אירוע קטן במרכז – המדריך המושלם לבחירת הספקים הנכונים

עומדים לקראת תכנון אירוע ורוצים לשלוט על כל נישה ונישה, מכוונים שהכול יתממש בדיוק כפי שאתם מכוונים ושואפים? ובכן נראה שגם אתם מתעקשים למצוא מתחם אירועים מתאים ובו לשבץ את סך נותני השירות המשלימים. נשמע כמו אירוע שעומד לצאת מוצלח ביותר? ובכן בין היתר נשמע כמו תקופה שבה אתם עומדים להיות טרודים וצמודים ליומן מלא במשימות, ועל כן אנו פה בכדי לסייע לכם לעשות מעט סדר – לעזור לכם להבין אל אלו נותני שירות צריך לפנות, מה הכרחי לבחון ומה חשוב לדרוש.

 

יוצאים לדרך

השלב הראשון הוא ללא ספק להבין עד כמה האירוע עומד להיות קטן והיכן מבקשים למקם אותו, וזאת כי לאופי של המקום יש השפעה ישירה על שאר הפעילות של נותני השירות. שנדגים? ובכן אם מוצאים מתחם שבין היתר מציע עיצוב שמתכתב עם הטעם שלכם ומטבח מושקע שמובל ע"י שף ידוע, הרי שכבר ניתן להוריד מהרשימה חיפוש של קייטרינג ומעצב פנים, כר שניתן לקפוץ כמה צעדים קדימה בתכנון האירוע ובין היתר לחסוך לא מעט, וזאת כי אין זה סוד שאם בוחרים בקייטרינג של המקום ובמגוון שירותים משלימים, הרי שהמחיר הרבה יותר נמוך. כמו כן, חשוב לקחת בחשבון שגם אם מתחם אירועים מציע ללא עלות נוספת מגוון נותני שירות משלימים, הרי שעדיין חובה לבחון את הרמה של כל נדבך ונדבך.

דגשים חשובים

בין אם עומדים לבחור צלם, מעצב, או קייטרינג, עדיין חשוב לבחון חיבור אישי. למה הכוונה? ראשית על הספק להעניק ללקוח תחושה טובה – להסביר מהבסיס מה הוא מספק, לשקף אמינות ואף להראות נכונות להתגמש בהתאם לרצון הלקוח. כמו כן, על הספק לקחת את הרצון של הלקוח ולתרגם אותו למעשים שנוגעים לתחום השירות. מכאן שאם מרגישים שיש עם מי לעבוד ואם מרגישים שהאווירה מקצועית ובו זמנית קלילה, הרי שבהחלט מדובר בסימן חיובי – מצאתם את הספק שנכון עבורכם.

שיקולים נוספים

ידוע לכל שגם אירוע יוקרתי שואף לחסוך ועל כן זה רק הגיוני שהדבר הראשון שאנשים בוחנים הנו כמה עולה השירות, ופה אנו מבקשים לעצור ולחדד את הנקודה – להסביר שלעיתים שווה לשלם מעט יותר בכדי לקבל הרבה יותר, ושאין לאפשר למחיר נמוך לקלקל לכם את סך ההשקעה. כך למשל אם תגישו לאורחים אוכל שאינו מספיק טעים, הם פשוט יחכו שהערב ייגמר ואף ישמרו לכם בלב טינה, כי כשאורחים יוצאים מהבית ואף שמים צ'ק במעטפה, הם מצפים לקבל תגמול – הם מצפים לאירוע מושקע! מה עוד ראוי לבדוק? רזומה כמובן! רזומה מהווה את הפרמטר החשוב ביותר כאשר מתחבטים בין נותן שירות כזה לאחר, ועל כן הכרחי לבחון מה חושבים לקוחות קודמים, וכיוון שאנו חיים בעידן דיגיטלי, טוב לדעת שהבדיקה אינה אמורה להיות קשה.

דגשים עבור בחירת נותני שירות ספציפיים:

• בחירת צלם – כאשר עומדים לבחור צלם ראשית יש להבין מה מצפים ממנו ולאחר כן יש להבין מה מצפים מהתמונות עצמן. כך למשל מהצלם ניתן לצפות שיהיה רגיש להתרגשות ולדינמיקה ביניכם, שיגלה יצירתיות, שיעשה שמח וכמובן שיהיה מקצועי. בו זמנית, מהתמונות ניתן לצפות שהן יעבירו סגנון מסוים, יכללו אנשים שיקרים לכם ושיתעדו את סך הרגעים החשובים. כמו כן, תוודאו מראש מה כוללת העסקה: כמות תמונות, אלבומים להורים, כמות צלמים וכדומה.
• תקליטן – תקליטן הנו הלב והנשמה של האירוע ועל כן חשוב ביותר לוודא שקולעים למטרה. על התקליטן לקרוא את הקהל ולהגיב במידי, להיות קשוב לרצון של בעלי השמחה אך גם להקשיב לרצון של האורחים, להמליץ על מגוון סגנונות ולדעת לשלב ביניהם, לבצע מעברים חלקים ולהיות אחראי, כך שגם אם יש תקלה הוא יגיע מגובה עם ציוד מתאים.
• מעצבת אירוע – אם מוסיקה היא הלב של האירוע, הרי שעיצוב הנו הגוף של האירוע. עיצוב משפיע על האורחים באופן מידי, כבר מהרגע שבו הם נכנסים למתחם ומביטים על מרכזי השולחנות, על פינות הישיבה וכדומה. אי לכך יש למצוא מעצבים שמחזיקים בתיק עבודות מרשים, שהם משקיעים בהבנת הרצון האישי של הלקוח, שהם אינם מתפשרים על רמת הגימור, שהם מודעים לטרנדים האחרונים ושהם בין היתר שואפים לשלב אמירה אישית.
• קייטרינג – פה ראשית כל יש להבין מה מחפשים, הן מבחינת סדר גודל ומחיר והן מבחינת אופי האוכל וההגשה. לאחר שמתמקדים יותר קל להתחיל לאסוף המלצות. לאחר שיש כמה מתחילים להרים טלפונים ולברר פרטים יבשים – קרי זמינות, מחירים וייחודיות. לאחר שקוראים ביקורות טובות ושאר המשתנים גם כן מסתדרים, מומלץ להגיע לראות אירוע בפעולה, ובו לבחון את הפרמטרים הבאים: עיצוב המנה, גודל המנה, עדכניות, טעם, תזמון, טמפרטורה, מידת עשייה, טריות, שפע ויחס כללי של נותני השירות. הרבה עבודה? רק כך תהיו בטוחים שמדובר בקייטרינג הנכון, כי קייטרינג טוב בוחרים לא מהראש – אלא מהלב ובעיקר מהבטן.

מוכנים? מתחילים!

לסיכום, אתם רוצים להרים אירוע קטן במרכז וכעת אתם גם יודעים אלו נותני שירות עליכם לחפש. מה נותר? לבחון נותני שירות נוספים, כי ייתכן שתבקשו לשלב גם שירותי תאורה, סאונד וכדומה. נשמע כמו הרבה עבודה? ובכן ברגע שתתחילו מהר מאוד תגלו ששלב אחד נגמר ושני מתחיל, כך שהאירוע אט אט מתחיל לקרום עור וגידים. פה נסיים עם ההמלצה הבאה: תעגנו בחוזה כתוב את סך ההסכמים בין נותני השירות, ערכו רשימת מטלות ואל תהיו שאננים – תפקחו שהכול קורה כרצוי. בהצלחה!