מתי הזמן המושלם לקיים אירוע?

קביעת מועד לאירוע, היא לרוב תהליך מורכב למדי, שמחייב לקחת בחשבון אינספור אנשים והיבטים. סוף שבוע? מהלך השבוע? מה לגבי חגים? למי מתאים כל מועד? ואיזה שיקול, חשוב למארגנים יותר מאחרים? הנקודות הבאות, יעזרו לעשות סדר בקביעת מועד לאירוע, בין אם זה אירוע פרטי או עסקי, גדול או קטן:

זמן פנוי

למי מתאים מועד האירוע, הוא שיקול ראשוני ומרכזי בהחלטה לגביו. לדוגמא, רוב האנשים לא עובדים בשבת ולכן רבים ייבחרו בכך ללא התלבטויות רבות וימשיכו מכאן לאיתור מקום לאירוע בשבת. כמובן, בימי השבוע רוב האנשים עובדים וימי שישי הם בין השניים – יש שעובדים גם בהם ויש שלא. אירועים מתקיימים לרוב בערב, אך לגבי סופי שבוע מדובר גם על צהריים, בוקר וערב. עם זאת, יהיו תמיד מקרים בהם לאורחים מסוימים לא מתאימים ימים או שעות ספציפיים. סוף שבוע למשל, עשוי להיות דווקא הזמן הפנוי שבו חלקם מתכנן יציאה לחופשה או עסוק בפעילות חשובה מבחינתם, שאין להם די זמן עבורה במהלך השבוע.

התאמה לאירוע

המועד צריך להתאים כמובן, גם לאופי האירוע וגם לאופי המוזמנים. לציבור מוזמנים שהוא דתי ברובו למשל, לא יתאים אירוע בשבת. אירועים עסקיים, יתקיימו לרוב במהלך השבוע. האירוע גם עשוי להיות סביב מועד ספציפי רלבנטי – לדוגמא, אירוע השקת מוצר. במצב כזה, מוכנות המוצר להשקעה וזמינות האורחים שחשובים לחברה במיוחד, תכתיב את המועד הסופי שייקבע לביצוע האירוע.

מועדים מיוחדים

ישנם מועדים מיוחדים שנחשבים ביהדות למתאימים במיוחד לאירוע, כמו למשל ראש חודש (מסמל התחלה חדשה). מצד שני, ישנם מועדים בהם אסור מבחינת היהדות לקיים אירועים מסויימים, כשדוגמא בולטת באופן מובן הוא יום כיפור. כמובן ימי צום גם הם לא מתאימים. בנוסף, יש לגבי כללים אלה דקויות שונות, בהתאם לעדות השונות בישראל. מעבר למועדים קבועים אלה, עשויים להיות מועדים בהם יש אירועים יוצאי דופן, שבהם אנשים יעדיפו לעשות דברים אחרים ולא להגיע לאירועים. לדוגמא – לצפות בטלוויזיה בתחרות ספורט בולטת כלשהיא.

תחבורה

מחד, בסופי שבוע יש פחות פקקי תנועה בכבישים וגם חניה שזמינה יותר בשפע. מאידך, בסופי שבוע ישנו גם החוסר בתחבורה ציבורית, אם כי היבט זה פחות משמעותי לרוב המגיעים לאירועים. היבט התחבורה כנראה משמעותי יותר מבחינת שעות ומיקום האירוע, שיתוכננו באופן שיקל על כולם להגיע. כדאי לבדוק מראש לגבי נתיבי ההגעה של האורחים השונים ולעדכן אותם בנתיבים חלופיים או בפקקי תנועה, שידוע לכם שצפויים בזמן ההגעה. חשוב שלא לשכוח גם את זמן ומסלולי החזרה מהאירוע – מוטב שגם הם יהיו נוחים ככל הניתן לאורחים, מבחינה תחבורתית.

אווירה

ברור כי בסופי שבוע, האווירה באירועים נוטה להיות יותר נינוחה ורגועה. למוזמנים יש לרוב יותר זמן פנוי, במיוחד באירועים שמתקיימים בצהריים. אגב, אירוע שנקבע לצהריים, הוא גם בזמן שנוח יותר לילדים – היבט חשוב בחלק מהאירועים. אירוע בלילה, עשוי להיות שונה מאוד באווירה ביחס לאירוע ביום. זאת, במיוחד אם מקיימים את האירוע או את חלקו בחוץ.

מזג האוויר

מזג האוויר הצפוי בזמן האירוע, ישליך כבר על שלב הגעת האורחים למקום. בחורף עשויות להיות הצפות כבישים, אולי קרח על הכביש ואף שלג באזורים כמו ירושלים. במהלך האירוע עצמו, אם הוא מתקיים בתוך אולם אירועים סגור, המיזוג יספק לרוב פתרון הולם וסטנדרטי. אם לעומת זאת מתכננים שחלק מהאירוע יתקיים בחוץ, מזג האוויר הופך להיות הרבה יותר משמעותי, מבחינת קור עז, גשם, רוח, חום כבד או לחות (במיוחד ליד מקורות מים גדולים או הים). מחד – מזג אוויר גרוע עלול להרוס למשל חופה שמתוכננת להיערך בחוץ. מאידך, מזג אוויר יפה, עשוי להיות תוספת נהדרת לאירוע וכמובן לצילומים שיישארו אחריו לתמיד. במאמר מוסגר, נזכיר בהקשר זה את חשיבות האור לאירוע בכלל ולצילומים בפרט וכי שעות השקיעה משתנות לאורך השנה. ניתן במידה מסויימת לשלוט על נושא מזג האוויר גם בחוץ, בעזרת פתרונות קירוי שונים. מאחר שמזג אוויר הוא דבר שלא לגמרי צפוי, חשוב לתכנן שימוש בפתרונות מסוג זה מראש. ולבסוף, כשהאורחים חוזרים לביתם, מאוד רצוי שלא ייתקעו בסופת שלגים או ייתקלו בבולען חדש באזור ים המלח.

מחיר

מחיר האירוע, נמצא לרוב ביחס ישר למדי למידת הביקוש, לקיום אירועים ביום ובזמן ספציפיים אלה. ביקוש גדול מוביל למחיר גבוה וההיפך. רצוי לנצל עובדה זו להוזלת האירוע כאשר ניתן, אם כי הדבר לא תמיד מתאפשר. חתונה במוצאי שבת למשל, תהיה זולה מהרגיל. מצד שני, היא כפי הנראה תתחיל מאוחר מהרגיל (בגלל היבט היתר הכשרות מהרבנות, בהקשר השבת). בנוסף, חתונה במוצאי שבת לרוב גם תסתיים מוקדם מהרגיל, בגלל יום העבודה שלמחרת. עבור עסקים, אירועים הם פעמים רבות סוג של השקעה כספית, כך שתהיה נכונות להשקיע בהם סכומים גדולים. באירוע פרטי לעומת זאת, השיקול הכספי לרוב יותר מגביל.

שעה

מעבר לקביעת היום המתאים לביצוע האירוע, יש לקבוע גם את לוח השעות הכללי עבורו. זאת, קודם כל לגבי שעת התחלת האירוע וכן לגבי הזמנים המתוכננים להתרחשויות העיקריות שתהיינה במסגרתו. עוד משמעותית, שעת סיום האירוע, לאור הצורך של אורחים מסוימים לחזור מרחק ארוך, כשהם כבר עייפים ובשעה מאוחרת. כמו כן, אורחים רבים יצטרכו לקום למחרת לעבודה – גם זה שיקול חשוב בקביעת שעת הסיום. כמובן, במבט כללי, לוח הזמנים חייב להיות גמיש. זאת, במיוחד באירועים פרטיים ובשונה מאירועים עסקיים, אשר נוטים להיות רשמיים ומסודרים יותר.