קבלת החלטות נכונה: שלבים בארגון חתונה

לרוב הזוגות שכבר התחתנו לא היה מושג קלוש בהפקת אירועים לפני שיצאו לדרך עם תכנון החתונה. ברגע שתעשו לעצמכם סדר, ותקפידו על עבודה מסודרת לאורך כל הדרך, הכל יהיה פשוט יותר. באחריות

אמא׳לה, לא חשבתם שהרגע הזה באמת יגיע, כלומר כבר תקופה שאתם יודעים שאתם עומדים להתחתן ושיהיה אירוע מתישהו, אבל אשכרה להתחיל עם הפקת החתונה? מה לכם ולזה? מאיפה מתחילים? אז דבר ראשון, הרשו לעצמכם להירגע. הכל יהיה בסדר. אתם בטח לא הראשונים שעושים זאת, וכנראה שגם לא האחרונים, אבל מה שאנחנו מנסים לומר, זה שלרוב הזוגות שכבר התחתנו לא היה מושג קלוש בהפקת אירועים לפני שיצאו לדרך, וברגע שתעשו לעצמכם סדר, ותקפידו על עבודה מסודרת לאורך כל הדרך, הכל יהיה פשוט יותר. מבטיחים.

הכנו עבורכם רשימה כללית של שלבים בארגון חתונה, שמומלץ לבצע לפי הסדר הזה, שהוא הגיוני ועושה שכל. נזכיר בהזדמנות זו, שלגמרי לגיטימי ואף מומלץ להשתמש בשירותיהם של מפיקי אירועים מנוסים ומקצועיים, שיסללו עבורכם את הדרך לאירוע המושלם. עם זאת, יש כמה החלטות שתצטרכו לקבל בעצמכם, כלומר עדיף שתקחו בעצמכם, מאחר ומדובר באירוע שחייב להיות לטעמכם, ואתם צריכים להרגיש בו כמו עצמכם.

החלטות, החלטות, החלטות

בשלב הראשון של ארגון ותכנון חתונה, תידרשו לקבל כמה החלטות מכוננות. רגע, אין סיבה להילחץ, ההחלטות האלו שואבות ישירות מהנתונים שכבר יש לכם, כמו מהו התקציב העומד לרשותכם עבור החתונה, מאין מגיעים רוב המוזמנים אל האירוע ועוד. זה הזמן לעשות סדר בנתונים, וגם להחליט לאיזה כיוון כללי אתם מעוניינים לקחת את האירוע הזה. אנחנו חייבים להזהיר אתכם, שבשלב הזה בדרך כלל יופעל עליכם לא מעט לחץ חברתי, או יותר נכון לחץ משפחתי, כאשר יתכן מאוד שההורים משני הצדדים ינסו למשוך את הגדרות האירוע (לרבות רשימת המוזמנים וגודל האירוע) לכיוון שהם רוצים. כאן מומלץ לשמור על עמוד שדרה יציב, ולפני שאתם בכלל מתחילים לשתף ולהתייעץ, להבין ביניכם לבין עצמכם – מהו האירוע שאתם חולמים עליו. כדאי אף לרשום באופן מסודר את ההגדרות הכלליות שגיבשתם ביניכם לגבי גודל האירוע, הסגנון שלו והמיקום. הנה כמה פרמטרים שחייבים להגדיר לפני שבכלל מתחילים בהתנעת הפקת אירוע החתונה שלכם.

גודל האירוע

היינו רוצים לומר שהפרמטר הזה תלוי רק בכם, אבל אם להיות ריאלים, כנראה שלהורים משני הצדדים כן יהיה כאן ״סיי״ מסוים. קודם כל כי אתם בטח מכבדים אותם ורוצים להתחשב ברצונם, אבל גם, בואו נודה באמת, הם כנראה עומדים לממן חלק ניכר מהחתונה, אם לא את כולה, ולכן אתם אולי חשים חובה לקחת את בקשתם בחשבון. כך או כך, קשה לצאת לדרך עם תהליך הפקת האירוע לפני שאתם מבינים כמה אנשים הולכים להשתתף בו ומיהם פחות או יותר. לא תוכלו לחפש אולם מתאים, לא תוכלו להבין מהו התקציב הדרוש לאירוע ועוד. לכן, בשלב הראשון, צריכים להיסגר על כמות האנשים שעומדים לקבל מכם את ההזמנה המרגשת.

נציין בהקשר זה, שכיום יותר מתמיד נהוג לערוך חתונות קטנות באופן יחסי לעבר, כלומר אירועים המונים עד ל-200 איש. המגמה הזו צמחה בעקבות מגיפת הקורונה והגבלת ההתקהלות שהוטלה בזמנו, אך רבים ראו כי טוב, וגם היום, כשכבר אין בעיה להפיק אירועים גדולים והמוניים יותר, זוגות רבים בוחרים בחתונה אינטימית ומצומצמת, ויש בכך המון יתרונות. החל מהאווירה המדויקת ועד השליטה הרחבה יותר שלכם על כל מרכיב ומרכיב בחתונה, וגם פחות ביטולים פוטנציאליים – חוק המספרים הגדולים.

תקציב לאירוע

מיד לאחר הגדרת גודל האירוע, מגיע שלב הגדרת התקציב לאירוע. אין מה לעשות, גם כאן כנראה תצטרכו לערב את אמא ואבא, שכאמור, כנראה לוקחים חלק כזה או אחר במימון החתונה. כאשר בונים את התקציב לאירוע, חשוב לקחת בחשבון כי האולם הוא המרכיב המשמעותי והיקר ביותר בדרך כלל, ולכן יש להקצות לו את החלק הגדול ביותר מהתקציב. כמו כן, יש לקחת בחשבון את שירותי הקייטרינג והאוכל עצמו, האלכוהול, הדי.ג׳יי, צוות הצילום, עיצוב האולם, מתנות לאורחים, שמלת כלה וחליפת חתן, ולהשאיר גם טווח להוצאות בלתי צפויות. כדאי לעשות כאן שיעורי בית, ולחקור באמצעות הרשת מהם המחירים המוערכים של המרכיבים הגדולים והיקרים באירוע. אפשרות טובה נוספת, שעשויה להקל עליכם, היא לבקש את קובץ האקסל של חברים או בני משפחה שכבר התחתנו באירוע דומה לזה שאתם מתחננים, ופחות או יותר להעתיק את פרטי התקציב משם, או לפחות לקבל איזשהו מושג לגבי העלויות השונות של מרכיבי האירוע.

מיקום כללי של האירוע

זה אולי נשמע כמו משהו זניח, אך המיקום בו יתקיים האירוע הוא פרמטר חשוב מאוד. הן לשם כך שהאירוע יהיה מוצלח (כבר נסביר) והן לשם דיוק החיפוש אחר אולמות אירועים, באופן יעיל וחסכוני בזמן. מדוע המיקום הוא כה חשוב? ההגעה לחתונה היא כבר חלק מהחוויה שעוברים האורחים שלכם במסגרת אירוע החתונה, וכמה שתקלו את החלק הזה עליהם, כך הם יהנו יותר מהאירוע. חישבו על כל הפעמים בהם נדרשתם לנסיעה ארוכה ומייגעת לאירוע כזה או אחר, ובמיוחד לחתונות. אחרי שיצאתם מהבית רעננים, מהודרים, מסורקים, מאופרים ומבושמים, המסע הארוך לאירוע שחק והתיש אתכם, והגעתם אליו במצב שונה לגמרי מזה שיצאתם את הבית בו. במילים אחרות, ככל שתצליחו לקצר ולהקל את ההגעה של המוזמנים שלכם לחתונה, כך תגדילו את הסיכויים שהם יהנו ממנו. אם רוצים לקחת את העניין עוד שלב קדימה – מחפשים מקום שאפילו לא מצריך נהיגה, אלא שניתן להגיע אליו במונית, לפחות עבור רוב המשתתפים, וכך בכלל תגדילו את הסיכוי שתהיה חגיגה גדולה.