביותר עבור האירוע שלכם, חשוב מאוד להעמיק בהבדלים המשמעותיים בין אירוע לאירוע. אחרת, איך תדעו אם עליכם לחפש מקום לאירוע חברה בתל אביב או מקום לאירוע עסקי אחר?

אירועי חברה – אירועים פנימיים לעובדים

אירועי חברה עם אירועים המיועדים לעובדי החברה בלבד, וגם הם עצמם נחלקים לסוגים שונים. ישנם אירועים שמטרתם לגבש בין צוותי העובדים, הכוללים בדרך כלל תהליך שמטרתו קירוב וחיבור בין עובדים, באמצעות פעילויות קבוצתיות שונות המעודדות עבודת צוות, שיפור התקשורת בין המשתתפים ועוד.

ישנם אירועי חברה שמטרתם היא פשוט לפרגן לעובדים ולעשות להם ״גוד טיים״ מטעם החברה. האירועים האלה הם בדרך כלל פשוט מסיבה מושקעת, שתכליתה בילוי וכיף. לא פעם, אירועים מסוג זה מתקיימים בסמוך לחגים משמעותיים כמו חגי תשרי, פסח, פורים ואף מועדים כמו ערב השנה החדשה (סילבסטר) וכו׳. כמו כן, לעתים מקיימים אירועים מסוג זה על מנת לחגוג הישג משמעותי של החברה, כמו הנפקה בבורסה, במקרה של חברות הייטק שונות, או צמיחה משמעותית וגידול בהכנסות וברווחים. 

כך או כך, המטרה המרכזית באירועי חברה היא לקדם את הקשר שבין העובדים ואת שביעות רצונם מהמעסיקים שלהם. 

אירועים עסקיים חיצוניים

אירועים עסקיים חיצוניים, בדרך כלל מקדמים מטרות מסחריות או שיווקיות, ותכליתם לחשוף מוצר מסוים, לחבר בין אנשי עסקים מתחום מסוים או לייצר עסקאות שונות. באירועים מסוג זה, הרושם חשוב במיוחד, שכן, לא פעם האירוע הוא הפנים של החברה העומדת מאחוריו. 

כל אחד מסוגי האירועים הללו, מצריך היערכות מסוג אחר וכמובן אולם עם אמצעים שונים ובסגנונות שונים, וחשוב מאוד להתאים את המקום לאופי ולצרכי האירוע. 

רוצים להרשים את האורחים? מקום לאירוע עסקי בתל אביב הוא ללכת על בטוח

אם אתם שוקלים לבחור במקום לאירוע עסקי בתל אביב עבור האירוע שלכם – אתם בהחלט בכיוון הנכון. הבחירה בעיר הפופולרית והמרכזית ביותר בארץ, היא ללא ספק התחלה מצוינת לאירוע שלכם. לתל אביב יש מוניטין מסוים וגבוה, ״אפיל״ מסוים, עם קונוטציות של סטייל ושל יוקרה. כאשר העיר שבה הכל קורה, היא התפאורה באירוע שלכם, מכאן הדרך לאירוע שכולו שיק וטעם טוב כבר סלולה בפניכם.

הבחירה במיקום מרכזי עבור האירוע, היא פקטור חשוב מאין כמותו עוד לפני שדיברנו על האירוע עצמו. שכן, אחוזי ההשתתפות באירוע, מלכתחילה, תלויים מאוד במקום בו הוא צפוי להתקיים. ככל שהמיקום יהיה פופולרי וקרוב יותר עבור מירב המוזמנים, כך אחוז גדול יותר מהם יאשרו את הגעתם אליו. 

כמו כן, ה״פרסטיז׳״ והאטרקטיביות של תל אביב, יגרמו למשתתפים באירוע להרגיש שבחרו את הטוב ביותר עבורם, שפרגנו להם והשקיעו בהם. כידוע, הסטנדרטים של אולמות אירועים בעיר הם גבוהים, בהתאם לסביבה בה הם מתקיימים, וכך גם הזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, לרבות חברות קייטרינג בניצוחם של שפים מבוקשים, שירותי הגברה ותאורה מתקדמים ועוד. 

דרכים נוספות להבטיח שהאירוע שלכם יהיה ייחודי ומרשים

קונספט יוצא דופן

מלבד הבחירה בלוקיישן גיאוגרפי מרכזי, כדאי לבחור באולם אירועים שיש בו קונספט מיוחד ויוצא דופן, ולוותר על אולמות גנריים, שהמבנה, העיצוב ופריסת החללים בו הם צפויים ובנליים. לדוגמא, אירוע המתקיים על גג אורבני נוטף שיק, אירוע בחצר פתוחה ומטופחת, אירוע בבר שעבר הסבה בהתאם לצרכי האירוע הספציפי ועוד. זה הזמן לחשוב מחוץ לקופסא.

אוכל מקורי וברמה גבוהה

אין זה סוד שהאוכל הוא האלמנט המרכזי, החשוב והנזכר ביותר באירועים. בניגוד לעבר, כיום ישנה ציפייה מסוימת לקולינריה ברמה גבוהה באירועים. כחברה, עברנו כברת דרך בהיבט הזה וכיום ישראל נחשבת למעצמה קולינרית, ולא בכדי. מצפים מכם להשקיע ולפנק עם האוכל המוגש באירוע, אפילו אם מדובר במסיבת קוקטייל ולא בסעודה של ממש. בחרו מנות עדכניות, מקוריות ואיכותיות, ותרשמו הצלחה מסחררת באירוע.

עיצוב עדכני

בהמשך לקונספט הבלתי שגרתי שכדאי שאולם האירועים יתאפיין בו מראש, כדאי לחשוב על קו מסוים ומקורי, שהאולם יעוצב בו. אם זו מסיבת חברה המתקיימת בלילה, למשל, תוכלו להחליט על קונספט של דיסקו ולעצב את האולם בסגנון סבנטיז מנצנץ ומשמח, עם כדורי דיסקו ושלל קישוטים בסגנון. יש לציין, שחשוב שהקונספט העיצובי יתאים לנושא האירוע ולאופי האירוע באופן מושלם, אחרת עלולה להתקבל תחושה של אירוע מפוזר וחסר קוהרנטיות. 

אלמנט הפתעה

האורחים שלכם לא ראו את זה בא… הופעה שווה של אמן מבוקש, סרטון וידאו קורע, פוד טראק עם מנה סופר פופולרית ושווה, דוכן גלידות ועוד. חישבו איך אתם יכולים להביא לאירוע משהו אחד שיעשה למשתתפים בו ״וואו״ אחד גדול.

מתנות שוות 

״מתנות שוות.. מישהו שלח לי מתנות שוות…״ כן, אנחנו יודעים שבמקור השיר מדבר על מתנות קטנות, אבל זה לא סותר את זה שהן יהיו גם שוות. אם תשאירו את האורחים שלכם עם מתנה שימושית או מגניבה באמת, שיש לה קשר עם האירוע כמובן, החוויה מהאירוע עצמו תמשיך להדהד אצלם לאורך זמן עוד הרבה אחר כך. זה הזמן להתעמק בעניין, ולמצוא משהו מתאים. מומלץ להתייעץ עם מנהלי החברה העומדים מאחורי האירוע המדובר.