תכנון אירוע עסקי

אירוע עסקי, שונה במובנים רבים מאירוע פרטי. עם זאת, ניתן לרוב לקיים גם אירועים מסוג זה, באולמות אירועים רגילים. מה חשוב לדעת לגבי תכנון אירוע כזה?

באילו שעות?

ראשית, ישנה גמישות רבה בשעות האפשריות ביחס לאירועים פרטיים, מאחר שכל שעות יום העבודה זמינות לשם כך. מעבר לכך, שעות ביצוע האירוע תלויות מאוד בנסיבות. אירועי בוקר לחברות למשל, עשויים להיקבע לשעות הבוקר המוקדמות, תוך התחשבות באילוצי התנועה, שנוטה להיות עמוסה. שעה מוקדמת במיוחד, עשויה להקל מבחינה זו. מצד שני, אנשים עשויים להגיע לאירוע ממרחק רב ואף מחו"ל. במקרים כאלה, מועד הגעתם, בתוספת מרווח זמן ליתר בטחון, עשויים להכתיב שעת התחלה מסויימת. אירוע עסקי לא מתנהל תמיד במסגרת סט אחד של שעות התחלה וסיום, אלא עשוי לעתים להתפצל, לכמה מסלולי פעילויות שונים (לרוב בכנסים). אם מדובר באירוע ממושך, ייתכן שרצוי לפצלו לשני חלקים, עם אפשרויות זמינות ואיכותיות לארוחת צהריים באמצע. לעתים ישנם גם מצבים קיצוניים, בהם מנסים לדחוס כמה שיותר פעילויות ליום אחד. רואים זאת בעיקר בכנסים בינלאומיים גדולים, נוסח כנס הטכנולוגיה הבולט CES.

באיזה יום?

היום והשעה לקיום האירוע, הם בין ההחלטות הראשיות שיש לקבל. אילוץ ראשוני שיצמצם את האפשרויות, יהיה העדפת ימי ושעות עבודה מקובלים. מעבר לכך, ישנה לכאורה מורכבות גדולה יותר מאשר בתיאום אירועים פרטיים, מאחר שיש לתאם לא רק בין אנשים שונים, אלא גם לקחת בחשבון שיקולים עסקיים מגוונים. לדוגמא: אירוע השקה או הכרזה, תלוי מטבע הדברים בהתקדמות הפרוייקט המדובר, במיוחד אם נדרשת הדגמה חיה של המוצר. אסור במצב כזה "לעשות פאדיחות" וכבר היו די מקרים בעבר, שהראו כיצד הדגמה בוסרית מדי, מזיקה במקום להועיל.

בקצה השני של קשת מורכבות האירועים, ישנם אירועים קטנים שמאורגנים במהירות רבה, בהתאם לנסיבות. למשל  מסיבת עיתונאים דחופה, לשם תיקון מהיר של נזק תדמיתי כלשהו ומתן תגובה רשמית ופומבית ללקוחות, על המצב שהוביל לנזק זה.

מי יוביל ומי יישתתף?

בהתאם לסוג האירוע, העסק יחליט מי יוביל אותו, יתכנן אותו וישתתף בו. אם זה אירוע טכני יותר, ייתכן שהוא רלבנטי רק למחלקות טכניות מסוימות ובהתאם – מנהלים טכניים רלבנטים מהעסק יתכננו ויובילו אותו. אם זה אירוע שנסוב סביב חילופי תפקידים בראש החברה, ייתכן שיתאים להזמין את רוב העובדים וגורמים נוספים מחוץ לחברה. אם מדובר באירוע בעל אופי שיווקי (וזה הוא סוג אירוע עסקי נפוץ במיוחד), המוצרים או השירותים הרלבנטיים והצגתם יהיו במרכז העניינים. במקרה כזה, יהיו מעורבים המנהלים העסקיים שמאחורי מוצרים או שירותים ספציפיים אלה, כמו גם אנשי השיווק של החברה ולצידם אנשי יחסי הציבור.

איך רוצים לעשות זאת?

ניתן לקיים אירוע במגוון רחב של דרכים. את אותו האירוע, אפשר לעשות פשוט יותר או מתוחכם יותר. הדבר תלוי במטרות העסקיות ובמגבלות התקציב, כאשר אולם אירועים איכותי יאפשר לספק פתרון לרוב הדרישות בהיבט זה. עיצוב ותכנון אירוע, הם נושאים בעלי השלכות שיווקיות לגבי המוצר או השירות שבמרכז האירוע. הם גם משליכים משמעותית, על תדמית העסק בכלל. ראשית, האורחים ייתרשמו מאיכות – היבט בו ניתן להשקיע או להיכשל, גם באירוע קטן ודל תקציב וגם באירוע מושקע ויוקרתי. מוטב אירוע יותר קטן, אבל ללכת על בטוח מבחינת האיכות. איכות האירוע, מתבטאת אצל עסקים לפני הכל בתפקוד. אם בחתונה יש שמוטרדים מכך שכמה נשים תגענה עם אותה שמלה בדיוק, באירוע עסקי אין זה משנה אם כל המנהלים על הבמה לובשים אותו דבר, העיקר שהמיקרופונים יעבדו, התאורה תהיה תקינה וכן הלאה.

תזמון מוקפד

עוד נקודה שחשוב לציין לגבי אירועים עסקיים, היא שהם צריכים להתנהל בצורה מוקפדת במיוחד מבחינת התחשבות בזמנים. באירוע פרטי, לאנשים יש לרוב זמן פנוי לפני ואחרי האירוע, דבר שמאפשר גמישות בזמני התחלת וסיום האירוע. האירוע עצמו הוא עבורם לרוב אתנחתא, שבה הם לא עושים הרבה. באירוע עסקי לעומת זאת, מדובר לרוב בחלק מיום העבודה של מרבית המשתתפים. באירוע הם עשויים להידרש למעורבות רבה, גם אם אינם נוטלים חלק בתפעול האירוע עצמו. אם זה כנס מקצועי למשל, הם לא יהיו שקועים ברבע עוף או בסמארטפון, אלא יקשיבו להרצאות, יהיו באינטראקציה עם קולגות בהפסקות ובין לבין, ייבדקו בסמארטפון הודעות ועדכונים בענייני עבודה. לבסוף, הם יירצו לצאת מהאירוע בזמן, להמשך יום העבודה. אנשים אלה, יעריכו אירוע שמנוהל ביעילות ובהקפדה על הזמנים והדבר ישליך גם על תדמית העסק.

אירועים לעובדים

מסיבות חברה, ימי כיף, ימי גיבוש ודומיהם, מהווים סוג מיוחד של אירועים עסקיים. אירועים אלה נתפסים עקרונית כבונוס לעובדים, אם כי לא תמיד על ידי העובדים עצמם. רצוי לעשות אותם בשעות העבודה, אחרת הם נתפסים על ידי עובדים רבים בצורה שלילית – כאירוע שנכפה עליהם, בשעות הפנאי שלהם, על חשבונם ובמקרים רבים בלי שהם מעוניינים בכלל בפעילות שבה מדובר. בכלל, תכנון אירועים מסוג זה מחייב לא מעט טאקט. לדוגמא – אירוע בבריכה עשוי להישמע כיף ורבים מהעובדים יתלהבו מהרעיון, אבל האם כל העובדים והעובדות ירגישו באמת בנוח להופיע בבגדי ים? ייתכן שדווקא אלה שלא, ירגישו לא נעים לומר זאת. לסיכום – אירועים כאלה, מיועדים לרוב לתרום ל"שימור עובדים" ולמורל. אלה מטרות חשובות, אך כדאי להיזהר, שהם לא ייגרמו לתוצאה הפוכה מהמצופה.