גני אירועים לאירועים קטנים

זו יכולה להיות חתונה וזה יכול להיות בר מצווה, זו יכולה להיות ברית מילה וזה יכול להיות אירוע עסקי כלשהוא כמו ערב חברה או אירוע גיוס משקיעים, מה שיכול להיות משותף בין כל האירועים הללו הוא שזה יהיה אירוע קטן. מה זה אומר אירוע קטן? בדרך כלל זה אירוע של עד מאה אנשים ואולי קצת יותר. ברוב המקרים זה יהיה אירוע של כמה עשרות אנשים וזה אומר היערכות והכנות דומות כמו באירוע גדול אבל עם דגשים אחרים.

אירוע קטן יכול להיות במסעדה אם הוא ממש קטן ואם אתם רוצים בכך, אבל הוא יכול להיות מצד שני גם אירוע באולם או בגן אירועים. אם האופציה השנייה היא מה שאתם מחפשים ורוצים וגני אירוע הם הכיוון שלכם, אז הנה כמה טיפים שאתם יכולים לקחת על מציאת גן אירועים כזה ועם ארגון אירוע קטן בכלל. אז קדימה, תתחילו לרשום.

התאמה לכמות המוזמנים

הדבר הראשון אותו אתם צריכים לקחת בחשבון בבואכם למצוא מקום לאירוע קטן ולא משנה איזה אירוע זה, הוא התאמה לכמות המוזמנים. זה צריך להיות מצד אחד מקום מרווח מספיק, כזה שאפשר לרקוד בו וכזה שאפשר שיהיו בו אטרקציות שונות אם אנו רוצים כאלו ומצד שני, הוא צריך להיות מקום שלא יהיה גדול מידי ביחס למוזמנים כדי שהוא לא ייראה כאילו חלק מהמוזמנים לא הגיעו.

כשמארגנים אירוע קטן, בדרך כלל מזמינים את האנשים הקרובים יותר, אלו שאפשר לקבל מהם מידע האם הם יגיעו או שלא. סביר להניח שרובם יגיעו ואולי אפילו כמעט כולם, אבל את זה אתם חייבים לוודא וחייבים לעשות את זה כמה שיותר מוקדם בשביל לדעת מה הכיוון מבחינת מקום.

מקום שמקיים אירועים קטנים על בסיס קבוע

כל מקום יהיה מוכן לקיים בו אירוע קטן, אבל כפי שציינו, אם הוא יהיה גדול מידי זה לא ייראה טוב. אבל מעבר לזה אתם צריכים למצוא גם גן אירועים שכבר היו בו לא מעט אירועים קטנים, שאתם לא הראשונים שמקיימים בו אירוע כזה שהוא מורגל כבר ויכול לתת לכם את מה שאתם צריכים. אתם צריכים לוודא שהאוכל בו מותאם לאירועים קטנים ושהמקום יודע לעבוד מול ספקים שונים של אירועים קטנים. אם המקום כבר מתורגל, יהיה לו קל יותר לספק לכם את מה שאתם צריכים ורוצים.

הגדרת תקציב

אחרי שהבנו מה תהיה כמות המוזמנים אפשר להתחיל לדבר על מספרים שזה אומר שאפשר להתחיל לתכנן את התקציב לאירוע. אל תזמינו כלום לפני שיש לכם מסגרת תקציב כזו שכוללת את כל הפרטים באירוע וגם משאירה תקציב ל"הפתעות". תקציב כזה צריך לכלול את המקום שיהיה בו האירוע כמובן, את הקייטרינג אם הוא יהיה חיצוני, את התקליטן, את הצלמים, את האטרקציות השונות אם אתם מתכוונים לשלב כאלו, עיצוב האירוע ועוד כל מיני הוצאות שיהיו בו.

אתם חייבים להשאיר גם משהו בסביבות ה-20% ל"הפתעות". מה זה אומר הפתעות? זה אומר דברים שלא תכננתם מראש ושאתם רוצים בכל זאת, או דברים שלא הערכתם נכון את העלות שלהם. אתם חייבים לחשוב על הכול, ועדיין לזכור שבטוח שכחתם כמה דברים קטנים.

כמה דברים שאתם חייבים לבדוק בגן האירועים:

• רישיון עסק – אין כמעט מי שלא שמע בתקשורת על אולם או גן אירועים כזה או אחר שנסגרו בגלל שלא היה להם רישיון עסק, אבל זאת הבעיה ה"קטנה". למה? כי זה קרה לא פעם רגע לפני אירוע מתוכנן, שזה אומר כמה שבועות, כמה ימים וקרו כבר מקרים שגם כמה שעות לפני האירוע. כל אולם או גן אירועים חייבים רישיון עסק שכולל את כל האישורים כמו כיבוי, בטחון וכדומה. אם אתם מתכננים אירוע בגן אירועים אתם חייבים לוודא שיש למקום רישיון עסק בתוקף, ולא רק שאומרים לכם שיש רישיון כזה אלא לבקש לראות אותו ולראות האם הוא בתוקף. אל תתפשרו על זה ואל תאמינו לשום דבר חוץ מהדבר האמיתי שזה האישור.
• שירותים – השירותים במקום הם הפנים שלו. כן כן, ברצינות, אולם או גן אירועים שמקפיד על שירותים נקיים לכל אורך האירוע זה אומר גן אירועים שמכבד את המוזמנים לאירועים שבו. אתם חייבים לבחון את השירותים אבל לעשות את זה בזמן אירוע. זה אומר שאתם צריכים להגיע פיזית לאירוע בזמן שהוא מתקיים ולבחון את השירותים בתחילת האירוע, באמצע ובסוף. אתם צריכים גם לקבל התחייבות שיהיה מי שידאג שהשירותים יהיו נקיים לכל אורך האירוע ואתם לא צריכים לוותר על זה.
• כמות הצוות והמלצרים – אתם רוצים שהמוזמנים שלכם יקבלו שירות טוב נכון? אתם רוצים שלא תידבק להם הבטן לגב עד שהם יקבלו את האוכל שלהם נכון? בדיוק בגלל זה אתם צריכים לברר על הצוות, מה תהיה הכמות שלו וכמה מלצרים יסתובבו בין השולחנות.
• חנייה – אם האירוע הוא במרכז ובעיקר אם הוא בתל אביב, אבל גם אם לא, אתם חייבים לבדוק מה עם חנייה. אתם לא רוצים שהמוזמנים שלכם יגיעו מותשים ואתם חייבים לוודא שיש חנייה של המקום או חניון שיש איתו הסכם.
• נגישות – היום יש כבר מודעות רבה לעניין ועדיין, יש גני אירועים לא מונגשים. גם אם אין לכם מוזמנים נכים ובטח אם יש, זה משהו שהוא היום א' ב' וחשוב שתזכרו את זה.

שיהיה במזל טוב!