טיפים מנצחים להפקת אירועי בוטיק בתל אביב

מעבר לכך שמדובר באירוע בהיקף קטן יחסית ובאווירה אקסקלוסיבית ואינטימית, אלו הם אירועים שהם מאוד ״פיין״, ברמת גימור גבוהה וירידה לפרטים הקטנים ביותר. החל מעיצוב האולם, ועד לעריכת השולחנות, המתנות והפינוקים הקטנים, וכמובן הקולינריה והאלכוהול

אם התחלתם בהפקת אירועי בוטיק בתל אביב, ואתם מחפשים אחר המקום המושלם לקיים בו אירועים מסוג זה, הנה כמה טיפים שיובילו אתכם היישר לאולם המתאים ביותר. 

קודם כל להבין את המשמעות של אירועי בוטיק

מה מייחד אירועי בוטיק? ובכן, מעבר לכך שמדובר באירוע בהיקף קטן יחסית ובאווירה אקסקלוסיבית ואינטימית, בדרך כלל מתכוונים גם לסוג אירועים שהם מאוד ״פיין״, ברמת גימור גבוהה וירידה עד לפרטים הקטנים ביותר. החל מעיצוב האולם, ועד לעריכת השולחנות, המתנות והפינוקים הקטנים, וכמובן הקולינריה והאלכוהול. כשמדובר באירוע בוטיק, הכל נבחר ונבחן בקפידה, תוך וידוא שכל מה שהמשתתפים באירוע חווים, מרגישים, טועמים ורואים, הוא הבסט של הבסט. במילים אחרות, כשמדובר באירוע בוטיק, הכל הכל בסטייל. 

המקום שתבחרו לקיים בו את האירוע יכתיב הכל

ראשית, חשוב להבין שהמרכיב החשוב ביותר בהפקת האירוע, הוא המקום בו הוא יתקיים. האולם הוא זה שייצור את האווירה, המראה, ה״לוק אנד פיל״ של האירוע, וככל שהוא יהיה ברמה גבוהה יותר ובסטייל יוקרתי ומיוחד יותר, כך גם האירוע עצמו. לכן, חשוב מאוד להשקיע את מלוא האנרגיות והמאמצים בבחירת האולם המתאים והייחודי ביותר. כאשר מדובר באירועי בוטיק, פניכם אל עבר אולמות לאירועים קטנים, ובוודאי תשמחו לשמוע שבדרך כלל המקומות הקטנים הם מגוונים ומיוחדים יותר מאשר מתחמי האירועים הגדולים, שעלולים להיות דומים מדי זה לזה, וחסרי ייחוד. טיפ לבחירת מקום עם אופי מיוחד: נסו לחפש מקום שהוא לאו דווקא אולם אירועים בהגדרה, אלא מקום כמו מועדון ריקודים, בר, בית קפה, גלריה, גג לאירועים, חווה כפרית, יקב ועוד. כל אלו יכולים להקנות לאירוע נופך יוצא דופן.

הקפידו על התחום הקולינרי באירוע

בימינו, עניין האוכל באירועים הוא כבר מזמן לא מה שהיה. כיום, הציפייה של משתתפים באירועים, ובמיוחד באירועי בוטיק שהם בסטייל ו״פיין״, היא שהמנות יהיו מעודכנות, טרנדיות, מגוונות ומפתיעות. הדרך לעשות זאת היא לבחור חברת קייטרינג מומלצת, ולתת עדיפות לאחת ששף ידוע ומוכר מנצח עליה. טיפ חשוב שיבטיח שהכנת והגשת האוכל באירוע יהיו יעילות ו״מתוקתקות״, הוא לבחור במקום שיש בו ספקית קייטרינג שפועלת במקום, מטעם האולם. חברת קייטרינג שעובדיה מכירים את המקום, ובמיוחד את המטבחים ואת מערך הכנת האוכל וההגשה, תעבוד ביעילות רבה יותר במקום, וכך תבטיחו שלא יהיו עיכובים ובעיות לוגיסטיות מבחינה זו במהלך האירוע. דאגה אחת רצינית שיכולה לרדת מהרשימה שלכם.

התאימו באופן מדויק את העיצוב והפסיליטיז לאופי האירוע

כאשר רוצים להפיק אירוע מדויק ומקצועי, חייבים להתחיל מאפיון מקיף של האירוע עצמו, ובמיוחד להגדיר את סגנון האירוע ומטרתו העיקרית. משם, יש לקחת את הנתונים הללו ולמצוא מקום שעולה איתם בקנה אחד. לדוגמא, אם מדובר באירוע חברה שהוא ״מסיבתי״, חשוב לבחור מקום שיש בו את האווירה והסגנון המתאימים, כמו למשל מועדון ריקודים, בר, או אולם המעוצב מראש בסטייל הנכון. תשמחו לשמוע שגם אם לא קיבלתם את המקום בדיוק כמו שצריך עבור האירוע, תוכלו להחיל כמעט על כל אולם או מתחם אירועים את העיצוב הנדרש, ולהוסיף מתקנים ואלמנטים שיתמכו בקו המנחה של אופי האירוע. עם זאת, ישנם דברים כמו בר אלכוהול, מרפסות ועוד, שרצוי שיהיו  ״בילט אין״ במקום מלכתחילה.

הוסיפו אלמנטים של תוכן שישדרגו את האירוע

אירוע ללא תוכן, עלול להיות לוקה בחסר, והאווירה בו עלולה להיות לא מהודקת מספיק. נכון שלא מדובר ב״דיל ברייקר״ ואכן, אפשר לקיים אירוע גם ללא תוכנית אומנותית, אך עם זאת, כן כדאי להתעקש על מרכיב של תוכן, כמו סרטון, ברכה או אפילו מופע כלשהו, על מנת להעניק עוד רובד של עניין, ייחודיות ורגש באירוע. במקרה ואתם בסך הכל ה״שליחים״ שמפיקים את האירוע עבור לקוחות, שווה להציע להם לבנות את החלק התוכני באירוע, תוך שאתם מייעצים להם על כיוונים מתאימים.

חפשו את ה״אקס פקטור״ שאפשר לשלב באירוע

אם אתם בעניין של הותרת רושם רציני על הלקוחות, האורחים והמשתתפים באירוע, יש לחפש ולחקור, לערוך סיעור מוחות ולהעלות הצעה לאלמנט כלשהו באירוע, שיהיה ה״אקס פקטור״, הדבר הזה שיעשה את אפקט הוואוו, שכולם ידברו עליו אחר כך וכולם יזכרו את האירוע בזכותו. זו יכולה להיות הופעה של אומן מבוקש, זה יכול להיות סרטון קורע מצחוק או מרגש עד דמעות, אלו יכולים להיות קוקטיילים גורמה שירימו את המשתתפים לגבהים אחרים, וזו יכולה להיות עמדת מסאג׳ים. בגדול, הכדור עובר אליכם ואל קברניטי האירוע בבחירת הדבר הזה, שלא רק ישאיר רושם גדול והנאה, אלא גם יתאים כמו כפפה לאירוע, ולא יהיה ״תלוש״ וכאילו שם ללא הקשר.

גיבוש קונספט מובהק לאירוע יכול לקדם אתכם לעבר המטרה

על מנת להפיק אירוע מקצועי, עם סטייל ואווירה מהודקים, אפשר וכדאי מאוד לחשוב על קונספט אחד מובהק לאירוע – נושא מרכזי שיעבור כחוט השני בכל אחד מהמרכיבים. העיצוב, האוכל, האלכוהול, המוזיקה ואפילו הלבוש של המשתתפים (אותו ניתן להנחות באמצעות ״דרס קוד״ מסוים שיוחלט מראש) צריכים לפעול באופן הרמוני זה עם זה ולהתאים בדיוק לנושא האירוע. יתרון נוסף וחשוב בבחירת קונספט מסוים לאירוע כבר בתחילת תהליך ההפקה, הוא שהמהלך הזה מקל מאוד על המשימות הבאות שלכם, מאחר ורוב המרכיבים יבחרו בהתאם אליו. כך תוכלו להגיע מהר יותר לקבלת החלטות חשובות כמו איפה יתקיים האירוע, אילו מנות יוגשו בו, מי יהיה הדי.ג׳יי ומה הוא ינגן ועוד.