לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן: הכירו את היתרונות של אירועים עסקיים במרכז

החלטתם לארגן אירוע עסקי ללקוחות, לעובדים או לקהל מסוים? מצוין! אחת המשימות החשובות ביותר שעומדות בפניכם היא למצוא את המקום האידיאלי לקיום האירוע. בחירת המקום הנכון ביותר עבורכם צריכה להתחשב בשטח המקום, באווירה שהוא מעניק, במראה הכללי שלו ובשיקולים חשובים נוספים. בחירה לא מתאימה יכולה להעיב על האירוע. לכן חשוב לשקול היטב שלל פרמטרים טרם בחירת המקום המיועד.

לזמן יש חשיבות מכרעת

חשוב שתהיו מסוגלים לסגור עם מקום האירוע המועדף עליכם בשלב מוקדם ככל האפשר במהלך תכנון האירוע. לאחר מכן התקדמו לעיצוב, לניהול הלו"ז של האירוע ולמשימות הבאות הכרוכות בתכנון האירוע שלכם. קחו בחשבון שאם תחכו יותר מידי זמן, מקומות האירועים הטובים ביותר יכולים להיות בתפוסה מלאה. לכן חשוב להגדיר באופן מדויק את הצרכים שלכם וההעדפות שלכם, למקד את החיפוש ולבחור את המקום המתאים ביותר עבורכם.

כך תבחרו נכון צעד אחר צעד:

מיקום מתחם האירועים

הדבר הראשון עליו עליכם לחשוב בתכנון האירוע הוא המיקום של מתחם האירועים. זהו אחד הפרטים החשובים ביותר בבחירה נכונה של מקום האירוע ולכן חשוב לבחור במיקום נגיש ומרכזי עבור מרבית המוזמנים שלכם. אירועים עסקיים במרכז הארץ הינם פופולריים ביותר משום שהם מאפשרים גישה נוחה ומהירה יחסית לבאים מכל חלקי הארץ. העדיפו לבחור במקום הממוקם בקרבת מקומות לינה עבור האורחים שיצטרכו ללון באזור. בנוסף, קחו בחשבון בחירה במקום המספק דרכי גישה נוחות עם קרבה לתחבורה ציבורית ולצירי תנועה מרכזיים. כל אלה יעניקו לכם ולאורחים שלכם מיקום מצוין, נגיש ונוח שיגדיל את הסיכויים להשתתפות של אורחים רבים באירוע שלכם.

שקלול עלויות

לאחר בחירת מיקום מרכזי, עליכם לשקלל את עלויות הפקת האירוע ולבחון את העלויות הכרוכות במקומות האירועים השונים שרלוונטיים עבורכם. שימו לב שלבחירת יום בשבוע ותקופה בשנה ישנה השפעה על עלות האירוע. לכן כדאי לבחון תאריכים שונים לאירוע ולהשוות בין המחירים שלהם.

חשוב לקחת בחשבון את כל הגורמים המעורבים באירוע למשל קייטרינג, משקאות, צילום וכו'. ישנם מתחמי אירועים אשר יציעו לכם חבילות הכוללות שירותים רבים שאתם צריכים אשר עשויות להוזיל את העלויות שלכם ולחסוך לכם זמן יקר.

קיבולת

אחד החלקים המורכבים ביותר באירוע עסקי הוא תכנון כמות המשתתפים הצפויים באירוע. לעיתים חוסר הוודאות מקשה לדעת איזה סוג מקום להזמין. העדיפו מקום המאפשר גמישות מסוימת במספר המשתתפים באירוע. אם יש לכם הערכה כללית לגביי מספר המשתתפים הצפויה, בחרו במקום המתאים לכך. למשל עבור אירוע של 200 משתתפים כדאי לבחור במתחם אירועים עם חלל מרווח אך לא גדול מידי כדי שהוא לא יראה ריק ודל בזמן האירוע.

תכנון השירותים הדרושים לכם

בדקו אילו שירותים כלולים במקום האירוע ותכננו היטב כל ספק ונותן שירות הדרושים לקיום האירוע שלכם. במידה ומקום האירוע מספק מגוון רחב של שירותים, קבלו הצעת מחיר מסודרת לכל השירותים הדרושים לכם. במידה ועליכם לבחור בעצמכם את הספקים ונותני השירותים השונים, מקדו את החיפוש שלכם בספקים הנמצאים בקרבת מקום האירוע ובעלי ניסיון, המלצות ותיק עבודות התואם את ציפיותיכם. לאחר מכן קבלו מהם הצעות מחיר. חשוב לערוך רשימה מסודרת של כל הדברים הדרושים לאירוע שלכם ולציין את נותני השירות הדרושים לשם כך כדי שלא תגלו ברגע האחרון שנותרתם בלי ספקים הנדרשים לאירוע.

מערך האירוע

אם אתם מקיימים הרצאות, ועידות או אירוע בו אנשים ידברו, תצטרכו שהפריסה של המקום תהיה נוחה. בחרו במקום המאפשר הקמת במה ומספק ציוד תאורה, מולטימדיה וסאונד איכותיים וכן מקומות ישיבה מתאימים.

האווירה היא גם פקטור. אם אינכם מתכוונים לבצע הרבה שינויים בעיצוב הקיים, כדאי שתבחרו משהו המתאים למוטיב האירוע שלכם. כאשר אתם סוקרים את חלל האירוע, הסתכלו על דברים פרקטיים כמו שקעים לתאורה וגישה לחדרי שירותים.

עיצוב וסגנון 

מרבית מתחמי האירועים המיועדים לאירועים עסקיים הינם פשוטים, סטנדרטיים ובעלי עיצוב קר ונטול כל ייחודיות. העדיפו בחירה במקום אירועים בעל מראה מעניין, עיצוב ייחודי, חם ומגוון. כך תיצרו אווירה מזמינה ואינטימית יותר ותעניקו למשתתפים באירוע עניין נוסף ותחושה טובה.

מזג אוויר

בתכנון אירוע עסקי, חשוב לקחת בחשבון את תנאי מזג האוויר המשתנים. בחירה במיקום מרכזי כרוכה גם במזג אוויר מתון יחסית ביחס לאזורים גבוהים אשר מאופיינים ברוחות עזות וקור או במקומות נמוכים שנוטים לשטפונות בחורף. לאורך כל השנה איזור המרכז מספק מזג אוויר מתון יחסית המאפשר קיום אירועים בטוחים ונעימים.

אם אתם עורכים אירוע באוויר הפתוח, העדיפו לקיים אותו בחודשי האביב, הסתיו או הקיץ כך שתוכלו לקיים אירוע ללא ממטרים מפתיעים או קור עז.

מתחם האירועים High& מאפשר לקיים אירועים עסקיים על גג מרווח ופתוח או בחלל פנימי סגור ואינטימי. בחירה במקום אירועים המאפשר לקיים אירועים הן בחלל סגור והן בחלל פתוח הינה האפשרות הטובה ביותר העומדת בפניכם בבחירת מקום אירועים שיתאים לכל תנאי מזג אוויר.

מוכנים להתחיל לתכנן את האירוע הבא לארגון או לחברה שלכם? 

בחירת המקום המתאים ביותר לאירוע עשויה להיות עניין מלחיץ או מורכב אבל בעזרות הטיפים שציינו, תוכלו לבחור בקלות את המקום המתאים ביותר לאירוע שלכם ולקיים אירוע עסקי מצוין שעונה על כל ציפיותיכם. 

מתחם האירועים High& ממוקם בתל אביב ומעניק מיקום מרכזי, נגיש ונוח מכל מקום. המתחם מספק גג לאירועים עסקיים מהנים ומיוחדים. הגג הפתוח והמרווח משקיף על כל תל אביב ובתח ישנו חלל פנימי, מיוחד, מעוצב ואינטימי. האירועים ב-High& מתאימים במיוחד לאירועים עסקיים קטנים עד בינוניים וכוללים כל מה שדרוש לאירוע מושלם החל משירות מצוין, דרך קולינריה מעולה, בר משקאות איכותי ומערכות תאורה וסאונד מתקדמות.