מקום לאירוע חברה: בואו נדבר עסקים

אירועי חברה נחלקים לרוב לשני סוגים – אירוע מגבש לעובדי החברה או אירוע ללקוחות החברה, הנועד לקדם את החברה או מוצר כלשהו שהיא מספקת. על מנת להפיק אירוע מוצלח – יש להתחשב במטרתו העיקרית של המפגש, לצד מאפייני המוזמנים 

בדרך כלל, אירועי חברה נחלקים לשני סוגים עיקריים: אירוע לעובדי החברה, שהמטרה העומדת מאחוריו היא לרוב גיבוש חברתי, העלאת המורל ותחושת הסולידריות, ובמקרים אחרים מטרת האירוע היא לחגוג הישג משמעותי כלשהו של החברה. הסוג השני של אירועי החברה הוא אירוע בגוון שיווקי יותר, המיועד ללקוחות החברה. באירוע כזה המטרה היא בדרך כלל לפנק את הלקוחות, ולהזכיר להם את היתרונות הטמונים בשיתוף הפעולה העסקי, ולעתים גם לחשוף את החברה או את המוצר שהיא מציעה לקהל לקוחות חדש, למתג את עצמה ולבנות מוניטין.

כשבוחרים מקום – קודם כל להתחשב בסוג האירוע

כשניגשים לבחור מקום לאירוע חברה, יש קודם כל להתעמק ולהבין בדיוק מהי מטרתו. אם לדוגמא, מדובר במעין יום גיבוש לעובדי החברה, הרי שגם היקף המוזמנים יהיה שונה מאשר אירוע ללקוחות, אבל לא פחות חשוב – התוכן של האירוע וכל המאפיינים שלו יהיו אחרים מאשר אירוע המיועד ללקוחות. אירוע לעובדי החברה לרוב צריך להיות "פאן", מגבש, באווירה קלילה יותר שצריכה לבוא לידי ביטוי בעיצוב המקום, באוכל ובמשקאות שיוגשו בו וגם במוזיקה שתתנגן ברקע. אחד היתרונות בהפקת אירוע מהסוג הזה, הוא שיש לכם כבר הרבה מידע על המוזמנים (הרי הם העובדים שלכם), לרבות המקום ממנו הם מגיעים פיזית לאירוע (כך תוכלו לבחור את מיקום האולם או מתחם האירועים) וגם מידע על העדפותיהם ועל איזה סוג פעילויות יתאים למפגש הזה.

לעומת זאת, כשבוחרים מקום לאירוע עסקי יש לכם כאן פרמטרים שונים להתחשב בזה, ויש לכם קהל יותר "קשה" מאשר עובדי החברה. סביר להניח שאחת המטרות העיקריות באירוע מסוג זה היא להרשים. בחירת המקום היא קריטית מהבחינה הזאת, כי אולם האירועים מהווה את נתון הפתיחה הכי בסיסי ומשמעותי לאירוע. כמובן שגם האוכל שתגישו בו, האווירה והעיצוב חשובים, אבל קודם כל הנראות והסטייל של המקום. כמו כן, סביר שתרצו להקרין מצגות, להעביר הרצאות ואולי להציב דוכנים מסוימים באירוע מסוג זה, ועל אולם האירועים לתמוך בכל אלו. 

מפתח להצלחה ולאפס טעויות – מפיקים אחראים ומנוסים

אחד הדברים הכי חשובים כשמתכננים אירוע עסקי, ובמיוחד כזה המיועד ללקוחות קיימים או חדשים, הוא לוודא שבזמן אמת הכל "יתקתק", יזרום חלק ולא יסתמנו בעיות, קשיים, טעויות או פשלות במהלך האירוע. לדוגמא, אירוע בו כל האורחים ישובים לצורך הקרנת מצגת או סרטון תדמית, עליהם טרחתם מבעוד מועד והשקעתם בהם את מיטב כספכם, וכעת יש בעיה כלשהי עם המקרן, עם המגעים או המערכת, והאורחים החשובים שלכם יושבים וממתינים וממתינים במשך דקות ארוכות, עד שיגיע הגואל שיתקן את הבעיה – דבר כזה יכול להפיל אירוע. סליחה על הדרמטיות, אבל זה בהחלט עלול להאפיל על המפגש כולו.

עוד פשלות שיכולות לנבוע מניהול כושל של האירוע, הוא שהמנות לא יוצאות בזמן, או שאין לאורחים גישה נוחה לדברים בסיסיים כמו למי שתיה שיעמדו לשירותיהם. זה אולי נשמע כמו משהו זניח, אבל דבר כזה יכול להפוך למחדל של ממש.

הפתרון הכללי שיכול לסייע לכם בעניין הזה הוא שכירת שירותיהם של מפיקי אירועים מנוסים ומקצועיים, שכבר מכירים מקרוב כיצד אירועים כאלה מתנהלים, וחושבים על כל הפרטים, גדולים כקטנים. אנשי מקצוע כאלו יכולים לסייע לכם לחשוב על כל מה שצריך לאירוע, למשוך בחוטים הרלוונטיים כדי שכל מה שצריך יקרה, ולא פחות חשוב – לשחרר אתכם מסטרס ודאגות במהלך האירוע עצמו. כשאתם ניגשים לבחור גורמי הפקה לאירועים, חשוב מאוד לקבל המלצות ספציפיות ממנהלי חברות שכבר עברו תחת ידיהם, ויצאו מרוצים לחלוטין.

אילו עוד דברים דורשים טיפול במסגרת הפקת אירוע חברה או אירוע עסקי?

בין שאתם מארגנים אירוע המיועד לעובדי החברה ובין שאתם מפיקים אירוע שמטרתו שיווקית ומיתוגית, והוא מיועד ללקוחות, אתם רוצים להפתיע, לרגש, לפנק, ובאופן כללי, ליצור אפקט של "וואוו" באירוע.

אז אחרי שווידאתם שהאולם מתאים לסוג האירוע שלכם, בחרתם חברת קייטרינג מומלצת ואפילו דאגתם לפסיליטיס ולעיצוב האולם, עכשיו חשוב מאוד להתעמק במה שמכונה "התוכנית האומנותית" של האירוע.

כאמור, לפני שיוצאים לדרך, חשוב להבין היטב את אופי האירוע, להגדיר את מטרתו העיקרית, וגם את מאפייני המוזמנים – מהו טווח הגילאים, האם אלו עובדים מתחום הטכנולוגיה, הרפואה, ההנדסה וכו'. אם מדובר באירוע לעובדי החברה, ניתן ומומלץ לשלב פעילות כייפית מודרכת, כזו שהיא או "מרימה", משעשעת ומגבשת, או כזו שיש בה ערך מוסף משמעותי, כמו למשל הרצאה בנושא שפוגע למכנה המשותף הרחב ביותר של העובדים. זו יכולה להיות פעילות עם אופי ספורטיבי כמו שיעור ריקוד, יוגה, סדנת הולה הופ ועוד, זו יכולה להיות פעילות חווייתית כמו סדנת בישול בהדרכת שף מקצועי, וזו יכולה להיות הרצאה בנושא כללי כמו "איך להיות מאושר בעידן הטכנולוגי", "איך להפחית סטרס ולחיות חיים רגועים יותר" ועוד ועוד.

אם האירוע מיועד ללקוחות, כמובן חשוב שהתכנים שיהיו בו יהיו קשורים בקשר הדוק למוצר החברה. עם זאת, גם כאן חשוב למנן ולאזן את העניין, כך שהאורחים שלהם לא ירגישו שהם הגיעו לאירוע השקה או לפרסומת בוטה מדי, שהאינטרס מאחוריה שקוף מדי. כן כדאי למתג את האולם מבחינת נראות וכו' בשפה השיווקית של המוצר או החברה, אך רצוי לשלב תכנים נוספים, כאלו שיש להם קשר כלשהו למותג, אך לא "יורים" אותו לפניהם של הלקוחות.