איך מרימים כנס בלתי נשכח

בין אם אתם מנהלים עסק קטן או חברה גדולה, אתם בוודאי מודעים למשמעות הגדולה שיש לכנס על הפרויקט שלכם. באירוע בו סביר להניח שיהיו משקיעים ואורחים חשובים, צריך לשים לב לכל הפרטים – קטנים כגדולים. אז איך מתכננים כנס בצורה נבונה שמצד אחד ייתן לו נופח מקצועי אבל מצד שני יצליח להפריח את השממה? קבלו את המדריך לכל מה שצריך לדעת כדי לתכנן כנס מוצלח שלא ייפול בפח.

1. פרסום האירוע

שיווק ויחסי ציבור זו יריית הפתיחה של תכנון כנס מוצלח. מאיפה מתחילים? מרשימת האנשים, הזמנה ואישור הגעה במייל. שלחו הזמנה תמציתית אך מושכת את העין, כזו שמצד אחד תשדר רצינות, אבל תהיה צבעונית, פשוטה וקריאה. התכתובת במייל היא האינטראקציה הראשונה שלכם עם האורחים בפורמט זה ולכן חשוב שתיצרו רושם ראשוני מעולה, שילווה את אווירת הכנס בהמשך. ברגע שתדעו כמה מוזמנים אישרו הגעה, תוכלו להתכוונן לבחירת מקום הכנס.

2. לבחור את המקום הנכון

אם נפלתם בבחירת המקום, הכנס שלכם עלול להיות מושפע בהתאם, וזה הדבר האחרון שאתם רוצים שיקרה. אז איך בוחרים את המקום הנכון? מומלץ שהאירוע יתקיים במקום מרכזי שיהיה נח למרבית המוזמנים להגיע אליו. אם נגישות לאנשים בעלי מוגבלויות, חנייה בשפע ותחבורה ציבורית הם דברים שרלוונטיים עבורכם, בדקו שהם אכן קיימים בסביבת המקום. על סמך מספר אישורי ההגעה שקיבלתם במייל, תוכלו לדעת האם המקום שחשבתם עליו יכול להכיל את כמות המוזמנים שלכם או לא. או פשוט חשבו על המנטרה: "אסון ורסאי – Never again".

3. הכנת לו"ז מפורט וחלוקת תקצירי ההרצאות לפני תחילת הכנס

כידוע, ישנם סוגים רבים של כנסים: ימי עיון, כנסים ארציים, סדנאות ועוד. בכדי שתוכלו למקסם את האירוע, חשוב להכין לו"ז מפורט ביותר שיכלול את: מועד תחילת הכנס, תקצירי תכני היום, מועד הפסקות ושעת סיום משוערת. בקשו ממשתתפי הכנס לקרוא את התקצירים, ולהכין שאלות, הארות והערות מבעוד מועד למארגני הכנס. כך, יתווסף לכנס נופח רציני ותתנהל תקשורת ממוקדת ויעילה.

4. ישיבה מתאימה

עליכם ליצור מעטפת נעימה ככל הניתן עבור האורחים שלכם בכנס. זה מתחיל בדברים הקטנים ביותר: הושבה נוחה, אורתופדית ומרווחת, שמצד אחד לא תגרום לאורחים שלכם להרגיש שהם נזרקים על הספה בבית, אבל מצד שני לא תכאיב להם בגב. הקונוטציה שלכם לא צריכה להיות "ישיבת שבעה", אלא הושבה נעימה. הקפידו על מקומות ישיבה סביב שולחן ארוך, או שולחנות עגולים, התואמים את אופי הכנס, תוך יצירת תחושה ביתית וחמימה.

5. כיבוד קליל אך טעים

מנות קטנות וטעימות לצד שתייה קלה הן המפתח להשאיר את המוזמנים ערניים ובעניינים. אתם יודעים איך זה, כשישראלים רעבים הם עוד יותר עצבניים, ולשם לא נרצה להגיע. פינגר פוד, מתאבנים ומגוון סלטים יעשו את העבודה בזמן שאתם, תעשו רושם טוב. דאגו שהכיבוד יינתן ללא הגבלה לכל אורכו של הכנס, הרי רק אנרגיה טובה תפרה את האירוע, לא?

6. הפסקות התרעננות

כנס יכול להימשך שעות רבות, ובשלב מסוים המרצים והאורחים מתעייפים ומתחילים להתעפץ (כן כן, ממש כמו בטירונות שלכם). הקפידו על הפסקות סדירות בין הרצאה להרצאה, בהן יוכלו להתרענן ולשתות אספרסו טוב. ההפסקות מאפשרות גם לקיים שיחות, החלפת דעות ורשמים בצורה חופשית ונינוחה, וכך נרקמים להם קשרים חדשים. אז מה הכינוי שלך בטינדר?

7. הגבילו את המרצים בזמן ובשימוש בשקפים

הידעת? האדם הממוצע מסוגל להקשיב במשך 30 שניות לפני שדעתו תוסח. בעולם בו הכל צריך להיות קצר, קולע וממוקד, חשוב שנראות ותוכן המצגת ישאירו את המשתתפים מעורבים. קבעו מספר מסוים של שימוש בשקפים, הקפידו עם המרצה על נראות המצגת ועל אורכה של ההרצאה. מה לעשות, כולנו עבדים של יופי ואסתטיקה.

8. מנחה אירוע כריזמטי

חלק גדול מיצירת אירוע מוצלח, היא בחירת מנחה לבבי, ומיומן בעמידה מול קהל. המנחה אחראי לכך שהכנס יעבור בצורה חלקה, רצינית, אך משעשעת כשצריך. יצירתיות כאן היא שם המשחק – בחרו את הליצן של החברה, או אפילו אדם עם ניסיון בהנחיית אירועים, וכך תהפכו את האירוע להרבה יותר נעים.

9. פעילויות בקבוצות

לצד ההרצאות, שבצו בלו"ז האירוע זמן בו משתתפי הכנס יכירו אחד את השני, יעבדו בקבוצות ויצרו קשרים עסקיים. אינטראקציה זו, תחייה את הכנס ותיצור שיתופי פועלה חדשניים בתחום שלכם, תעמיק את מקורות הידע ותרחיב את עולמכם המקצועי.

10. לסיים עם חיוך וטעם טוב

המילה "כנס", תמיד מתקשרת למשהו רציני, אפור ומשעמם, אבל זה ממש לא חייב להיות המצב בכנס שלכם. איך תצרבו בתודעת המוזמנים שלכם את ההרגשה שהכנס היה מוצלח, פורה וקליל? מופע בידורי שכולל קטע אומנותי, סטנד-אפ או אפילו אמן חושים יעשו את העבודה לאחר כנס ארוך. שלחו את האורחים עם חיוך הביתה והשאירו רושם חיובי. לא מצאתם מישהו כזה? גם שי צנוע בעת סיום הכנס יזכה את הכנס שלכם בחותם אישי. צרפו מזכרת מהכנס, סבון נעים, ריחן לאוטו ולהתראות בכנס הבא!