מה מיוחד באירוע קטן?

אירועים קטנים, הם תמיד משהו מיוחד. בין אם מדובר בבר מצווה, שבת חתן, יום הולדת או אירוע עסקי בהיקף קטן,  אירוע קטן פשוט נראה אחרת. הוא תמיד יספק תחושה אינטימית יותר, מאירוע גדול, רב משתתפים. במה מתבטאת ייחודיות זו ומה בפועל כדאי לקחת בחשבון לקראת אירוע בסדר גודל כזה?

מספר המוזמנים

ההיבט הראשון הברור מאליו, אך משמעותי כל כך, הוא היבט מספר המוזמנים. היבט זה, משליך כמובן על גודל המקום שיוזמן. מקום לאירועים קטנים צריך להיות גדול מספיק, בכדי להכיל את מספר המוזמנים המירבי שעשוי להגיע לאירוע המתוכנן. אגב – פחות אורחים, משמע שהאורחים וגם יוזמי האירוע, ייצטרכו לחלק את זמנם בין פחות אנשים.

התאמה לפעילויות

היבט גודל המקום שמזמינים, חייב לקחת בחשבון את הפעילויות השונות שמתוכננות לאירוע. לא מספיק, להסתמך רק על מספר המוזמנים המירבי. ריקודים למשל, מחייבים שתהיה רחבה בגודל מסויים (כמה מהמוזמנים יירקדו?).

מחיר – פחות זה יותר

אירוע קטן, פירושו אולם קטן והמשמעות היא כמובן מחיר זול יותר. מעבר לכך, אם נקבע מראש תקציב לאירוע, המחיר הזול יאפשר להפנות חלק גדול יותר ממנו לשאר הדברים.

קל יותר לתכנן

אירוע קטן, מקל על מארגניו מבחינת התכנון, בהיבטים רבים. רשימת המוזמנים תהיה בהכרח קטנה וכך יש יופי של תירוץ שלא להזמין את מי שלא רוצים, לפעמים לשמחת שני הצדדים.. לגבי מי שכן מזמינים, קל יותר לארגן את סידורי הישיבה ואת כל התיאומים סביב הגעתם.

מוזיקה אינטימית

בחלל קטן, דרושה פחות הגברה למוזיקה. מוזיקה חיה עם קבוצת נגנים קטנה, הופכת במקרה כזה להיות אינטימית ומיוחדת במינה. במקום במה, מקבלים את האמנים קרוב יותר לקהל.

איזה שקט!

באירועים קטנים, נתקלים פחות בתופעה הישראלית כל כך של מוזיקה רועשת, בווליום שלא מאפשר לאנשים לשמוע האחד את השני, אפילו באותו שולחן. אורחים רבים יעריכו זאת. החל מהסבתא שלא מבינה מה הצעירים מתלהבים מרעש כזה ועד לאותם אורחים "מוזרים", שמעדיפים לדבר בלי צעקות. נסו את זה – זה עוד יימצא חן בעיניכם.

רואים את כולם

באולם אירועים קטן, קל לראות את כולם. הדבר משמעותי, מאחר שבאירועים ישנה לרוב תקשורת ויזואלית רבה בין אנשים, גם ללא דיבור. עובדה זו, משליכה על תחושת ה"ביחד" ומצמצמת את ה"איים" האנושיים שנוצרים באירועים גדולים.

לצאת מה"אטרף"

ארגון אירועים גדולים כמו חתונות, עלול בקלות להידרדר לריצת אמוק אחר פרטי פרטים וגימיקים, שכתוצאה ממנה מארגני האירוע לא ממש נהנים באירוע עצמו. האם כבר אמרנו שלום לכולם? הצטלמנו עם כולם? באירוע קטן, היבטים כאלה פשוטים יותר והחתן והכלה (למשל) יכולים לנשום לרווחה ולעבור את האירוע, יותר בכיף ובנחת.

מתרגלים את היצירתיות

בחלל קטן לאירוע, בו ישנו מספר קטן יחסית של כיסאות ושולחנות, קל יותר לארגנם באופן ייחודי. אפשר למשל, לשים במרכז החדר שולחן עגול גדול אחד. עוד אפשרות, היא לפנות דווקא את המרכז כרחבת ריקודים או כמקום מרכזי לאמנים או דוברים שונים באירוע. כמובן, מספר קטן של כיסאות ושולחנות, גם מקל על שינוי אופן האירגון שלהם, במהלך האירוע עצמו. גם המוזמנים יוכלו לסייע בכך, מבלי להתאמץ יותר מדי.

שמח לצלמים

מעניין לגלות, שלאירוע קטן יש יתרונות גם עבור צלמי האירוע. זאת, הן לגבי צלמים מקצועיים שנשכרים עבורו והן לגבי אנשים שמצלמים באופן פרטי. כשמספר האנשים קטן, קל יותר לצלם את כולם ביחד או לפחות בקבוצות גדולות. צילום קבוצתי של כמות גדולה מאוד של אנשים, אמנם אפשרית טכנית באולם גדול. עם זאת, היא מביאה לכך שהצילום דחוס מדי והפנים של כל מצולם יוצאות קטנות מדי. אלה גם יהיו צילומים פחות אישיים.

פחות גימיקים, יותר אנשים

אירועים קטנים, נוטים להתמקד פחות בגימיקים ובידור ויותר במוזמנים וביוזמי האירוע. קל בהם יותר להזמין אנשים שונים לדבר, מבלי שזה יישמע כמו הרצאה מול קהל מנותק, שמרוכז יותר באוכל. כמו כן, אנשים בעלי פחד במה מסויים ורובנו כאלה, ירגישו נוח יותר לדבר, באירוע עם פחות מוזמנים. ולבסוף, כמובן, באירועים קטנים אנשים מדברים יותר זה עם זה. כאשר אורחים מגיעים ממרחק גדול ובכלל עושים לא מעט מאמץ להתארגן עבור האירוע, בוודאי משמעותי עבורם שיש אינטראקציה כזו. אחרת, אירועים רבים נראים יותר כמו צפייה פאסיבית במופע והרבה פחות כמו השתתפות פעילה באירוע. לסיכום: פחות גימיקים, יותר אנשים, יותר שמח.

תרומה – חתונה עם ערך מוסף

כאשר חוסכים בהוצאה על אולם גדול, יש שמנצלים חסכון זה בכדי לתרום למטרה טובה כלשהיא. זו יכולה להיות תרומה כספית, תרומת מזון (שנשאר מהאירוע) או אפילו תרומת שמלת הכלה או חליפת החתן, עבור זוגות אחרים.

מי אלה?

מי זאת? היא לא האחות של איך קוראים לה? אז איך קוראים לה? בחתונה קטנה, מתקרבים יותר למצב שבו כולם מכירים את כולם. יוזמי האירוע, יוכלו לזכור את שמות המוזמנים יותר בקלות. כך גם יהיו פחות מצבים מביכים, בהם עוברים בין השולחנות ולא מזהים עם מי אנחנו מדברים.

מה הם מחבבים?

לא רק שאירוע קטן מסייע להכיר את כל המוזמנים, הוא גם משפר את המידה שבה המארגנים מכירים את העדפות המוזמנים. כמובן, מספר מוזמנים קטן גם מצמצם את מספר ה"העדפות" ובכך מקל על ביצוע בחירות רלבנטיות. אלה יכולות להיות למשל, החלטות לגבי האוכל שיוגש באירוע, המוזיקה שתנוגן ברקע וכדומה.