מה מיוחד בניהול אירועים עסקיים?

אירועים עסקיים, שונים במהותם מבחינות רבות מאירועים פרטיים רגילים. מהם ההיבטים העיקריים של האירוע, שבהם ההבדלים באים לידי ביטוי?

מטרת האירוע

באירועים פרטיים, מדובר לרוב על חתונות או על בת מצווה או בר מצווה. באירועים עסקיים, מדובר על כנסים ואירועי חברה, שנסובים לרוב סביב אירוע רב משמעות לחברה, כהשקת מוצר. עבור ארגונים גדולים, זה יכול להיות גם שכירת אולם כחלק מהפקת יום כיף לעובדים. מטרת האירוע, תכתיב את הדרישות לגביו מהאולם. אפילו היבט נקודתי כמו שולחנות, מושפע מאופי האירוע. באירוע פרטי, היכן שהאוכל הוא היבט מרכזי, מתאים ומקובל להשתמש בשולחנות אוכל עגולים, שמותאמים לישיבת כמות אנשים קטנה סביבם (לרוב, סדר גודל של עד 10 או 12 איש). באירוע עסקי, יידרש פעמים רבות סידור שבו האורחים יושבים כשכולם לאותו כיוון – של במה או של צג הקרנה.

עניין של אווירה

באירוע עסקי, מראה מכובד של המקום הוא היבט חשוב כמובן. עם זאת, מדובר לרוב במראה מאופק ופשוט יותר, מזה שרואים באירועים פרטיים ובוודאי ממה שנהוג לעשות עבור חתונות. לכן, תכנון וקביעה עם אולם האירועים לגבי ההיבטים האסתטיים, יהיה בדרך כלל פשוט יותר. באירועים פרטיים מחפשים פעמים רבות להיות שונים ולשם כך משקיעים בגימיקים שונים, חלקם זולים וחלקם יקרים מאוד. באירועים עסקיים לעומת זאת, הדבר נדרש הרבה פחות. בניגוד לחתונות למשל, פחות סביר שמעוניינים שהמנכ"ל יגיע במסוק, גם אם הוא "חתן השמחה". בשונה מבר מצוות וימי הולדת, לרוב לא יחלקו למשתתפים הצעירים ביותר אקדחי בועות סבון. כך שהאווירה נוטה להיות רצינית יותר, גם אם היא לעתים חגיגית, בהתאם לנסיבות האירוע.

תדמית ושיווק

כל אירוע עסקי, הוא מצב שבו ניתן ביטוי גם לתדמית החברה. אם מדובר באירוע לעובדי החברה בלבד, התדמית שמשודרת היא מבחינת הארגון "כלפי פנים" ויש לה חשיבות בהעלאת מורל העובדים ושימור עובדים לאורך זמן. אם מדובר באירוע שכולל גם גורמי חוץ, באים לידי ביטוי היבטי תדמית וגם שיווק. לכן, בעוד שתקלה באירוע היא תמיד דבר לא רצוי, לגבי אירועים עסקיים היא עלולה להיות מזיקה במיוחד. לדוגמא: זכורים מקרים בולטים מהעבר, בהם התרחשה תקלה משמעותית במסגרת הצגת מוצר חדש, דבר שכמובן לא תורם לשיווק המוצר עצמו ואף פוגע במבט רחב יותר, בתדמית החברה כולה. בכדי להבטיח שתקלות מסוג זה לא תתרחשנה, לפחות בכל הנוגע לחלקו של אולם האירועים, חשוב לבחור באולם איכותי, שמנוסה גם באירועים לעסקים.

הבדלים בתקציב

התקציב, הוא תמיד היבט חשוב מאוד בהפקת אירועים. לגבי עסקים, יש בנושא זה הבדלים קטנים אך משמעותיים. ראשית, עסקים אמורים להתנהל כספית באופן מקצועי יותר מאנשים פרטיים. שנית, לגבי עסקים, אירועים הם לרוב השקעה, אשר אמורה להחזיר את עצמה באופן מסוים בעתיד. החזר זה (ROI – Return Of Investment) הוא דבר שניתן וחשוב להעריך ולקחת בחשבון, בהחלטה על התקציב שיוקדש לאירוע.

הציוד הטכני

חשוב לשים לב לפרטים הטכניים הקטנים, שעשויים לעשות לעתים הבדל גדול. לדוגמא – מצב שבו מרצה הגיע לאירוע רק עם סמארטפון, מאחר שניתן כיום להתחבר גם מסמארטפון למערכת הקרנה (לא חייבים לפטופ). אבל מה קורה, אם הוא הגיע בלי כבל החיבור משום מה? אולי הוא שכח אותו ואולי הסתבר שהכבל לא תקין? כך שמההיבט הטכני, במקום להכין את כל הציוד בעצמכם מראש, חשוב בבחירת מקום אירועים לבחור במקום איכותי, שערוך לכל התסריטים הנפוצים מסוג זה. בנוסף, בזמן האירוע צריך להיות במקום אחראי שיודע להדריך ולסייע בתפעול הציוד ולתת מענה מיידי לתקלות. ציוד טכני בסיסי, יכלול כמובן גם מערכות הגברה (ורצוי מיקרופונים אלחוטיים), מערכת הקרנה ורשת WiFi.

מה שונה באוכל?

האוכל שמוגש באירוע עסקי יכול להיות פשוט יותר ביחס לאירועים פרטיים ופעמים רבות הוא גם מצומצם יותר בהיקפו. עם זאת, הוא חייב להיות איכותי. זו היא נקודה שאין סיבה להתפשר עליה, מאחר שניתן למצוא באולמות אירועים אוכל ברמה גבוהה במיוחד, אשר מוכן בפיקוח שף.

שעת האירוע

חתונות מתקיימות לרוב בערב, בעוד שבר ובת מצווה מתקיימים לעתים גם בשישי בבוקר או בצהריים. אירועים עסקיים עשויים להתקיים בשעות עבודה רגילות – אותן שעות שבהן אנשים בדרך כלל לא יכולים להגיע לאירועים פרטיים. אירוע עסקי כזה, יהיה לרוב חלק רשמי מיום העבודה של המשתתפים.

היבטי תחבורה

מיקום האולם הוא כמובן עוד היבט חשוב מאוד של עריכת אירועים. עליו להיות קל להגעה. אם הוא נמצא במיקום מרכזי, הדבר מקל על אורחים רבים וגם מספק מבחר גדול יותר של אפשרויות תחבורה. מצד שני, מיקום מרכזי עשוי להיות יותר "פקוק" בשעות שונות של היום. כמובן, חשובה גם זמינות החניה במקום והיקף הרכבים שניתן להחנות בה. לרוב, יש מבחינה זו הבדל בין שני המיקומים הקלאסיים של אולמות אירועים – אולמות שממוקמים בשולי ערים ואף מחוץ לערים, נהנים ממרחב חנייה גדול, לעתים בלתי מוגבל. לעומתם, אולמות אירועים במיקומים מרכזיים מאוד, לרוב מוגבלים יותר במקומות החניה. אך אל דאגה – גם מקומות אלה כמובן יספקו לכך פתרונות נוחים, מאחר שמדובר על היבט קריטי לפרנסתם.